Geschätzte 35 Milliarden E-Mails werden weltweit jeden Tag verschickt. In Deutschland und auf der ganzen Welt quellen die elektronischen Postkörbe über. Gleichzeitig gibt es in vielen Unternehmen kein systematisches E-Mail-Management. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des Beratungshauses BearingPoint. Häufig leben Mitarbeiter in den E-Mail-Postfächern ihren individuellen Hang zu Ordnung oder Unordnung unkontrolliert aus. Kaum ein Unternehmen kann geschäftskritische EMails aus allen Abteilungen in akzeptabler Zeit bereitstellen, viele Unternehmen sind sich nicht einmal bewusst, welche Risiken sie damit eingehen.
BearingPoint hat 500 deutsche Unternehmen jeder Größe von einem bis über 5.000 Mitarbeiter nach ihrem Umgang mit E-Mails befragt. Die Ergebnisse sind teilweise alarmierend. Vielen Unternehmen ist dabei nicht bewusst, dass E-Mails denselben jahrelangen Aufbewahrungspflichten unterliegen können wie reguläre Handelsbriefe.
Aufbewahren ist jedoch bei Weitem nicht der entscheidende Punkt: „Finden steht ganz oben auf der Wunschliste“, stellt BearingPoint fest. Nur wenige Unternehmen verfügen über E-Mail-Management-Lösungen, die Mails in ihrem Kontext erfassen und mit Metadaten zum besseren Finden versehen. Die Folge können stunden-, tage- und wochenlange Suchaktionen sein.
Unternehmen haben in den vergangenen Jahren bereits Millionenstrafen gezahlt, weil sie bei Gerichtsverfahren aufbewahrungspflichtige E-Mails nicht vorlegen konnten. Nur 23 % der Unternehmen können die vollständige Korrespondenz zu einem Geschäftsvorfall innerhalb von zwei Wochen zur Verfügung stellen. 47 % können dies „vielleicht mit sehr hohem Aufwand“, 15 % gar nicht.
67 % der befragten Unternehmen regeln zumindest die private Nutzung der E-Mail- Accounts. Zudem sind in 63 % der Unternehmen die Mailbox-Größen limitiert und 53 % verbieten anstößige Inhalte.
Gerade der Ausschluss der privaten Nutzung von E-Mail-Accounts ist von entscheidender Bedeutung, sonst droht beim Datenschutz die nächste Fußangel. Ohne eine Betriebsvereinbarung, welche die private Nutzung untersagt, ist es für ein Unternehmen unzulässig, ja sogar strafbar, die E-Mails seiner Mitarbeiter ohne deren Einwilligung zu archivieren und zu verwenden. Umso alarmierender ist es, „dass 57 % der Unternehmen weder eine Betriebsvereinbarung zum Umgang mit privaten E-Mails getroffen haben, noch irgendwelche Kontrollen dazu vorsehen.“
Wie aber bewältigen Unternehmen die Herausforderung E-Mail-Management? Laut BearingPoint kommt es zunächst darauf an, das Top-Management von einer professionellen Lösung zu überzeugen. Daraufhin gilt es, sich einen Überblick des Status zu verschaffen und festzustellen, welche gesetzlichen Regelungen einzuhalten sind. Im Anschluss ist im Rahmen einer ECM-Lösung (Enterprise Content Management) ein ganzheitlicher E-Mail- Management-Ansatz nötig. Diesen sollte das Unternehmen unter Einbeziehung der Mitarbeiter schrittweise umsetzen. Schlussendlich ist kontinuierliche Kontrolle der E-Mail-Richtlinien (Compliance) nötig.
Ein wichtiger Aspekt sind laut Studie auch die Kosten: ECM-Systeme nutzen Speicherplatz effizient, denn sie unterscheiden zwischen wichtigen und unwichtigen E-Mails. Eine automatische Klassifizierung hilft beim Archivieren und noch mehr beim Finden. Dies macht Information fast auf Knopfdruck verfügbar, reduziert teuren Speicherbedarf und verkürzt Suchzeiten.
Studie E-Mail-Management 2008, BearingPoint
Author: Guido Schmitz
