Mit einer neuen Serie an Artikeln will Pentadoc die Branche aufrütteln, sowohl auf Anbieter- als auch auf Anwenderseite und führt dazu die manchmal kontrovers zu diskutierenden Think.Point’s ein. Im Think.Point 1 soll die Wichtigkeit des Managements bei der Entwicklung und Umsetzung einer ECM-Strategie beleuchtet werden.

Enterprise Content Management (ECM) interessiert die Entscheiderebene (leider noch) nicht wirklich! Diesen Eindruck gewannen wir im Verlauf von annähernd 50 persönlich geführten Interviews mit Top-Entscheidern in Unternehmen, die quasi die Grundsubstanz der Studie „Enterprise Content Management – so handeln die Entscheider!“ bildeten, welche wir gemeinsam mit der IOT Dr. Sorg Unternehmensberatung durchgeführt haben.

„Die Begrifflichkeiten und Nischenkürzel sind sehr verwirrend und oftmals unklar und führen daher dazu, dass ECM nicht die Priorität erfährt, die es verdient.“, Matthias Smolne, DB Energie GmbH

Es wäre unrealistisch, zu glauben, dass Entscheider direkt wissen was unter dem Begriff ECM zu verstehen ist. Unsicherheit, teilweise auch fundiertes Halbwissen auf Seiten der Gesprächspartner war im Rahmen der Gespräche zur Studie eher die Regel als die Ausnahme. Schon dies ist eine Botschaft: ECM ist in der Praxis als gängiger Fachbegriff noch nicht angekommen. Dabei sei auch vermerkt, dass die ECM-Fachgemeinde (einschlägige Berater, Hersteller, Fachpresse usw.) selbst eine durchaus breite Streuung bei der Beschreibung dessen zeigt, was ECM denn nun bedeutet. (Dazu auch die Artikel: Aus ECM wird EIM – wer braucht denn noch ein Akronym? oder UCM-EIM-ECM-SOA-DMS – Hilfe, nicht schon wieder ein Akronym!)

„ECM ist, die Vernetzung der Mitarbeiter optimal zu unterstützen, was immer wichtiger wird, um wettbewerbsfähig zu sein.“, Michael Freitag, EnBW Energie Baden-Württemberg AG

Die Unternehmen und Entscheider sollten sich unvoreingenommen die Frage stellen, ob man hinsichtlich der Erkennung und Strukturierung wichtiger (unterstützungsbedürftiger) Prozesse schon alle Mittel ausgeschöpft hat. „Unterstützungswürdig“ heißt übrigens nicht unbedingt, dass ein manifester Notstand herrscht. Die Unternehmenspraxis hat über Jahrzehnte gelernt, sich im Dickicht der schlecht strukturierten Prozesse einzurichten ohne ständig zu klagen. Die Suche sollte auch nicht primär auf die Entdeckung „großzahliger“ Transaktionen gerichtet sein (jene hat man wohl schon meist entdeckt und kuriert), sondern man sollte die Bedeutung der Prozesse von ihrem Kundenwert her beurteilen.

ECM ist ein Programm zur Verbesserung der Geschäftssituation. ECM fungiert als Vehikel zur Sicherung der unternehmerischen Handlungsfähigkeit und zur Erreichung der Unternehmensziele. Dem sachgerechten Einsatz von ECM-Hilfsmitteln wird es künftig maßgeblich vorbehalten bleiben, dass Entscheider in den Unternehmen ihre Ziele verwirklichen können.

Worum geht es bei ECM? Jedes Unternehmen weist reformbedürftige Abläufe auf, die von schlecht strukturierten Informationsobjekten (namentlich Dokumente), fehlenden oder nur fallweise vorhandenen Ablaufregeln, unsicherem Zugriff und anderen Unzulänglichkeiten gekennzeichnet sind. Es handelt sich in vielen Fällen um Abläufe von hohem ökonomischen und / oder strategischen Wert. Diese Abläufe informationstechnisch besser zu unterstützen, darum geht es bei ECM: um ein Reformprogramm, nicht um einzelne Technologien.

„Das Gespräch mit IOT und PENTADOC hat mir einige nützliche Anstöße vermittelt, da man ja in der Alltagshektik kaum dazu kommt, sich strategisch mit dem Thema ECM zu befassen.“, Leiter IT eines Verlags

Finden Sie auch, dass ECM ein Thema für Entscheider ist? Warum ist das Thema ECM noch nicht bei jedem Entscheider verankert? Schreiben Sie mir doch einmal Ihre Sichtweise auf das Thema ECM muss im Topmanagement erst noch „ankommen“.

Gerne nehme ich auch Ihre Anregungen für die nächsten Think.Point’s entgegen, zu welchem Thema wollte Sie schon immer einmal eine Diskussion führen?

Weiterführende Links:

• Link zur Studie: „Enterprise Content Management – so handeln die Entscheider!“
• Linkk zur IOT Dr. Sorg Unternehmensberatung

Author: Guido Schmitz