Die steigende Vernetzung in der Geschäftswelt  erfordert vermehrt  Systeme, die eine möglichst gute und einfache Zusammenarbeit (Collaboration) innerhalb und außerhalb von Unternehmens-Teams unterstützen. Als solche Funktionen die eine Zusammenarbeit unterstützen gelten

• Instant-Messaging (Chat),
• Aufgabenverwaltung,
• Dokumentenmanagement,
• Terminverwaltung,
• Kontaktverwaltung,
• Diskussionsforen,
• Online Meetings,
• Applikations bzw. Desktop Sharing,
• Mailmanagement,
• Whiteboards,
• Informations,-Wissensbasen,
• Gemeinsames Editieren an Dokumenten.

Microsoft hat im SharePoint 2010 den klassischen Collaborationansatz der ECM-Anbieter revolutioniert. Die neue Interpretation einer „Business Collaboration Platform“ (wie sie Microsoft nennt)  im SharePoint 2010 setzt auf viele neue Kommunikationsmittel, die bisher in kaum einem anderen ECM-System so umfassend zu finden sind. Es stellt sich nun die Frage, welche Vorteile sich nun aus diesem Collaborationansatz generieren lassen und welche Voraussetzungen dafür in einem Unternehmen geschaffen werden müssen, damit diese auf zum Tragen kommen?

SharePoint ermöglicht das sammeln, bereitstellen und bearbeiten von unterschiedlicher Informationen und Daten (Dokumente, Dateien, Listen, Termine, Kontakte, Aufgaben) in tief integrierter Form. Schon in Version 2007 zählte Collaboration zu den Stärken im Vergleich mit Konkurrenzprodukten. SharePoint 2010 konzentriert sich darauf, die Arbeit mehrerer Personen an gemeinsamen Projekten, Dokumenten etc. noch besser zu unterstützen. Neu bzw. verbessert sind Funktionalitäten wie z. B. Wikis, Blogging, Tagging, My Sites, Social Bookmarks, Rating, Activity Feeds, Profiles, d.h. eine allgemein sehr gute Unterstützung von Web 2.0 Features.

Neben deutlichen Verbesserungen an bestehenden Features wie Wikis und Blogs gibt es zum Beispiel Neuerungen wie ein umfassendes Tagging überall. Die Benutzer können Zu jeder Site und zu jedem Dokument Tags und Bewertungen vergeben. Man kann „News Feeds“ über Aktivitäten meiner Kollegen einrichten – so sieht man zum Beispiel, wenn ein Kollege Dokumente geändert oder bewertet hat, wenn er seine Profileigenschaften ändert oder eine Wiki-Seite bearbeitet.

Zudem verfügt es über Vorlagen für Teamsites und Arbeitsbereiche, Listen, Dokumentenbibliotheken, Kontakte, Kalender, Metadaten und Ansichten. In Kombination mit Office 2010 sind nun Funktionen wie die In-Browser-Editierung für Office-Dokumente möglich. Das größte Highlight in diesem Bereich ist aber wohl das Co-Authoring, wo man Dokumente online (in Echtzeit) gemeinsam bearbeiten („real-time joint viewing and editing“) kann. SharePoint verwaltet hierbei nicht nur die Überarbeitungen am Dokument, auch der Status der Kollegen und deren Eingaben ist „live“ sichtbar – der Bearbeiter sieht auf einen Blick:

• wer ist gerade online,
• wer hat das Dokument offen,
• wer schreibt gerade wo im Dokument was.

Durch die neue Ribbon-Oberfläche wurde eine deutliche Vereinfachung der Bearbeitung von SharePoint Sites geschaffen, so dass Benutzer viel einfacher selbst Inhalte beitragen können.

Die erweiterten Funktionen im Bereich Collaboration sind insbesondere für Organisationen interessant, die stark projektorientiert und in Teams arbeiten. Eine offene und gut ausgeprägte Kommunikationskultur erleichtert zweifelsfrei den Einsatz solch einer Collaborationplattform in einem Unternehmen.

Author: Christian Bluemel