Oder: E-Mail-Archivierung = E-Mail-Management?

Wie bereits in Teil 1 angesprochen lässt sich E-Mail-Management in organisatorische und technische Aspekte aufgliedern. In diesem, zweiten Teil sollen Systeme und Methoden zur E-Mail-Archivierung betrachtet werden. Es gibt viele Gründe für die langfristige Speicherung von E-Mails. Während sich z. B. aus HGB, GDPdU und GoBS eine rechtliche Verpflichtung ergibt, ist auch der Aufbau einer internen Wissensbasis von entscheidender Bedeutung.

Deshalb haben sich in den letzten Jahren speziellen Systeme etabliert, die die Unternehmen bei der Archivierung von E-Mails unterstützen. Im Vergleich zu den lokalen Archiv-Dateien (z. B. pst im Falle von Microsoft Outlook) die die meisten Nutzer mehr oder weniger freiwillig anlegen, wenn ihre Postfächer kurz vor dem Kollaps stehen sorgen diese Lösungen für eine zentrale Speicherung aller Nachrichten eines Unternehmens. Aber auch hier gibt es diverse Optionen.

Zum einen kann man zwischen der clientseitigen und der serverseitigen Archivierung unterscheiden. Bei der ersten Variante gibt der Nutzer den Anstoß für den Archivierungsprozess – das kann beispielsweise durch klicken eines Archivierungsbuttons oder durch das Ablegen der E-Mail in speziellen Ordnern erfolgen.
Im Gegensatz dazu werden die E-Mails bei der zweiten Variante automatisch, ohne ein Zutun des Nutzers, in das Archiv übernommen. Dies kann direkt beim Eintreffen der E-Mail im Unternehmen erfolgen, indem die E-Mail den Server über ein so genanntes Gateway erreicht, der die Archivierungsfunktion übernimmt. Es gibt aber auch Systeme, bei denen die E-Mail zuerst in das produktive System gelangt um dann zeitversetzt in den langfristigen Speicher übernommen zu werden (beispielsweise alle x Tage oder sobald das Postfach eine gewisse Größe erreicht hat). Um hier die Vollständigkeit zu gewährleisten, kann die Journalingfunktion genutzt werden, die die meisten E-Mail-Systeme bieten. Dabei wird ein zusätzliches Postfach mit speziellen Zugriffsrechten angelegt, in das Kopien aller ein- sowie ausgehenden Nachrichten abgelegt werden. Dadurch kann ein versehentliches oder auch mutwilliges Löschen geschäftsrelevanter E-Mails verhindert werden.

Eine weitere Unterscheidungsmöglichkeit bietet die Ausgestaltung der Lösung. Neben den schnell zu installierenden Appliance-Lösungen – die meist auch einen eingeschränkten Funktionsumfang bieten – sind spezialisierte Software-Anbieter, aber auch diverse DMS-Hersteller am Markt vertreten. Zusätzlich entwickelt sich auch in diesem Bereich ein SaaS-Geschäftsfeld, das die Archivierungsdienste sozusagen on demand über das Internet zur Verfügung stellt.

Bei der Auswahl der passenden Lösung gilt es, einerseits die vorhandene IT-Struktur zu analysieren sowie andererseits die angestrebten Ziele genau zu definieren. Ohne diese Schritte ist es kaum möglich das passende Produkt aus der Menge an unterschiedlichen Angeboten herauszufiltern.
Die Archivierung der Nachrichten ist allerdings lediglich die halbe Miete – schließlich muss es das Ziel von E-Mail-Management sein, genau die richtige E-Mail in einem angemessenem Zeitraum zu finden, wenn man sie benötigt. Eine solche Suche kann bei einem entsprechendem E-Mail-Volumen allerdings schnell der sprichwörtlichen Suche nach der Nadel im Heuhaufen gleichen.

Das Problem ist hier, dass die Nachrichten häufig ohne jeden Bezug zu Vorgängen, Personen oder Projekten im Archiv abgelegt sind. In den meisten Fällen ist es zwar möglich sowohl nach den Standard-Attributen wie Absender oder Betreff zu selektieren – und auch die Volltextsuche  gehört zum Standard – dennoch kann die Trefferliste sehr schnell sehr lang werden. Daher ist die E-Mail-Archivierung zwar ein grundlegender Bestandteil des E-Mail-Management, aber noch lange nicht ausreichend um die Informationen, die in den E-Mails stecken, in die unternehmensweiten Prozesse zu integrieren.

Anregungen hierfür folgen in einem der nächsten Beiträge der Serie: “Was verstehen Sie unter E-Mail-Management?”.

Author: Bernhard Bachinger