Hallo und guten Tag,

mit dem heutigen ersten Eintrag möchte ich den Blog zum Thema “SAP im DMS-Universum” starten. Ich wünsche ihnen viel Spass bei der Lektüre und hoffe auf ihr Feedback, damit dieses Forum ein lebendiger Platz zum Austausch von Wissen, Meinungen und Anregungen rund um das Zusammenwirken von SAP und DMS werden wird.

kleiner Erfahrungsbericht zum Einstieg….

Seit kurzer Zeit bin ich bei einem neuen Kunden mit der Aufgabenstellung betraut, das vorhandene DMS zu bewerten, da eine Menge neuer Anforderungen in naher Zukunft anstehen. Der Kunde ist intensiver Anwender von SAP und nutzt dabei eine Branchenlösung.

Schon in unserem ersten Gespräch wird mir klar, dass man sich hier über fast 10 Jahre eine umfangreiche DMS-Lösung aufgebaut hat. Der Kunde hat gemerkt, dass die ein oder andere Anwenderlösung aus heutiger Sicht nicht ganz glücklich aufgesetzt wurde. Manchmal liegt es daran, dass man damals noch keine anderen technischen Möglichkeiten im Produkt hatte. Immer häufiger jedoch fällt auf, dass es nie einen wirklichen Plan -einen Bebauungsplan- gab, an dem man sich ausrichten konnte. Woher auch?

Haben sie immer schon bei jeder Sache, die sie anpacken, einen Masterplan in der Tasche? Wohl kaum. Wichtig ist es meiner Meinung nach jedoch, dass man sich hin und wieder einmal die Zeit nimmt, seine bisherigen Ergebnisse zu überschauen und ggf. neu zu ordnen. Je später man dies macht, um so größer wird das Bild und um so ernüchternder kann es dann sein. Man stellt vielleicht fest, dass man sich zu lange in einer Richtung bewegt hat ohne zu bemerken, dass es um einen herum auch eine Menge an Veränderungen gegeben hat, die man nicht wirklich wahrgenommen hat. So auch oftmals im Zusammenspiel zwischen SAP und DMS.

In unseren Gesprächen frage ich immer wieder: “warum haben sie das denn im DMS so und so abgebildet, das hätten sie doch auch in SAP mit diesem oder jenem Werkzeug abbilden können. Dann wäre der aufwändige Wechsel zwischen den beiden Systemen nicht notwendig gewesen“. Ich ernte fast immer staunende Blicke und die Rückfragen: “Geht das auch in SAP? Wußte ich gar nicht. Können sie das mal zeigen?”

Oftmals ist es so, dass man sich dessen, was man zur Verfügung hat, gar nicht bewusst ist. Geht mir auch so. Da sitze ich vor einer Anwendung, die ich täglich nutze, z.B. eine Office-Anwendung, und mühe mich ab z.B. ein Bild einzufügen oder zu verändern. Und wenn ich dann nicht klar komme, nutze ich einfach eine andere Anwendung, die ich schon immer für die Bildbearbeitung genutzt habe. Und dann am Schluss werden die beiden Welten wieder verbunden. So machten und machen es auch viele SAP-Anwender.

Einer erzählt: “im SAP kann man keine vernünftige Attributierung von Dokumenten machen und außerdem kann ich meine Akten da nicht so richtig abbilden und strukturieren”. Ein anderer hört das, glaubt es ohne Rückfrage und vor allem ohne die konkrete Anforderung überhaupt zu kennen und übernimmt die Meinung. Schon ist eine Sache besiegelt und ein Paradigma entstanden: Akten macht man im DMS, einfach Archivsachen kann man auch in SAP abbilden.

Für andere Anwender ist die Sache komplett anders. Die sagen: Ich habe hier eine Kernanwendung im Haus, die heißt SAP. Ich habe gehört, dass es da auch so etwas wie DMS oder ECM oder Archivierung drin gibt. Bevor ich also ein Zusatzprodukt anwende, prüfe ich erst mal, was von den Dingen in SAP für mich verwendbar ist, wo die Vor- und Nachteile liegen und wie benutzerfreundlich eine Lösung wäre.

Hut ab. Das ist eine Einstellung, die ich früher selten erleben durfte, heute ist allerdings ein “Trend nach oben” zu verzeichnen. Für solche Unternehmen ist es eher so, dass die Überschrift unseres Blogs eher anders herum lauten müsste. Nicht “SAP im DMS-Universum” sondern “DMS im SAP-Universum“.

Glauben sie mir, weder das eine, noch das andere Extrem lässt sich pauschal als das Richtige festlegen. Ich möchte ihnen anhand von praktischen Beispielen, Fragestellungen und natürlich auch Lösungen darauf vom spannenden Grenzgang zwischen den Welten berichten.

Bleibt mir für heute erst mal die Frage meines Kunden zu beantworten, ob das auch in SAP geht. In unserem konkreten Fall lautet die Antwort: “Oh ja. Sie können automatisch ihre Dokumente zu mehr als einem SAP-Objektverknüpfen. Damit brauchen sie keine Mehrfachablage des gleichen Dokumentes zu machen, nur um es sowohl vom Vertrag als auch der Abrechnung aus ansprechen zu können. Und Attribute brauchen sie gar keine, denn die bestehen letztlich aus den Daten in ihrem SAP-Objekt.”

Staunende Blicke…. In diesem Fall ging´s 1:0 für SAP aus. Mal sehen, wie das Spiel weitergeht.

Author: Reiner Kappus