Talkrunde 6/7: Start small – think big. Die richtige Einführungsstrategie.

Im vorletzten Teil des Videopodcast zum Buch “Wegweiser für Manager” diskutieren Dr. Stefan Sorg, Yves Mollenhauer und Guido Schmitz über die die richtige Einführungsstrategie einer ECM-Lösung. Zum Lesen des gesamten Artikels klicken Sie bitte hier

Author: Guido Schmitz

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“DMS mit SAP ist einfach zu teuer” – oder ?

Oftmals wird man in Kundengesprächen mit der Aussage konfrontiert: “Wenn wir die Verwaltung unserer Dokumente in SAP abbilden, dann kostet uns das ein Vermögen”. Solche oder ähnliche Aussagen hört man immer wieder wenn es darum geht, eine strategische Ausrichtung für die Verwaltung der Unternehmensinformationen zu konzipieren. Doch woher kommt diese Einstellung? Ist sie fundiert oder wurde sie jemals von denjenigen überprüft, die ein Vorhaben planen? Zum Lesen des gesamten Artikels klicken Sie bitte hier

Author: Reiner Kappus

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Jahresrückblick 2009 – was bringt 2010?

Das Jahr 2009 stand ganz unter dem Einfluss der stärksten Wirtschaftskrise seit Jahrzehnten. Welche Auswrikungen hatte die Krise auf den Bereich ECM/DMS? Haben Projekte gelitten und/oder hat ECM bei den Unternehmen in der Krise an Bedeutung verloren oder sogar gewonnen?

Wie wird es weiter gehen? Die Zuversicht in der Wirtschaft wächst, aber die Folgen der Rezension sind noch nicht überwunden. Was werden die relevanten Themen des Neuen Jahres sein? Zum Lesen des gesamten Artikels klicken Sie bitte hier

Author: Guido Schmitz

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Kampf der Welten – externes Archiv oder SAP Contentserver?

Viele SAP-Anwender, welche sich mit der Einführung von DMS-Lösungen befassen, stehen früher oder später vor der Frage wohin mit dem Content, also den Dokumenten. Das Konzept in SAP ist offen gestaltet und sieht als Verbindung zwischen der Fachlichkeit (den SAP-Anwendungen) und der Technik die so genannten “Content Repositories” (CR) vor. Zum Lesen des gesamten Artikels klicken Sie bitte hier

Author: Reiner Kappus

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SAP im DMS-Universum – oder ist es umgekehrt ?

Hallo und guten Tag,

mit dem heutigen ersten Eintrag möchte ich den Blog zum Thema “SAP im DMS-Universum” starten. Ich wünsche ihnen viel Spass bei der Lektüre und hoffe auf ihr Feedback, damit dieses Forum ein lebendiger Platz zum Austausch von Wissen, Meinungen und Anregungen rund um das Zusammenwirken von SAP und DMS werden wird.

kleiner Erfahrungsbericht zum Einstieg…. Zum Lesen des gesamten Artikels klicken Sie bitte hier

Author: Reiner Kappus

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DMS/ECM klar im Fokus gesetzlicher Krankenversicherungen

Branchenstudie von Pentadoc Radar bestätigt: Viele Kassen haben die Potentiale von Informationsmanagement erkannt

Knapp 70% der gesetzlichen Krankenkassen setzen bereits DMS ein. Die Schwerpunkte liegen hierbei auf der späten Archivierung und der Formularlesung. Besonders die elektronische Posteingangsbearbeitung sowie Lösungen zur Prozessautomation werden als nächste Projektschritte favorisiert. Knapp 40 % der Befragten sehen DMS bzw. ECM als absolut notwendig an, um in der aktuellen Wettbewerbssituation zu bestehen. Zum Lesen des gesamten Artikels klicken Sie bitte hier

Author: Guido Schmitz

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DMS – EXPO 2009 in Köln

wie jedes jahr findet auch in diesem jahr wieder die DMS – EXPO vom 15. bis 17. september 2009 in köln statt. die DMS – EXPO ist die fachmesse schlecht hin. alle informationen bzgl. europas größter messe und konferenz für elektronisches informations- und dokumentenmanagement finden sie unter der adresse www.dms-expo.de. hier besteht auch die möglichkeit sich nach einer registrierung als besucher kostenlos den eintritt zu sichern.

wer sich intensiv und umfassend über alle themen rund um enterprise content management informieren will, kommt meiner meinung nach um einen besuch nicht herum. ob die gesamten drei tage genutzt werden sollten, muss jeder für sich entscheiden – man sollte sich aber definitiv ausreichend zeit einplanen.

aktuell plane ich den besuch der DMS – EXPO 2009 bei mir mit ein und werde dann hier auf blog.pentadoc.com einen ausführlichen bericht liefern. vielleicht sehen wir uns ja auch auf der DMS – EXPO 2009 – ich würde mich freuen.

nachtrag: (11.06.2009) flug und hotel sind nun für die DMS – EXPO 2009 gebucht – somit ist mein besuch sicher und ich werde hier auf blog.pentadoc.com im nachgang einen ausführlichen bericht veröffentlichen.

Author: Yves Mollenhauer

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ecm: um was geht es?

mein verständnis von ecm

bei ecm geht es darum alle unternehmensinformationen zu managen.

ecm ist veränderung im unternehmen, in den einzelnen fachbereichen – ja, es sind gravierende veränderungen  und es ist umdenken erforderlich - dies braucht Zeit die keiner hat – die man sich aber dennoch nehmen muss – will man erfolgreich sein.

dms ist integraler bestandteil von ecm. eine gesonderte betrachtung in einer bestimmten phase auf dem weg zu ecm, ist durchaus sinnvoll. dennoch bleib dms ein teil von ecm und sollte in einer ecm – strategie eingebunden werden.

ecm: um was geht es? – die grafik soll dies verdeutlichen.

viele unternehmen stehen auch heute (d.h. im frühjahr 2009) – erst am anfang auf dem weg zu ecm.

die einzelnen schritte auf dem weg zu ecm zu gehen – sind obligatorisch – wenn ecm gelingen soll.

für jedes unternehmen wird es eine eigene geschwindigkeit auf dem weg zu ecm geben – das wird sehr oft so sein.

es gibt keine lösungen von der stange. für jedes unternehmen, unter umständen sogar für jeden fachbereich, sind individuelle lösungen zu erarbeiten und umzusetzen. dann sind diese lösungen in eine gesamtumgebung einzubinden.

essentielle voraussetzung ist die detallierte und differenzierte analyse und aufnahme aller anforderungen der fachbereiche (anwender / nutzer).

ecm ist . . .

• strategisch
• hochgradig organisatiorische veränderungen
• aufnahme, optimierung und neugestaltung von businessprozessen
• definieren von schnittstellen zu prozessen und systemen
• das ermitteln der anforderungen für akzeptierte lösungen
• das mitnehmen der menschen in den neuen prozessen

ecm ist im eigentlichen sinne keine technologie, kein stück software und auch nicht nur die implementierung eines it – systems oder einer ecm – suite.

die frage – die sich oft it – entscheider oder manager stellen – welches system einzusetzen ist, steht definitiv nicht im vordergrund.

im vordergrund stehen die organisatorischen veränderungen in den unternehmen um die businessprozesse: effizienter, kostengünstiger, schneller und qualitativ hochwertiger zu gestalten.

schluss endlich geht es um wettbewerbsfähigkeit, kundenzufriedenheit und sicherung der zukunft des eigenen unternehmens.

die sich ständig verändernden kundenanforderungen müssen noch besser und umfassender erfüllt werden – und das besser und schneller als die marktteilnehmer.

genau aus diesen gründen ist ecm - kein reines it thema.

das sich immer wieder bewusstmachen, warum und für wen – ist essenziell für langfristigen erfolg. dieser erfolg braucht zeit sich zu entwickeln und um von den veränderungen im ecm – umfeld  zu profitieren.

sehr schnell kommt frust auf und die ecm story scheitert, wenn zu viel zu schnell gewollt wird. diese dadurch verbrannte erde werden sie lange nicht mehr bebauen können – denken sie bei allem was sie tun daran.

im bewusstsein der immensen potenziale die in ecm stecken – erschließt sich ecm als schlüssel für den langfristigen unternehmenserfolg (eigentlich nicht neu) – jedoch wird ecm langsam so begriffen.

die jederzeitige verfügbarkeit aller unternehmensinformationen an jeden beliebigen Ort – als essenzielle Grundlage für die wettbewerbsfähigkeit und die erreichung von wettbewerbsvorteilen für den zukünftigen erfolg moderner unternehmen.

gibt es gewichtigere gründe für ecm?

Author: Yves Mollenhauer

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veranstaltungen: news

in diesem frühjahr häufen sich veranstaltungen zu den themen enterprise content management, dokumenten – management, archivierung und workflow.

veranstaltungen werden teilweise kostenlos angeboten und finden an unterschiedlichen orten in deutschland statt.

wer sich also über die themengebiete informieren will, hat reichlich gelegenheit. natürlich muss man hier unterscheiden – zwischen veranstaltungen von softwareanbietern und veranstaltern die sich grundsätzlich mit dem themengebieten beschäftigen. hier findet man auch gemischte veranstaltungen.

die unterschiedlichen anforderungen sowie aktuelle fragestellungen in den jeweiligen unternehmen, werden darüber entscheiden – ob ein besuch angesagt ist.

ich selbst werde die eine oder andere veranstaltung (vorzugsweise in berlin und umgebung) besuchen.  im nachgang gibt es dann hier auf dem blog entsprechende erfahrungsberichte zu lesen.

hier einige veranstaltungen:

Author: Yves Mollenhauer

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buchvorstellung: “Wegweiser für Manager”

das management im unternehmen für ecm / dms zu sensibilisieren ist zuweilen sehr schwierig. persönlich erlebe ich dies fast täglich und oft führen alle bemühungen und argumentationen nicht zur gewünschten erkenntnis.

hier setzt meine zweite buchvorstellung an.

vor kurzem hat die SAPERION AG eine publikation unter dem namen „wegweiser für manager: das papierarme büro” veröffentlicht.

das buch ist mit ca. 120 seiten ein leichtgewicht.

nicht so der inhalt, denn hier wird mit sehr effizienten worten und ohne technisches geschwafel, dass themengebiet managementgerecht vorgestellt.

dieses buch spricht mir wahrlich aus dem herzen. denn ich bin der festen überzeugung, dass die einführung von ecm / dms in einem unternehmen viel mehr ist als software zu implementieren.

es geht darum, gravierende und nachhaltige veränderungen in den geschäftsprozessen eines unternehmens vorzunehmen.

genau dies wird im buch herausgestellt.

die immense bedeutung des themas geschäftprozessverbesserung mit unterstützung von ecm / dms wird eindringlich und nachvollziehbar dargestellt.

spätestens nach dem lesen des buches, ist dies die zentrale erkenntis.

persönlich würde ich dieses buch zur pflichtlektüre aller manager eines unternehmens machen. das klinkt vielleicht etwas drakonisch – zeigt aber auch meine einstellung.

natürlich muss das jeder für sich selbst entscheiden – für mich ist das buch eine klare empfehlung.

nun kurz etwas zum inhalt:

(soll aber nur die neugier wecken und nicht das lesen des buches ersetzen)

• auf den seiten 12 bis 38 wird in komprimierter form auf das thema enterprise content management (ecm) und was das management darüber wissen sollte eingegangen. persönlich hat mir auf seite 37/38 besonders der kurze aber auf den punkt gebrachte abschnitt „ECM unter dem Strich: viel mehr als ROI . . .” gefallen.

• meiner meinung nach auch sehr gelungen – das kapitel „BUSINESS PROZESS MANAGEMENT (BPM)” – auf den seiten 42 bis 55. kurz und gut auf den punkt gebracht, was hinter diesem aktuellen hype – thema steckt. natürlich gibt es zum thema bpm ganze berge von büchern und publikationen – hier geht es aber nicht um das einsteigen in die tiefen von bpm – sondern um die sensibilisierung des managements.
  

• im kapitel „ELEKTRONISCHE SIGNATUR” (seiten 58 bis 81), greifen die autoren ein sehr aktuelles thema auf. ich meine es ist gelungen in komprimierter form die wesentlichen schwerpunkte zu vermitteln.

• das sehr wohl mit bedacht ausgewählte kapitel „EINGANGSPOST-VERARBEITUNG” (seiten 84 bis 94) – findet persönlich meine vollste zustimmung. ist es nicht das thema mit dem ecm / dms im unternehmen starten sollte? ich finde ja!

• durch die ab seite 98 aufgenommen „PRAXISBEISPIELE” und einer – offen gesagt – minimalistischen vorstellung der „SAPERION AG” (gutes beispiel – wie man sich sehr knapp vorstellen kann), findet das buch einen hervorragenden abschluss.

weitere informationen zum buch und die möglichkeit der bestellung finden sie auf der internetseite www.leidenschafftvorsprung.de oder im buchhandel (ISBN: 978-3-00-02667-2-0).

fazit:

• bestellen
  
• lesen
• entscheidungen für das eigene unternehmen ableiten
• umsetzung starten

Author: Yves Mollenhauer

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