Kennen Sie die häufigsten Probleme in Projekten?

Was uns tagtäglich in vielen Projekten immer wieder begegnet ist so simple und dennoch befällt es nahezu jedes Projekt – oft sogar bereits in der Initiierungsphase und dann begleitet es das gesamte Projekt. Dabei wird normalerweise bereits in der Planung sehr viel Wert darauf gelegt. Ich denke Sie können es bereits erraten – es sind die Probleme die im Projektmanagement mit der Einhaltung der Termine einhergehen.

Irgendwie ist Zeitmanagement im Projektmanagement permanent ein Thema. Meilensteine stehen normalerweise bereits mit Abschluss der Planungen fest – doch bereits kurz nach dem Start des Projektes werden die ersten Meilensteine geschoben. Gerade wenn man auf die Zulieferung externer Partner angewiesen ist – kann man eigene Meilensteine nicht einhalten und trägt daran im Grunde keine Schuld. Verzugsstrafen, die hier eine gewisse monetäre Entschädigung liefern – beheben die Problematik nicht.

Woran liegt es nun, dass das Zeitmanagement in Projekten – ja ich will es mal krass formulieren – so schlecht ist.

Es liegt wohl in der Natur der Sache, dass Vorhaben schnell umgesetzt werden sollen. Hier akzeptiert der Auftraggeber in den seltensten Fällen lange Wartezeiten. Aber was sind schon lange Wartezeiten – doch eher eine subjektive Betrachtung. Oder ist die Ursache in der unrealistischen Betrachtung der Leistungsfähigkeit der Auftragnehmer zu suchen.

Der Wettbewerb treibt immer mehr an und zwingt zu immer unrealistischen Projektplanungen. Da werden zeitliche Zusagen von Auftragnehmern in Angeboten gemacht, die haarsträubend sind – jeder mit gesundem Menschenverstand, stellt da sofort fest, dass solche Terminzusagen nicht einzuhalten sind. Also machen sich die Auftraggeber etwas vor – schauen nicht auf realistische Szenarien und lehnen sich entspannt zurück – oft mit den Worten . . .

das ist doch nicht unser Problem,  wir wissen zwar dass die Termine nie und nimmer eingehalten werden können, dafür kassieren wir dann halt die Verzugsstrafen.

• Wird damit vielleicht schon kalkuliert?

Wie können die Termine in Projekten beherrschbar werden? Was wirkt eigentlich auf die Zeit in Projekten und warum ist es so schwierig die Termine zu halten?

Ich vergleiche das Problem immer mit dem Dilemma der effektiven Geldanlage. Zeig mir eine Geldanlage die super Erträge abwirft, absolut sicher ist (es lebe die Finanzkrise) und an die ich jederzeit herankomme, wenn ich das Geld brauche.

Diese Anlage gibt es nicht – das ist die Realität, auch wenn uns die Finanzbranche immer wieder das Gegenteil zu beweisen versucht.

In Projekten wirken ebenfalls konträre Zielsetzungen die nur bedingt aufeinander abgestimmt werden können. Auf der einen Seite haben wir die Ergebnisse oder Leistungen die in Projekten zu erbringen sind. Diese Leistungen benötigen zur Erstellung Zeit – sprich es entstehen Kosten bei der Umsetzung.

Und nun kommen wir zum eigentlichen Teufelskreis. Natürlich benötigt man Zeit für die Erbringung dieser Leistungen. Um das irgendwie zu bewerten und zu planen, werden Termine vereinbart, an dem die Leistung erbracht sein soll. Zeit für Erstellung kostet Geld und treibt somit die Kosten – also haben wir eigentlich keine Zeit, da Zeit ja Geld kostet und Geld wollen wir doch verdienen und nicht ausgeben.

Fazit: keine Zeit, kein Geld, keine Leistung

Was denn nun?

Sind wir doch jetzt mal ehrlich – Vorhaben werden nun mal in Form von Projekten umgesetzt und benötigen nun einmal die Zeit damit die Umsetzung erfolgen kann.  Jeder der als Auftraggeber Geld bereitstellt, um durch Projekte Vorhaben zu realisieren, muss sich ernsthaft fragen – was es bringt relaistische Zeitplanungen zu ignorieren?

Es gibt Stress, Ärger und Konflikte. Keiner möchte in solchen Projekten arbeiten und die Ergebnisse sind mehr als zufriedenstellend. Und damit kommen wir zum letzten und vierten Faktor in Projekten – der Zufriedenheit wichtiger Stakeholder. Ein Faktor der immer wichtiger wird – auch vor dem Hintergrund von Folgebeauftragungen.

Es muss uns also gelingen mit realistischem Blick und gesundem Menschenverstand Projekte so zu planen, dass eine optimale Abdeckung der konträren Projektziele erreichbar wird.

Dazu gehört es offen auszusprechen, wenn die Meilensteintermine unrealistisch sind und dem Auftraggeber ggf. auch abzusagen. Jedem der in Projekten unterwegs ist – und das werden in Zukunft in unserem Land immer mehr Menschen sein, muss klar sein, dass diese unrealistische Sicht auf das Zeitmanagement in Projekten letztendlich wir Menschen bezahlen müssen – und nicht mit Geld sondern mit etwas viel Kostbarerem – unserer Gesundheit.

Frankfurt am Main, 08. November 2009

Author: Yves Mollenhauer