elektronische akten: arten

denkt man an elektronische akten, fallen einem unweigerlich diverse in der praxis vorkommende arten von elektronischen akten ein.

schnell können beziehungen zu einzelnen arten identifiziert werden. die aktenarten und ihre beziehnungen lassen rückschlüsse zu, auf die branche in der sie verwendet werden.

ebenfalls ist es möglich erste informationen über organisatorische gegebenheiten im unternehmen zu erkennen.

gerade dann, wenn man sich vom hierarchischen unternehmens – strukturgedanken löst und sich mehr einer prozessualen sicht zuwendet, wird schnell deutlich welche beziehungen zwangsläufig bestehen müssen, wenn unternehmensabläufe funktionieren sollen.

bestehen diese beziehungen nicht, kommt es häufig zu störungen in den arbeitsabläufen.

sicher ist es erheblich leichter beziehungen zwischen elektronischen akten herzustellen, als diese bei physisch vorliegenden akten zu realisieren.

an einem einfachen beispiel können diese beziehungen gut verdeutlicht werden.

ein dokument – sagen wir mal eine kundenbeschwerde – kommt papierhaft über die gute alte post ins unternehmen.

die poststelle nimmt quasi die initiative in die hand und verteilt hoffentlich schnell und zielgenau.

gut dort angekommen wo der vorgang auch bearbeitet werden muss, kann es also mit der erledigung des vorgangs losgehen.

und nun geschieht genau das, was ich mit den beziehungen andeuten will.

der vorgang muss in die kundeakte, aber auch in die beschwerdeakte, möglicherweise auch in die schadensakte – aber da sind wir uns gleich nicht mehr so sicher. dies hängt maßgeblich von den gelebten prozessen in der organisation ab.

worauf will ich hinaus?

ganz einfach: es reicht nicht aus, sich nur über die art von akten gedanken zu machen und auch nicht nur darüber – wie bilde ich „meine“ fachspezifische papierakte elektronisch ab.

es ist sehr wichtig das umfeld und was mit den akten passiert zu betrachten.

• wo wird die akte benötigt?
• wer braucht zugriff?
• wie ist die reihenfolge der bearbeitung?
• wer muss informiert werden?
• welche beziehungen bestehen?
• müssen neue oder andere beziehungen hergestellt werden?
• unterstützt inhalt und aufbau der akten die abarbeitung von vorgängen?

auf diese und viele andere fragen müssen antworten gefunden werden – antworten die eine einzelne fachabteilung nicht beantworten kann – und dies zwingt dazu über den tellerrand ganzheitlich auf das unternehmen zu blicken.

ich unterbreche hier mal meine gedankengänge – denn es würde hier zu weit führen und den rahmen dieses kleinen artikels sprengen.

und dennoch ist dies möglicherweise erst ein schritt weit hinter einer einführung einer elektronischen akte in einem fachbereich des unternehmens.

es sind wichtige voraussetzungen innerhalb des fachbereichs zu schaffen – wie zum beispiel technische, organisatorische und ganz wichtig - voraussetzungen bei den menschen – um überhaupt starten zu können.

ich behaupte hier ganz provokativ: technische herausforderungen sind ein klacks im vergleich zu den herausforderungen die auf der menschlichen und organisatorischen ebene warten.

gewinnen wir die menschen für elektronische akten – werden wir erfolgreich sein.

meine persönlichen erfahrungen bei der realisierung elektronischer akten, beziehen sich auf die finanzbranche. der erfahrungsaustausch mit menschen aus anderen branchen – zeigt jedoch viele vergleichbare szenarien.

hier konnte ich bereichsinterne wie auch übergreifende elektronische akten realisieren. natürlich sind die potenziale unvergleichlich größer – können unternehmensweite lösungen umgesetzt werden.

werden nicht nur reine auskunftsakten (erste phase auf dem weg zur wirklichen elektronischen akte) entwickelt, sondern workflows übergreifend mit unterschiedlichen fachbereichen realisiert, wird die einführung zu einem (im positiven sinne) erdrutschartigen ereignis im unternehmen.

in solchen projekten, wie ich sie beispielsweise zwischen der privatkundenabteilung und der depotabteilung einer bank mit realisieren durfte, ist spannung und spass pur angesagt. am ende winkt ein sehr lohnenswertes ziel mit effizienzsteigerungen, die sich zuvor niemand wirklich erhofft hätte.

abschließend möchte ich noch einige worte zu meiner anmerkung „erste phase auf dem weg zur wirklichen elektronischen akte“ machen.

niemand sollte sich der illusion hingeben, die einführung von elektronischen akten könnte in einer vollumfänglichen art und weise innerhalb eines projekts stattfinden.

man startet oft da wo es am meisten klemmt – dann bekommt (hoffentlich) die einführung in diesem bereich „ohren“ und wird positiv bekannt. andere bereiche wollen auch mitspielen und bringen ihre ideen und anforderungen mit ein. dabei entwickelt sich die ursprüngliche lösung immer weiter – denn wir leben in einer sich ständig verändernden welt.

in der zwischenzeit ist das ursprüngliche projekt schon lange abgeschlossen.

so zieht das ganze thema immer größere kreise und ein bereich nach dem anderen verfällt den verführungskünsten der elektronischen akte – bis es sogar die grenzen des unternehmens überwindet – kunden und partner wollen, können und dürfen nun auf  teile der elektronischen akte zugreifen.

ich gebe zu – eine schöne neue vision (und vielleicht auch nur meine und zu positiv). aber sind es nicht die spinnigen und verrückten ideen die die menschen voranbringen.

vielleicht hat dieser kurze artikel weniger über aktenarten verraten und eher hunger auf mehr gemacht, sich mit dem thema ganzheitlich zu beschäftigen.

ehrlich gesagt sind nicht die aktenarten spannend – sondern das was mit ihnen in der organisation passiert und was sich alles ändert, wenn elektronische akten realisiert werden.

berlin, 22. august 2009 – yves mollenhauer

Author: Yves Mollenhauer

• Kommentare deaktiviert

phase: analyse

die erste phase in einem ecm – projekt, oft auch als voruntersuchung oder machbarbeitsstudie bezeichnet, soll am ende zwei ganz entscheidende ergebnisse liefern.

• ist eine ecm – lösung überhaupt realisierbar

• liegt ein freigegebener projektauftrag vor

der freigegebene projektauftrag ist übrigens laut projektmanagement definition die formale legitimation zum start des projekts.

beide ergebnisse müssen am ende der phase vorliegen – wenn JA – kann es weitergehen.

aber gut immer schön der reihe nach – was steckt in der analysephase, welche einzelnen themen sind zu erarbeiten?

die grafik soll die aktivitäten und die zu erarbeitenden ergebnisse innerhalb dieser phase verdeutlichen. ggf. werden in abhängigkeit der ausgangsituation weitere aktivitäten erforderlich.

noch ein paar worte zum projektmanagement:

man erkennt bereits jetzt sehr deutlich, dass neben den reinen fachlichen aufgabenstellungen die projektmanagementaufgaben immer einhergehen. sie bilden sozusagen eine klammer um die gesamten aktivitäten.

beispielsweise ist die definition der ziele im ecm – projekt spezifisch auf die fachlichen anforderungen bezogen. die aufgabe ziele zu konkretisieren, zu operationalisieren, ein priorisieren vorzunehmen und auch zielkonflikte und den umgang mit ihnen zu erarbeiten, haben jedoch ganz eindeutig projektmanagement – charakter.

in allen phasen werden aus diesem grund auch immer wieder aufgaben aus der reinen projektmanagement – sicht auftauchen und erläutert. dennoch werde ich auf das projektmanagement noch gesondert eingehen – da es einen entscheidenden einfluss auf den erfolg des ecm – projekts hat.

hat sich die erkenntnis durchgesetzt, dass der einsatz von ecm die abarbeitung von arbeitsvorgängen verbessern kann, durchaus die möglichkeit besteht die qualität der arbeitsergebnisse zu steigern und damit sogar kosten eingespart werden können – kann es losgehen.

aktivitäten

projektidee entwickeln

es stehen einige wichtige überlegungen im vordergrund um ein gefühl für das – ganze - zu bekommen.

• wie sollte die lösung genau in unserem unternehmen aussehen?
• was sind die hauptgründe für das vorhaben (pro / kontra / prio)?
• gibt es zwänge wie rechtliche vorgaben, kostendruck, kundenwünsche usw.?
• wo drückt es am meisten, was muss mit dem einsatz von ecm definitiv gelöst werden?
• wo liegen optimierungspotenziale?
• welche bereiche sind konkret betroffen bzw. einzubinden?

gut, an der stelle möchte ich erst einmal aufhören.

ziele definieren

die zielfindung und definition haben einen sehr engen bezug zum projektmanagement. bei der formulierung spielen die fachlichen anforderungen die entscheidende rolle, dennoch müssen die ziele erreichbar sein (realistisch), sie müssen überprüfbar sein (operational), abgestimmt werden mit der unternehmensstrategie (gibt es überhaupt eine strategie?) und eine gewichtung erhalten (priorität).

es liegt ebenfalls in der natur von zielen, dass es zu zielkonflikten kommt. hier ist es wichtig sich darüber gedanken zu machen und den umgang mit diesen konflikten zu erarbeiten. ohne zu tief in das thema einsteigen zu wollen – denken sie hier aber nur an zielbeziehungen wie identisch, komplementär, neutral, konkurrierend und antinom.

der zieldefinition kommt einer schlüsselrolle zu – am ende des projekts werden die erreichten ziele überprüft und entschieden – war das projekt erfolgreich.

projekt abgrenzen

eine ebenfalls sehr wichtige aufgabe, ist die abgrenzung des projekts von anderen vorhaben oder projekten. hier steht vor allem im mittelpunkt herauszufinden, wo die grenzen des projekts liegen. gerade wenn man sich mit der fragestellung beschäftigt, was genau nicht erreicht werden soll bzw. wo erst einmal schluss ist – und dies eindeutig kommuniziert – offenbaren sich die unterschiedlichsten interessen im unternehmen.

sie müssen die abgrenzung aber definitiv vollziehen – tun sie es nicht, wird das projekt zur unendlichen geschichte, niemals abgeschlossen und im schlimmsten fall (ein immer wieder vorkommender) eingestellt. die begründung für die einstellung des projekts fällt oft nicht schwer – es wird ja niemals zu ende gehen, ein fass ohne boden, die erhofften ergebnisse treten nie ein.

es liegt aber genau daran, dass die abgrenzung nicht erfolgt ist und nicht von anfang an kommuniziert wurde.

ich habe mal eine begründung eines projektleiters dazu gehört, die möchte ich hier kurz erwähnen.

„wenn ich den fachbereichen gesagt hätte, dass ihre vorstellungen so nicht realisiert werden, hätte ich nie die unterstützung der abteilungsleiter bekommen und von anfang an nur konflikte“.

glauben sie mir, dass projekt ist ganz gewaltig in die hose gegangen.

fazit:

machen sie den sack zu und definieren sie genau für das projekt die grenzen – keiner sagt damit – es geht nicht weiter, aber bitte dann ein folgeprojekt aufsetzen.

hieran schließt sich sofort eine weitere ungemein wichtige aufgabe an.

einflussfaktoren ermitteln

das ecm – projekt startet nicht im luftleeren raum und andere vorhaben wirken auf unser ecm – projekt. es gibt unterschiedliche interessenlagen . . .

• prozesse sollen optimiert werden
• das bereits im einsatz befindliche system muss einbezogen / integriert werden
• it – seitig muss die neue lösung in die infrastruktur passen
• es muss einen nachweisbaren nutzen für unsere kunden bringen
• mit den vorhandenen personalressourcen ist auszukommen
• und so weiter . . .

im projektmanagement spricht man hier klassisch von der stakeholderanalyse.

• wo sind die fürsprecher (promotoren) des projekts und warum unterstützen sie das projekt?
• wer ist gegen das projekt und welche gründe liegen vor?
• wie sollte man damit umgehen?

aus projektmanagement – sicht ist jetzt ein stakeholder – portfolio zu erarbeiten, dann sind maßnahmen zu definieren – wie mit wichtigen jedoch schwierigen stakeholdern (hohes konfliktpotenzial, großen einfluss) umgegangen werden soll. eine strategie ist zu entwickeln – mit dem ziel die gegner zu verbündeten zu machen und die position der fürsprecher weiter zu stärken.

glauben sie mir  - hier steckt die wirklich hohe kunst des projektmanagement.

aufwand und kosten betrachten

nun geht es mehr an die handwerklichen themen – es muss das projekt aus wirtschaftlicher und zeitlicher sicht betrachtet werden.

• projektkosten (interne, externe)
• systeminformationen sammeln (erste marksichtung möglicher anbieter)
• investitionskosten (hardware, software, betrieb, weiterentwicklung)
• roi – betrachtung
• qualitative und quantitative nutzenpotenziale

grobe projektplanung

• zeitplanung
• ressourcenplanung
• phasen und meilensteine

die Planung muss ggf. im verlauf des projekts an die realen gegebenheiten angepasst werden. eine initiale projektplanung ist aber sehr wichtig und grundlage für die entscheidung der gremien – für oder gegen das projekt.

projektorganisation entwickeln

• projektorganigramm und einbindung des projekts im unternehmen
• projektleitung festlegen (bitte nicht so:  herr meier  sie sind jetzt projektleiter)
• team aus den betroffenen bereichen zusammenstellen
• lenkungsausschuss definieren
• informations- und kommunikationregelungen aufstellen
• benötigte weitere beteiligungen (betriebsrat, datenschutzbeauftragter, rechtsabteilung, berater, lieferanten usw.)

es ist ganz normal, dass es in dieser phase auch an der einen oder anderen stelle noch ein n.n. geben wird.

entscheidungsvorlage vorbereiten

neben dem schreiben einer sogenannten entscheidungsvorlage und der ausarbeitung einer guten präsentation, gilt es auch die entscheider frühzeitig einzubinden und für die entscheidung zum projektstart zu sensibilisieren.

projektantrag erstellen

der projektantrag wird geschrieben und abgestimmt. es fließen alle ergebnisse aus den vorherigen aktivitäten in den projektantrag und in die entscheidungsvorlage mit ein.

durch die vorstellung (dem verkaufen des projekts), vor dem entscheidungsgremium, kommt es dann zur beantwortung der alles entscheidenden frage – geht es los?

alle vorbereitenden aktivitäten zielen genau auf diese entscheidung ab – aus diesem grund ist es sehr wichtig – sich die zeit zu nehmen die es braucht um die entscheidung wirklich gut vorzubereiten.

es ist richtig ärgerlich, wenn eine entscheidung vertragt wird, weil die vorarbeiten nicht gründlich genug waren.

gibt es ein NEIN, sollte es definitiv nicht an der fehlerhaften vorbereitung oder einer schlechten präsentation liegen.

aber wir wollen hier an dieser stelle – den formal freigebenden projektantrag – der damit zum projektauftrag wird, als gegeben hinnehmen. ich kann ja sonst mit meiner ecm – projektlandkarte nicht weiterarbeiten.

es gibt also ganz schön viel zu tun, dabei sind wir erst am anfang und haben hoffentlich die wichtigen ergebnisse hierfür erarbeitet.

ergebnisse

• machbarkeitsstudie abgeschlossen
• projektplanung steht
• entscheidung weiteres vorgehen getroffen
• projektauftrag freigegeben

damit sind nun alle voraussetzungen geschaffen die ecm – lösung zu realisieren.

auf geht es also in die phase anforderungsdefinition . . .

da ich noch eine neue idee realsieren will  – um noch mehr nutzen für die praxis anzubieten – möchte ich mir für die phase der anforderungsdefinition etwas mehr zeit nehmen. ich denke jedoch, dass bis ende juli der artikel zur verfügung steht.

Author: Yves Mollenhauer

• Kommentare deaktiviert

ecm: um was geht es?

mein verständnis von ecm

bei ecm geht es darum alle unternehmensinformationen zu managen.

ecm ist veränderung im unternehmen, in den einzelnen fachbereichen – ja, es sind gravierende veränderungen  und es ist umdenken erforderlich - dies braucht Zeit die keiner hat – die man sich aber dennoch nehmen muss – will man erfolgreich sein.

dms ist integraler bestandteil von ecm. eine gesonderte betrachtung in einer bestimmten phase auf dem weg zu ecm, ist durchaus sinnvoll. dennoch bleib dms ein teil von ecm und sollte in einer ecm – strategie eingebunden werden.

ecm: um was geht es? – die grafik soll dies verdeutlichen.

viele unternehmen stehen auch heute (d.h. im frühjahr 2009) – erst am anfang auf dem weg zu ecm.

die einzelnen schritte auf dem weg zu ecm zu gehen – sind obligatorisch – wenn ecm gelingen soll.

für jedes unternehmen wird es eine eigene geschwindigkeit auf dem weg zu ecm geben – das wird sehr oft so sein.

es gibt keine lösungen von der stange. für jedes unternehmen, unter umständen sogar für jeden fachbereich, sind individuelle lösungen zu erarbeiten und umzusetzen. dann sind diese lösungen in eine gesamtumgebung einzubinden.

essentielle voraussetzung ist die detallierte und differenzierte analyse und aufnahme aller anforderungen der fachbereiche (anwender / nutzer).

ecm ist . . .

• strategisch
• hochgradig organisatiorische veränderungen
• aufnahme, optimierung und neugestaltung von businessprozessen
• definieren von schnittstellen zu prozessen und systemen
• das ermitteln der anforderungen für akzeptierte lösungen
• das mitnehmen der menschen in den neuen prozessen

ecm ist im eigentlichen sinne keine technologie, kein stück software und auch nicht nur die implementierung eines it – systems oder einer ecm – suite.

die frage – die sich oft it – entscheider oder manager stellen – welches system einzusetzen ist, steht definitiv nicht im vordergrund.

im vordergrund stehen die organisatorischen veränderungen in den unternehmen um die businessprozesse: effizienter, kostengünstiger, schneller und qualitativ hochwertiger zu gestalten.

schluss endlich geht es um wettbewerbsfähigkeit, kundenzufriedenheit und sicherung der zukunft des eigenen unternehmens.

die sich ständig verändernden kundenanforderungen müssen noch besser und umfassender erfüllt werden – und das besser und schneller als die marktteilnehmer.

genau aus diesen gründen ist ecm - kein reines it thema.

das sich immer wieder bewusstmachen, warum und für wen – ist essenziell für langfristigen erfolg. dieser erfolg braucht zeit sich zu entwickeln und um von den veränderungen im ecm – umfeld  zu profitieren.

sehr schnell kommt frust auf und die ecm story scheitert, wenn zu viel zu schnell gewollt wird. diese dadurch verbrannte erde werden sie lange nicht mehr bebauen können – denken sie bei allem was sie tun daran.

im bewusstsein der immensen potenziale die in ecm stecken – erschließt sich ecm als schlüssel für den langfristigen unternehmenserfolg (eigentlich nicht neu) – jedoch wird ecm langsam so begriffen.

die jederzeitige verfügbarkeit aller unternehmensinformationen an jeden beliebigen Ort – als essenzielle Grundlage für die wettbewerbsfähigkeit und die erreichung von wettbewerbsvorteilen für den zukünftigen erfolg moderner unternehmen.

gibt es gewichtigere gründe für ecm?

Author: Yves Mollenhauer

• Kommentare deaktiviert