ecm – risiken

in meiner täglichen praxis höre ich immer noch aussagen wie . . .

• nein wir befassen uns nicht mit den möglichkeiten das etwas schief gehen könnte
• wir denken positiv, nach vorn und müssen erfolgreich sein
• misserfolg steht nicht zur diskussion – wir befassen uns nicht mit dieser unakzeptablen möglichkeit

wer möchte sich schon mit negativen gedanken belasten und dann auch noch zeit und geld dafür ausgeben.

glauben sie mir solche gedanken sind nach wie vor alltäglich präsent.

aber gerade in projekten ist das risikomanagement essentiell. es geht nicht ohne und jeder der meint es ginge ohne – irrt gewaltig.

bei der beschäftigung mit möglichen risiken geht es ja auch nicht um schwarzsehen oder das heraufbeschwören von misserfolgen.

es geht darum, sich klar zu machen woher gefahren für das vorhaben kommen können und wie man den gefahren begegnen will. hier werden präventive (vor dem eintritt) oder kurative (nach dem eintritt) maßnahmen unterschieden. wie man effektives risikomanagement betreibt, werde ich zu einem etwas späteren zeitpunkt – auch aus der projektmanagement – sicht betrachten.

welche risiken stehen also bei der einführung von ecm / dms im fokus?

neben den klassisch global formulierten risiken wie . . .

• terminrisiken
• kostenrisiken
• technische risiken
• . . .

möchte ich hier (ganz konkret im bezug auf die einführung von ecm / dms) einige für mich sehr wichtige risiken nennen.

• es fehlt eine ecm / dms gesamtstrategie
• man will zu viel und das viel zu schnell
• die bedeutung der akzeptanz der nutzer wird unterschätzt
• fehlende betrachtung der integrationsfähigkeit des systems
• die komplexität der lösung wird unzureichend analysiert
• die bedeutung der geschäftsprozesse und damit einhergehende veränderungen werden unterschätzt

dies sind bei weitem nicht alle – jedoch aus meiner erfahrung – risiken die oft zu oberflächlich betrachtet werden. ja, ich gehe da noch ein schritt weiter – einige der genannten risiken werden als solches überhaupt nicht erkannt.

setzen sie sich mit den risiken intensiv auseinander – tun sie es nicht – wird die gefahr des scheiterns ihr ständiger begleiter sein.

wichtig:

risikomanagement muss dauerhaft über die gesamte laufzeit eines projektes erfolgen, da sich die risiken ändern können und dies auch tun

empfehlung: überprüfen sie alle identifizierten risiken und die beschlossenen maßnahmen mindesten zu den hauptmeilensteinen.

es klingt vielleicht hart - ich meine es aber so wie es hier steht: projektleiter die das risikomanagement vernachlässigen sind eine gefahr fürs unternehmen. dieser umstand muss ganz schnell beseitigt werden – das soll nicht heißen, den projektleiter auszutauschen.

management – vordern sie von ihren projektleitern intensives risikomanagement und geben sie die erforderlichen ressourcen hiefür frei – möglicherweise hängt die existenz ihres unternehmens davon ab.

Author: Yves Mollenhauer

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projektphasen: initiierung

die erste phase im phasenmodell wird als initiierung bezeichnet.

jede phase ist durch aktivitäten geprägt, in denen die ergebnisse in dokumenten festgehalten werden. am ende einer phase sollte mindestens ein meilenstein gesetzt werden.

gut ist es jedoch auch innerhalb der jeweiligen phase, in kurzen zeitabständen, meilensteine zu definieren. somit hat man genau an diesen punkten eine gute möglichkeit für die überprüfung des aktuellen standes im projekt.

was ist nun ein meilenstein?

es sind ereignisse mit besonderer bedeutung, die eckpunkte im Projekt markieren (z.B. phasenanfang, phasenende), somit also kontrollpunkte der projektsteuerung darstellen.

an diesen eckpunkten werden die zu erreichenden meilensteinergebnisse definiert, die mit erreichen des meilensteins überprüft werden.

bei der definition von meilensteinen ist es sinnvoll eine formulierung wie „projektstrukturplan erstellt” zu verwenden. dies erleichtert die spätere überprüfung des meilensteins.

aktivitäten

meilenstein (e)

zum beispiel: – projektauftrag liegt unterschrieben vor (formaler startschuss des projekts)

achtung: – stolpersteine / gefahren

gerade in der initiierungsphase sind einige besonderheiten zu beachten, zumal oft in dieser phase vieles noch nicht klar und eindeutig ist. oft werden diese immens wichtigen aktivitäten (die bestandteile des projektes sein sollten) nicht richtig oder gar nicht gewürdigt.

sie sind aber ein sehr wichtiger teil eines jeden projekts – auch wenn es durchaus vorkommen kann, dass das vorhaben nicht umgesetzt wird.

genau auch diese erkenntnis und die damit verbundene entscheidung trägt hier besonders große bedeutung.

oft ist in dieser phase die ausgangssituation noch sehr unklar und die ziele nicht definiert. es werden zu optimistische annahmen getroffen, eine einbindung in die linienorganisation ist mangelhaft und die projektabgrenzung findet nicht statt.

es gilt jedoch der sehr treffende ausspruch – . . . sag mir wo du hin willst und ich zeige dir den weg dorthin . . .

viel zu tun und richtungweisend – was in der initiierungsphase passiert.

Author: Yves Mollenhauer

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projektphasen: einleitung

im den nachfolgenden beiträgen werde ich etwas intensiver auf die bereits genannten projektphasen eingehen. es macht durchaus sinn ein Projekt in entsprechenden phasen abzuwickeln. dabei sind in jeder phase aktivitäten durchzuführen. die aktivitäten liefern ergebnisse die in der regel in erstellten dokumenten festgehalten werden. jede phase endet normalerweise mit einem meilenstein. natürlich können auch innerhalb einer phase mehrere meilensteine definiert werden.

vor allem in der planungs-, umsetzungs- und steuerungs- sowie der abschlussphase ist es sehr wichtig in engen zeitabständen meilensteine zu setzen. auf die bedeutung von meilensteinen werde ich etwas später intensiver eingehen.

die projektphasen können zum beispiel so wie hier abgebildet – horizontal dargestellt werden.

mit einem klick auf die jeweilige projektphase – gelangen sie direkt zum entsprechenden artikel

eine weitere interessante darstellung der projektphasen ist die prozess- oder ablaufdarstellung.

da projektmanagement und prozessmanagement für mich untrennbar verbunden sind, verwende ich die eine wie die andere darstellung gleichermaßen gern.

in projekten geht es oft um die implementierung, optimierung oder veränderung von prozessen. oft stehen am ende von projekten signifikante änderungen im prozessmanagement an.

darum ist es sehr wichtig sich mit dem thema prozessmanagement zu beschäftigen. und nicht zuletzt – glauben sie mir es macht ungeheuren spaß. es ist einfach faszinierend, was man mit einem zielgerichteten prozessmanagement im business für erfolge erzielen kann.

aber ich schweife vom eigentlichen thema der projektphasen ab. ich komme zu einem späteren zeitpunkt noch ausführlich zum thema prozessmanagement.

hier die darstellung der projektphasen – vertikal als prozess / ablauf.

projekte in phasen einzuteilen und abzuarbeiten, entspricht einem vorgehensmodell.

es haben sich für die unterschiedlichsten projekte unterschiedliche vorgehensmodelle etabliert.

beispiele für vorgehensmodelle sind das wasserfallmodell, das v – modell oder das inkrementelle modell. später mehr zum thema vorgehensmodelle und welches modell wann zur anwendung kommt.

jetzt soll detaillierter auf die phasen initiierung, planung, umsetzung & steuerung, abschluss und nachbetrachtung eingegangen werden.

Author: Yves Mollenhauer

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