projektphasen: planung
die initiierungsphase endet im regelfall mit der entscheidung, ob das projekt startet oder es verworfen wird. eine bewusste und fundierte entscheidung zu treffen, ein projekt nicht zu starten, ist sehr viel wert.
die investitionen, die in einem zu realisierenden projekt einfließen, müssen gewinnbringend zum einsatz kommen. es muss allgemein die überzeugung vorherrschen, dass das zu startende projekt erfolgreich sein wird.
ist dies nicht der fall und liegen eindeutige, nachvollziehbare gründe vor, die einen erfolg in frage stellen oder sogar verhindern, ist die entscheidung zu treffen – das projekt startet nicht.
es ist grob fahrlässig und betriebswirtschaftlich unverantwortlich, projekte zu starten, die nicht erfolg versprechend sind.
hier ist eine klare sprache erforderlich – projekte kosten geld und niemand hat dies zu verschenken.
ich möchte jeden eindringlich ermuntern (hier besonders das Management), sich intensiv mit der entscheidung auseinander zu setzen.
natürlich sind die ergebnisse und dokumente die in der initiierungsphase erarbeitet wurden nicht umsonst gewesen – auch wenn ein projekt nicht startet.
- in zwei jahren ist vielleicht genau der richtige zeitpunkt für das vorhaben – die erarbeiteten ergebnisse können genutzt werden
- die gewonnenen erkenntnisse helfen mit sicherheit bei anderen vorhaben und entscheidungen
- für ein nicht erfolg versprechendes und somit auch nicht durchgeführtes projekt, wurde keine ressourcen verschwendet
sicher können hier noch mehr Gründe stehen, warum der aufwand in der initiierungsphase nicht umsonst war, ich möchte aber aufhören und mit einem Ausspruch enden.
oft sind es die dinge die wir nicht tun, die unseren weg maßgeblich beeinflussen.
und dennoch – nur bewusste entscheidungen haben substanz. es soll aber mit der entscheidung – JA – das projekt startet, weitergehen.
mit dieser entscheidung beginnt unmittelbar die zweite phase – die projektplanung.
aktivitäten
die grafik verdeutlicht, wie umfangreich die aktiviäten in dieser phase sein können.
je nach größe des projekts, sind bei den aktivitäten innerhalb der planungsphase immer gesunder menschenverstand gefragt. projektmanagement ist keine wissenschaft, sie ist praxisorientiert und pragmatismus ist das gebot der stunde.
auch wenn jede der aktivitäten in den einzelnen phasen bedeutsam und nicht zum selbstzweck durchgeführt werden, haben einige der aktivitäten in dieser phase ganz besondere bedeutung für den weiteren verlauf.
soll das projekt erfolgreich sein – und ich meine das steht außer frage, ist besondere genauigkeit und gründlichkeit angesagt.
es ist absolut essentiell einen detaillierten projektstrukturplan zu erstellen. auch termin-, kosten-, personaleinsatz- und finanzplanung sind mit besonderer sorgfalt und nach bestem wissen zu erstellen.
wird in dieser phase geschlampt, ziehen sich diese fehler durch das ganze projekt.
nicht selten kommt es durch ungenaue und schlampige arbeit in der projektplanungsphase zu kostenüberschreitungen und terminverzögerungen im späteren projektverlauf.
die ursachen für misserfolge in projekten – besonders in den bereichen kosten- und termineinhaltung, liegen in einer zu oberflächlichen und ungenauen planung.
sie werden sich nun fragen, warum ich das thema hier so austrete – glauben sie mir – es hat einen berechtigten grund.
lassen sie sich als projektleiter von ihrem auftraggeber oder vorgesetzten bezüglich der planungsaufwände „BITTE” nicht unter druck setzen.
erfolg kann nur der haben, der genau weiß wo es hingegen soll, was erreicht werden muss, bis wann es zu erreichen ist und wie hoch der aufwand sein darf.
meilenstein (e)
es ist sinnvoll bereits in der planungsphase mehr als einen meilenstein zu definieren. bei einer längeren planungszeit, kann an den meilensteinterminen geprüft werden wo man im planungsprozess steht.
übliche meilensteine in der planungsphase sind:
- phasen- und meilensteinplanung erstellt
- projektstrukturplan erstellt
- kosten- und ressourcenplanung erstellt
- finanzplanung erstellt
- usw.
die planungen werden in der regel dem auftraggeber bzw. einem entscheidungsgremium zur freigabe vorgelegt. ist die freigabe erfolgt, startet ohne verzögerung die nächste phase.
in der praxis ist dies oft ein fließender prozess und anpassungen / änderungen an bereits freigegebene planungen sind etwas ganz normales.
was meiner meinung nach sehr wichtig ist, – planen sie nicht bis ins letzte detail.
die planung lebt und veränderungen bestimmen unsere welt.
es gibt keine rechtfertigung für verbrauchte aufwände, wenn zu bestimmten zeitpunkten planungen in entsprechender detaillierung nicht möglich sind.
man ist als projektleiter gut beraten, wenn man projekte abschnittweise plant. es macht keinen sinn einen abschnitt gartenanlagen zu planen, bevor die planung und realisierung des gebäudes erfolgt ist.
achtung, das timing ist sehr wichtig – risiken entstehen ebenfalls, wenn erst nach abschluss einer realisierungsphase wieder mit der planung des nächsten abschnittes begonnen wird.
achtung: stolpersteine / gefahren
ich hatte bereits in den letzten sätzen im abschnitt meilenstein (e) auf das thema risiken aufmerksam gemacht.
hier gilt es den nachfolgenden Punkten ganz besondere Beachtung zu schenken.
- die teammitglieder sind in die detailplanung intensiv einzubinden
- die planungstiefe muss entsprechend sein
- es muss eine klare zuordnung von verantwortlichkeiten realisiert werden
- die berücksichtigung wesentlicher projektrisiken ist immens wichtig
- die planungsergebnisse sind detailliert zu dokumentieren
- frühzeitige einbeziehung maßgeblicher stakeholder sichert die erforderliche unterstützung
- offene, klare und zielgerichtete kommunikation
meiner meinung nach gibt es immer wieder eines der größten probleme vor dem man steht – die auftragsklärung und damit auch die zieldefinition.
dies findet normalerweise bereits in der initiierungsphase statt, aber hier in der planung hat man noch die möglichkeit unzulänglichkeiten und versäumnisse glatt zu ziehen.
tun sie es spätestens jetzt, sonst geht das ganze projekt nach hinten los. in der sich nun anschließenden umsetzungs- und steuerungsphase, darf es keine zweifel mehr geben.
gerade in der finalen und konkreten auftragsklärung zeigt sich, wie gut man sich in den kunden hineinversetzen kann und auf seine anforderungen / bedürfnisse eingeht.
Author: Yves Mollenhauer
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