Der Bundesrat hat am 23. September 2011 dem Steuervereinfachungsgesetz zugestimmt. Das Gesetz beinhaltet unter anderem Regelungen zu elektronisch übermittelten Rechnungen, § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Diese sollen durch das Gesetz einfacher werden. Aber ist das tatsächlich so?

Künftig dürfen elektronische Rechnungen und Papierrechnungen gleichbehandelt werden. Das Gesetz sieht vor, dass Rechnungen in Zukunft per E-Mail, als Textanhang, PDF Dokument, oder per De-Mail verschickt werden können oder als Web-Download zur Verfügung stehen sollen. Rechnungsempfänger kann dabei jeder sein. Grundsätzlich muss der Rechnungsempfänger nach wie vor der elektronischen Übermittlung der Rechnung zustimmen (vgl. § 14 Abs. 1 UStG). Die beiden Parteien müssen sich also im Vorfeld darüber einig sein, welche Form der Übermittlung verwendet wird.

Die größte Vereinfachung besteht darin, dass die zum Vorsteuerabzug bislang zwingend vorgeschriebene Regelung entfällt, dass eine Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein muss.

Unternehmen müssen stattdessen die Echtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung garantieren. Dazu soll das Unternehmen zukünftig  ein “innerbetriebliches Kontrollverfahren” vorweisen, dass einen “verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft”. Bei diesem Prüfpfad muss es sich nicht zwingend um ein EDV-gestütztes Verfahren handeln, sondern es soll geprüft werden, ob die Rechnung rechnerisch und formal korrekt ist – das praktizieren wohl alle Unternehmen auch bisher schon so. Im Zweifelsfall sollten Sie sich fragen, ob ihr Kontrollsystem gewährleistet, dass nur Rechnungen ausgestellt oder bezahlt werden, die einer konkreten Lieferung zugrunde liegen. Ist dies der Fall, sind die gesetzlichen Vorschriften erfüllt.

Obwohl die Handhabung im Umgang mit Rechnungen erleichtert wurde, müssen Rechnungen auch weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass elektronisch versendete Rechnungen auch elektronisch, also im Originalzustand, aufbewahrt und archiviert werden müssen. Ein Papierausdruck reicht dazu nicht aus. Die Daten sind so abzuspeichern, dass sie nicht mehr geändert und auch später noch lesbar gemacht werden können. Die einfachste Lösung dafür ist die elektronische, revisionssichere Archivierung von Rechnungsdokumenten.

Eine der größten Hürden, die Unternehmen in der Vergangenheit vom elektronischen Rechnungsversand abgehalten haben, fällt mit dem Steuervereinfachungsgesetz weg. Nun liegt es an Ihnen die neuen Möglichkeiten zu nutzen. Sie müssen für sich selbst entscheiden, ob die elektronische Rechnungsstellung die bessere Alternative ist. Eine gute Vorbereitung bei der Umstellung ist unbedingt notwendig. Hier sollten Sie nicht auf fachmännischen Rat verzichten.

Author: Guido Schmitz