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In der Folge 8 des neu veröffentlichten ECM-TalkPod erwartet die Hörer ein Interview mit Dörthe Möller, Marketing Manager – Enterprise Content Management IBM Software Group. Folgend einige Auszüge aus dem Interview: Zum Lesen des gesamten Artikels klicken Sie bitte hier
Author: Guido Schmitz
Studie von Pentadoc Radar : Unternehmen setzen auf schnellere Vorgangsbearbeitung.
74 % der Unternehmen, die bislang noch keine elektronischen Akten einsetzen, planen dies in den nächsten 12 Monaten zu tun. Die Einsatzbereiche Verwaltung, Personalabteilung sowie der Vertrieb stehen bei den Planungen im Vordergrund. Fast 80 % der von Pentadoc Radar befragten Unternehmen beabsichtigen hierdurch eine schnellere Vorgangsbearbeitung im Unternehmen zu erreichen.
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Author: Guido Schmitz
der analysephase schließt sich unmittelbar die phase der anforderungsdefinition an. für mich die wichtigste phase überhaupt – warum?
hier werden die weichen für den erfolg des ecm – projekts gestellt. am ende muss man genau wissen, welcher leistungsumfang im projekt erarbeitet werden muss. ebenfalls sind nach der anforderungsdefinition die grenzen der umsetzung klar festgelegt. dies überschneidet sich im übrigen nicht mit der abgrenzung des projektes aus der analysephase – jetzt muss die abgrenzung ganz konkret, auf operativer, funktionaler ebene erfolgen – es geht ans eingemachte.
für mich persönlich immer ein sehr spannendes thema – da die abgrenzung gemeinsam mit allem am projekt beteiligen akteuren erarbeitet und ein konsens gefunden werden muss. auch was die prioritäten angeht, besteht dann eindeutigkeit. hier zeigt sich bereits die nächste große hürde, die es zu nehmen gilt.
es hört sich vielleicht einfach an, dass ist es aber bei leibe nicht. hier treffen ganz konkret die unterschiedlichen interessenslagen der fachbereiche, it und weiterer wichtiger stakeholder aufeinander.
es muss allen beteiligen deutlich gemacht werden, was genau die ergebnisse sind, die jeder erwarten kann und noch viel wichtiger – was nicht. naturgemäß liegen hier immer sehr unterschiedliche interessenslagen vor – die kunst besteht nun, dass sich alle annähern und am ende ein echter konsens erreicht wird.
der fokus liegt auf „einem echten konsens“. ich habe in meiner praxis schon oft erlebt, dass abstimmungen erfolgt und entscheidungen zugestimmt wurden, die zu einem späteren zeitpunkt immer wieder diskutiert und in frage gestellt wurden.
lebensnotwendig ist hier von „allen“ die schriftliche zustimmung zum leistungsumfang, den abgrenzungen und den prioritäten. das klingt formalistisch, ist es auch – jedoch zwingend erforderlich.
gut fangen wir mit den aktivitäten der anforderungsdefinition an.
aktivitäten
ist – prozesse aufnehmen
wer möchte sich schon mit dem „ist“ befassen, wir wollen doch alles „neu“ machen – höre ich oft die verantwortlichen sagen. ja, und gerade weil wir zielgerichtet veränderungen erreichen wollen – muss klar sein von wo wir kommen.
hier können einfache prozessmodellierungen sehr helfen, die abläufe transparent und nachvollziehbar darzustellen.
bitte verstehen sie mich nicht falsch, ich bin kein freund von langatmigen ist – prozessaufnahmen – zumal die heute kein kunde mehr bezahlen wird. dennoch ist es sehr wichtig, aber bitte mit augenmaß und betriebswirtschaftlichen sachverstand.
ein rat zum schluss dieser aktivität . . .
schönen sie hier nichts, nehmen sie die abläufe und fallbeispiele die richtig „gut“ nicht gut laufen. die realität in der täglichen arbeit offenbart das potenzial von ecm.
anforderungskatalog erstellen
anforderungen aufzunehmen, abzustimmen, gewichten und zu vernetzen – diese aufgaben stehen im vordergrund. oft entstehen anforderungskataloge oder matrizen die dann sehr übersichtlich die muss-, kann-, und wunschanforderungen mit entsprechenden prioritäten und abhängigkeiten darstellen.
sehr gut können diese aufgenommenen anforderungen mit den leistungsversprechen potenzieller anbieter von ecm – lösungen abgeglichen werden. entsteht so ein lastenheft? ja, inhaltlich sollte am ende die grundlage für die erstellung vorliegen.
dann ist es kein großer aufwand mehr in der konzeptionsphase eine genaue beschreibung der gesamtheit der anforderungen des auftraggebers zu erstellen. – übrigens: voraussetzung für jeden auswahlprozess – beginnen sie einen auswahlprozess nie ohne – sonst bekommen Sie einem hummer obwohl sie ein familienauto brauchen.
dies ist ein aufgabenuniversum und in jedem projekt werden differenzierte, spezielle und besondere aufgaben auf sie warten. dies macht für mich den reiz aus, auch zu erfahren was sich der kunde wünscht und wie weit seine vorstellungen reichen.
und gerade weil es hier um die realisierung geht – ist es sehr wichtig auch realistisch zu sein und sehr wohl die betriebswirtschaftliche seite genau im auge zu behalten.
mir sind einige themen hierzu eingefallen, die im zusammenhang mit der erstellung eines anforderungskataloges sehr wichtig sind.
bitte vergessen wir nicht . . .
es geht um das komplexe zusammenspiel von menschen, prozessen und technologie.
dies stellt keinesfalls das vollständige universum da, nur ein ausschnitt und nach belieben zu erweitern . . .
juristische anforderungen ermitteln
die realisierung von ecm, ohne die detaillierte auseinandersetzung mit den rechtlichen rahmenbedingungen, ist undenkbar. manchmal (nein sind wir ehrlich – es ist immer sehr trocken und zäh) – aber dennoch absolut notwendig.
doch möchte ich an dieser stelle ganz deutlich sagen – man führt nicht ecm im unternehmen ein um den rechtlichen anforderungen gerecht zu werden. wir wollen effiziente, kostengünstige und qualitativ hochwertige businessprozesse, die durch moderne technologien optimal unterstützt werden.
die erfüllung von rechtlichen anforderungen ist eine zwingende notwendigkeit und muss das positive abfallprodukt all unserer bemühungen sein.
hier spielen interne restriktionen, compliance – anforderungen, revisionssicherheit, langzeitarchivierung und datenschutzbelange eine entscheidende rolle.
dokumentenanalyse durchführen
die bestandsaufnahme der zu berücksichtigenden dokumente bringt die ganze vielfalt zutage. nicht selten habe ich in meiner praxis von den kollegen verwunderte blicke und aha – effekte geerntet. es ist kaum zu glauben wo überall dokumente im unternehmen aufzufinden sind und was alles mit diesen dokumenten passiert.
eine detaillierte ganzheitliche aufnahme ist hier sehr wichtig. lassen sie sorgfalt walten und fragen sie lieber einmal mehr nach. schauen sie sich die Dokumente live an und unterschätzen sie die entstehenden mengen nicht.
auch wenn das thema e-mail berechtigterweise in aller munde ist – die unterschiedlichsten papierhaften dokumente, mit den verschiedenen formaten (von postkarte bis a0) und die qualitäten sind eine herausforderung für sich.
neben den papierhaften dokumenten, gilt ebenfalls das gesamte spektrum an elektronischen dokumenten genauestens zu untersuchen.
persönlich habe ich mir immer eine vollständige mappe mit allen physischen dokumenten zusammengestellt – diese mappe bildet dann die grundlage einer genauen prüfung.
eine solche mappe vermeidet im projektverlauf die frage . . . sind das jetzt alle dokumente die vorkommen? ebenfalls sollte eine übersicht aller elektronischen dokumente erstellt werden.
wir leben in einer dynamischen welt und die analyse der dokumente ist immer eine momentaufnahme.
ein weiteres wichtiges thema betrifft die wege, die dokumente im unternehmen nehmen.
die zentralen fragen in diesem zusammenhang sind . . .
hier scheinen schon die formulierungen die antwort zu geben – vorsicht: vergewissern sie sich – der teufel liegt im detail und es kommt nicht selten vor, dass unterschiedliche fachbereiche ganz unterschiedliche betrachtungsweisen haben. das verständnis im zusammenhang mit dokumenten ist immens diversifikativ.
soll – prozesse entwickeln
alle arbeiten in der anforderungsdefinitionsphase münden in der beschreibung und modellierung der soll – prozesse. bereits bei der ist – aufnahme der prozesse sind in der regel defizite und schwachstellen festgestellt worden – diese sind in der zielbeschreibung aufzugreifen und es sind lösungen zu erarbeiten.
nun werden die fachlichen und technischen anforderungen zusammengefasst und definiert an welcher stelle in den neu gestalteten prozessen die technische realisierung einzubinden ist. hier gehören kreativität und pragmatismus dazu, um wirklich gute und vor allem akzeptierte zielabläufe zu gestalten.
bei der entwicklung der zielprozesse sind mehrere iterationen erforderlich, die entwickelten lösungen müssen fachlich abgestimmt und technisch hinsichtlich der realisierbarkeit überprüft werden.
und bitte auch an die kosten denken, hier gibt es immer wieder die gleichen situationen . . .
die fachbereiche möchten . . .
die it möchte . . .
der aufwand für die realisierung muss jedoch in einem gesunden verhältnis zum nutzen stehen, dennoch machen sie nicht den fehler einer reinen roi – betrachtung.
die einführung einer ecm – lösung (schrittweise und in phasen – mit der dafür erforderlichen zeit) wird seine wirkung erst mit der zeit entfalten. kostenreduzierungen durch schnellere businessprozesse, die optimierung des kundenservice und die verbesserung der qualität sind faktoren die am ende des tages die zukunftsfähigkeit des unternehmens sichern.
noch ein wort zur entwicklung und modellierung der soll – prozesse
nehmen sie externes prozess know how in anspruch, wenn in den eigenen reihen defizite bestehen – meine erfahrungen haben mich gelehrt, dass diese investitionen bei guten prozessberatern gut angelegt sind.
es ist unmöglich ecm im unternehmen wirtschaftlich einzuführen ohne gleichzeitig eine geschäftsprozessoptimierung durchzuführen. bei der definition der soll – prozesse besteht eine eine riesige chance . . .
. . . auf dem weg zu einer prozessorientierten organisation. aber ich drifte zu sehr in das business prozess management (bpm) ab, obwohl man bereits erkennen kann – ecm und bpm gehören zusammen. diese themen dürfen sie auf keinen fall isoliert betrachten.
ergebnisse
nun sollten die ergebnisse vorliegen und bilden damit die grundlage für den start in die nächste phase, der konzeption.
eine vollumfängliche und detaillierte anforderungsdefinition erleichtert und beschleunigt maßgeblich die konzeptionsphase.
diese phase werde ich in meinem nächsten artikel im august 2009 beschreiben. ich hoffe, ich konnte etwas unterhalten und hunger auf die konzeptionshase . . . machen.
Author: Yves Mollenhauer
an 09. juli war ich auf einer veranstaltung mit dem viel versprechenden namen NetApp Archive Day 2009. die veranstaltung fand im Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme (Kaiserin – Augusta – Allee 31, 10589 Berlin) in der zeit zwischen 9 und 13 uhr statt.
eingeladen hatte die SAPERION AG zusammen mit ihrem businesspartner NetApp.
vier themen wurden in form von powerpoint präsentationen mit anschließender diskussionsrunde vorgestellt.
gerade die ersten drei punkte wahren ausschlaggebend für meine teilnahme, zumal ich aktuell vor der herausforderung stehe eine alte hp – jukebox abzulösen.
die SAPERION AG als anbieter von ecm – softwarelösungen und NetApp als anbieter von intelligenten speicherlösungen bilden hier eine gute einheit. NetApp liefert die erforderliche hardware für archivsysteme und SAPERION bringt mit ihren ecm – lösungen das enterprise content management softwareseitig zum kunden.
getreu dem motto
mit it sparen – nicht – an it sparen
sehr gelungen fand ich die vorstellung des themas compliance archivierung & ganzheitliches datenmanagement durch NetApp. hier wurde sehr konkret und ohne viel theorie transparent dargestellt, woher die anforderungen zur revisionssicheren archivierung kommen und wie die umsetzung von NetApp realisiert wird.
hier kann man sich in den weiten der gesetze, verordnungen und vorschriften verirren und langatmige, einschläfernde vorträge halten – genau dies ist aber nicht geschehen.
das thema compliance und rechtliche anforderungen ist einer der treibenden faktoren, warum sich unternehmen mit ecm beschäftigen müssen. aus diesem grund ist die intensive auseinandersetzung mit den rechtlichen anforderungen bei der einführung von ecm unverzichtbar. ein thema, was ich hier auf blog.pentadoc.com noch intensiver vorstellen werde.
meiner meinung nach wurde sehr gut die brücke von der reinen hardwaresicht eines archivs (NetApp) hin zur softwareseite (SAPERION) geschlagen.
technische details, bis runter auf die ebene wie daten zurückgesichert werden und welche technologien dahinter stecken, wurden im dritten teil der veranstaltung durch NetApp dargestellt. die sehr komplexe technische sicht auf speicherlösungen ist nicht jedermanns sache – hier besteht die kunst dies dennoch spannend und interessant zu vermitteln. NetApp hat dies mit einer motivierenden, dynamischen präsentation und nachvollziehbaren beispielen geschafft.
hier zeigte sich auch sehr deutlich, dass ecm aus der technischen sicht betrachtet - hoch komplex ist.
dennoch bleibe ich bei meiner überzeugung, dass ecm nur erfolgreich sein kann, wenn bei der realisierung alle fassetten intensiv und umfänglich betrachtet werden.
NetApp hat auch ganz deutlich gemacht: – NetApp ist hersteller und anbieter intelligenter speicherlösungen für archivsysteme – die prozessuale implementierung von ecm wird jedoch mit ecm – softwarelösungen durch SAPERION realisiert. nur in einer nahtlosen symbiose – kann und wird aus den einzelnen lösungen . . . DIE ECM – LÖSUNG . . .
damit ergänzen sich NetApp und SAPERION sehr gut und bieten für den kunden ganzheitliche ecm – lösungen an.
die SAPERION AG hat im zweiten vortrag der veranstaltung mit dem klassiker im ecm / dms universum – der rechnungseingangsverarbeitung die elektronische akte vorgestellt. die elektronische akte ist bei SAPERION mit dem produkt SAPERIONvelocity im angebot.
was mir hier wirklich sehr gut gefallen hat, war der präsentationsstil der beiden SAPERION mitarbeiter. einerseits haben sie das thema rechnungseingang prozessual interessant und nachvollziehbar dargestellt – was aber meiner meinung nach den ausschlag für die sehr gute präsentation gegeben hat, waren die abgestimmten Übergänge (denn die beiden haben sich den vortrag aufgeteilt) und das einstreuen von kleinen anekdoten aus der praxis – alles mit einem schuss ironie verfeinert.
ein slogen – dem heute immer noch zu wenig bedeutung beigemessen wird – wurde hier noch einmal treffend herausgestellt.
das gold liegt in den prozessen
so sollten interessante vorträge sein.
die veranstaltung wurde mit einem vortrag der Logica Berlin (ein internationaler anbieter von it- und beratungsdienstleistungen) abgeschlossen.
hier wurde beispielhaft das vorgehen von Logica bei der umsetzung von ecm – projekten vorgestellt. natürlich kann man in einem kurzen vortrag nicht alle aspekte, die bei der einführung von ecm zu berücksichtigen sind, intensiv betrachten und muss sich auf einige wenige kernaussagen konzentrieren.
was ich jedoch überaus interessant fand ist die tatsache, dass Logica ecm als strategisch wichtiges thema einordnet. dies zeigt mir, dass immer mehr die bedeutung von ecm in den fokus rückt – und das ist auch sehr gut so.
dies soll es als kurze nachbetrachtung der veranstaltung: NetApp Archive Day 2009 gewesen sein. ich würde mich freuen, wenn der artikel hunger auf mehr ecm gemacht hat.
yves mollenhauer / berlin, 09. juli 2009
Author: Yves Mollenhauer
man kann viel darüber schreiben, warum unternehmen sich mit dem thema enterprise content management bzw. dokumentenmanagement befassen sollten.
kurz und prägnant notwendigkeiten zu identifizieren – ist zuweilen nicht immer ganz einfach. diese können sehr individuelle unternehmensspezifische notwendigkeiten sein oder aber allgemein für jedes unternehmen zutreffen.
welche notwendigkeiten können dies sein?
es geht im kern um:
kostensenkung + effizienzsteigerung + qualitätsverbesserung + geschwindigkeitserhöhung + prozessoptimierung + rechtskonformität
und über allem stehen die themen
auf dem weg zur dienstleistungsgesellschaft muss sich jedes unternehmen fragen:
bin ich mit den dienstleistungen die mein unternehmen anbietet, wenn ich als kunde diese dienstleistungen in anspruch nehme, zufrieden. wie erreiche ich diese so immens und existenziell wichtige zufriedenheit bei meinen kunden – jetzt und dauerhaft?
manchmal (nein eigentlich sehr oft) habe ich das gefühl – dienstleistung wird nicht richtig verstanden – aussagen hierzu sind nur lippenbekenntnisse, beim blick auf die realität.
wer kann nicht von erlebnissen berichten, bei dem die erbrachte dienstleistung so gar nicht zufrieden stellend war.
findet mann zu den oben angerissenen aussagen an der einen oder anderen stelle fürs eigene unternehmen übereinstimmungen, ist dies ein sehr guter grund sich intensiv mit dem thema zu befassen.
machen wir uns auf, dass thema dienstleistung neu zu definieren und nutzen wir die möglichkeiten die uns enterprise content management und dokumentenmanagement bieten.
fazit:
aktuell wird es kaum ein unternehmen geben, was mit den eigenen prozessen rund um zufrieden sein kann.
es geht bei der umsetzung im unternehmen neben der optimierung der businessprozesse, der zwingend erforderlichen kostenreduzierung, vor allem darum – den entscheidenden wettbewerbsvorteil gegenüber den marktteilnehmern zu erzielen.
bitte hier nun nicht nur die juristische keule (compliance) schwingen – dies ist definitiv zu kurz gesprungen.
heute wird die geschwindigkeit, mit dem ein unternehmen die anforderungen seiner kunden erfüllen kann, zum entscheidenden wettbewerbsvorteil.
gesetzliche anforderungen gerecht zu werden, sollte ein abfallprodukt aller bemühungen sein.
hier spielt enterprice content management seine stärken aus – die es zu nutzen gilt.
Author: Yves Mollenhauer
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