Da der Begriff nicht spezifiziert ist kann man jedes Mal aufs Neue gespannt sein, was sich dahinter verbirgt. Angefangen beim manuellen drag&drop der E-Mails innerhalb der E-Mail-Applikation über organisatorische Regelungen im Falle einer Urlaubs- oder Krankheitsvertretung, bis hin zur umfassend IT-unterstützten Bearbeitung der unternehmensweit eingehenden E-Mails, wird alles unter diesem einen Begriff zusammengefasst.
In dieser Serie werden die unterschiedlichen Bestandteile und Aspekte etwas genauer betrachtet, um ein wenig Ordnung in den Bereich E-Mail-Management zu bringen.
Die erste sinnvolle Aufteilung ist die in den organisatorischen und den technischen Bereich. Auf die Frage ob E-Mail-Management nun ein organisatorisches oder ein technisches Thema ist, kann es nur eine Antwort geben: Wie so oft ist es Beides.
Der organisatorische Aspekt reicht von sehr allgemeinen Zeitmanagement-Methoden, die auch bei der effektiven Bearbeitung von E-Mails helfen, über Entscheidungen innerhalb des Unternehmens, welche E-Mails wie lange und wo aufbewahrt werden müssen. Auch die Betriebsvereinbarungen mit den Mitarbeitern darf man nicht vergessen. In diesen wird z. B. geregelt, ob und unter welchen Voraussetzungen private E-Mails versendet werden dürfen (wobei das ein Thema für sich ist und in einem der nächsten Einträge diskutiert wird).
Auf der technischen Seite lassen sich grob gesehen die Bereiche E-Mail im Prozess, E-Mail-Resopnse-Management (ERM) und E-Mail-Archivierung abgrenzen. Während im Bereich E-Mail im Prozess die Unterstützung der Mitarbeiter in der Verwaltung der E-Mails im Vordergrund steht, liegt der Schwerpunkt im Bereich E-Mail-Response-Management – wie der Name schon sagt – in der schnellen und schlüssigen Beantwortung von E-Mail-Anfragen. Dabei wird der Nutzer beispielsweise in Abhängigkeit der eingegangenen Nachricht mit vordefinierten Textbausteinen versorgt. Der dritte und derzeit am weitesten verbreitete Bereich ist die E-Mail-Archivierung. Dieser sorgt in den meisten Fällen für eine rechts- und revisions-sichere, langfristige Sicherung der E-Mails. Mehr dazu in meinem nächsten Blog.
P.S. Zusätzlich gibt es auch für andere Bereich des E-Mail-LifeCycle spezialisierte Lösungen wie z. B. den Spam- und Virenschutz oder Systeme für einheitliche E-Mail-Signaturen. Diese sollen an dieser Stelle aber nicht weiter betrachtet werden.
Author: Bernhard Bachinger
Friday, February 3rd at 8:34 
Bernhard Bachinger Gott sei Dank bin ich nicht aus Zucker...
Thursday, January 26th at 19:46