Zu diesem Ergebnis kommt der europaweite “Document Governance Index”, der im Auftrag von dem japanische Anbieter Ricoh von Coleman Parkes Research erstellt wurde.

Obwohl in Unternehmen bis zu fünf Prozent des Jahresumsatzes für das Dokumentenmanagement ausgegeben werden – 14 Milliarden Euro pro Jahr – setzen lediglich 40 Prozent der befragten deutschen Unternehmen in diesem Bereich auf eine nachhaltige Strategie.

60 Prozent der deutschen Führungskräfte, europaweit sind es 77 Prozent, sind sich der Einsparmöglichkeiten durch ein optimiertes Dokumentenmanagement bewusst, analysieren diesen Bereich aber nur sporadisch und unsystematisch. Während 44 Prozent aktiv die Dokumentenkosten kontrollieren, ist sich knapp ein Drittel der Befragten – 32 Prozent – über deren Höhe völlig im Unklaren.

Wo der Umgang mit Dokumenten bisher nicht gesteuert wird, liegt das meist am nicht vorhandenen Bewusstsein für das Thema. Häufig gaben die Befragten auch an, es gebe keine Ressourcen, um Dokumenten-Richtlinien umzusetzen, oder die Firmenleitung stehe nicht hinter dem Thema.

„Führungskräfte müssen Geschäftsabläufe ständig optimieren, doch dabei bleiben die Prozesse des unternehmensweiten Dokumentenmanagements in vielen Organisationen unberücksichtigt“, erklärt Simon Sasaki, CEO von Ricoh Europe. „Obwohl sie die unmittelbaren Vorteile kennen, setzen die meisten Unternehmen in Europa keine Strategie für das Dokumentenmanagement um. Hohe Ausgaben, geringere Produktivität und Dokumentensicherheit sind die Folge. In diesem oft vernachlässigten Bereich sollten Führungskräfte den direkten und strategischen Nutzen für ihr Unternehmen genau im Blick haben und die Verantwortung für das unternehmensweite Dokumentenmanagement einem leitenden Angestellten übertragen.”

Durch eine Optimierung des Dokumentenmanagements sind Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent möglich. Der Studie zufolge verschenken viele Organisationen Potenzial, auch mit Blick auf die Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie auf die Umweltbilanz des Unternehmens.

Aus der Beratungspraxis der Pentadoc kann ich den Autoren der Studien in zwei Punkten zustimmen:

1. Entscheider setzen sich zu wenig mit dem Thema Dokumentenmanagement auseinander und delegieren die Thematik oft an die IT-Abteilung weiter. Dies bestätigt auch die Studie „Enterprise Content Management – so handeln die Entscheider!“ der Pentadoc und der IOT Dr. Sorg Unternehmensberatung.
2. Outputmanagement ist ein immer wichtiger werdender Bereich im Gesamtkontext des Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Management (ECM).

Jedoch das Thema  Outputmanagement bzw. Dokumentenmanagement auf das Drucken zu reduzieren ist meiner Meinung nach zu kurz gegriffen, da es lediglich eine Teildisziplin in einem größeren Kontext darstellt. Wen dazu Details interessieren, dem empfehle ich den Think.doc zum Thema Outputmanagement.

Weiterführende Links:

• Homepage Ricoh Deutschland
• Studie “Document Governance Index” auf Scribd
• Think.doc zum Thema Outputmanagement
• Studie Enterprise Content Management – so handeln die Entscheider!

Author: Guido Schmitz