Was haben Projektmanagement und Risikomanagement gemeinsam?

In einem früheren Artikel habe ich geschrieben, dass Risikomanagement eine Teildisziplin des Projektmanagements und im Grunde integraler Bestandteil jedes guten Projektmanagements ist.

Was soll also jetzt diese Fragen? Berechtigt, wenn Sie dies jetzt fragen und ich möchte etwas auf die Beweggründe meiner Frage eingehen.

In der Realität findet man oft kein explizites Risikomanagement im Projekt. Risiken werden entweder nicht hinreichend betrachtet oder man reagiert erst wenn die nahende Katastrophe bereits deutlich am Himmel zu erkennen ist. Gerade eben – aus meiner persönlichen beruflichen Erfahrung – wieder erlebt.

Um zu verstehen warum das Managen von Risiken im Projekt so wichtig ist, muss man sich mit den Gemeinsamkeiten von Risikomanagement und Projektmanagement beschäftigen. Hier gibt es eine ganz bestimmte Schnittmenge – und genau diese Schnittmenge ist der Motivator für die Durchführung jedes Projekts.

Üblicherweise spricht man hier vom magischen Viereck des Projektmanagements. Hier geht es darum, welche Ziele im Projekt erreicht werden sollen und das diese Vier sich oft sehr konträr zueinander verhalten.

Da ist zum einen die Zeit in der ein Projekt durchgeführt werden soll. Hier finden wir immer wieder das Problem vor, dass einfach zu sportlich geplant wird. Hierfür gibt es viele Gründe. Der Kunde fordert dies oder die Konkurrenz bietet die gleiche Leistung oder das Produkt schneller an. Möglicherweise fehlen einfach die Erfahrungen, derer die planen – wir erinnern uns, Projekte sind zeitlich begrenzt und haben einen definierten Start und ein festes Ende mit einem entsprechenden Einmaligkeitsfaktor. Auch weil ggf. weitere Projekte zeitgleich abgewickelt werden, ist einfach nicht mehr Zeit für das Vorhaben vorhanden. Na gut, ich will jetzt nicht abdriften.

Dann haben wir die Kosten, die so ein Projekt verursacht. Hier kann man sofort sehen, dass Zeit und Kosten sich bedingen. Denn normalerweise steigen die Kosten je länger das Projekt läuft. Und dann muss man in der Regel also schnell die Ergebnisse liefern um nicht in die so genannte Kostenfalle im Projekt zu tappen.

Nun kommen wir zum Funktionsumfang. Hier sprechen wir von den Leistungen, die im Projekt zu erbringen sind – weil z.B. ein entsprechender Leistungskatalog mit dem Kunden vereinbart wurde. Wiederum sehen wir sofort, dass hier ganz klare Abhängigkeiten zu Kosten und Zeiten bestehen. Wurde beispielsweise ein Leistungsumfang zugesagt der in der zur Verfügung stehenden  Zeit überhaupt nicht zu leisten ist, weil notwendige Ressourcen nicht zur Verfügung stehen – wird es schnell teurer als zugesagt. Dann müssen zusätzliche Personalressourcen eingesetzt werden die zusätzliche Kosten verursachen oder man muss dem Kunden eine Verzögerung verkaufen. Natürlich geht auch die Reduzierung des Leistungsumfangs, dass muss jedoch mit dem Kunden besprochen werden – der einerseits nicht begeistert sein wird und andererseits mit Sicherheit nicht die ursprünglichen Zahlungen für einen geringeren Leistungsumfang bezahlen will. Zumal der Kunde möglicherweise überhaupt nicht auf die Reduzierung des Leistungsumfangs eingehen kann oder will – auch er hat ggf. Zusagen gemacht.

Als letzter im Viereck kommen wir zur Qualität. Die Qualität der zu erbringenden Leistung oder des zu liefernden Produkts, hat von Natur aus direkten und sofortigen Einfluss auf alle drei zuvor genannten Faktoren. Eine Top – Qualität benötigt nun einmal Zeit um diese zu realisieren. Hoffentlich war die Zeit die man geplant hat auch richtig dimensioniert. Wehe wenn nicht, dann sind wir ganz schnell bei höheren Kosten oder einer Leistungsreduzierung.

Wenn ich mir alle vier Faktoren des magischen Vierecks in aller Ruhe betrachte, finde ich hier im Grunde sehr schnell Parallelen zum Finden der besten Geldanlage.

Hier habe ich auch das Problem, dass ich einerseits die sicherste Anlage, mit bester Rendite und jederzeitiger Verfügbarkeit suche. Wenn jemand weiß wo ich diese Anlageform finde – bitte melden.

Aber eigentlich sind wir mit diesen kurz beschriebenen vier Faktoren noch nicht am Ende – denn es gibt in jedem Projekt unterschiedliche Interessenslagen – sprich politische Rahmenbedingungen. Somit nehmen wichtige Stakeholder ebenfalls entscheidenden Einfluss auf die vier anderen Faktoren.

Was fangen wir nun mit diesem Wissen an?

Wir nutzen es und richten das Projektrisikomanagement genau auf diese vier (Entschuldigung auf die fünf) Faktoren aus. Wir suchen nach Risiken, die eintreten und Faktoren die negativen Einfluss auf die Projektziele haben können. Wir bewerten die gefundenen Risiken und weisen sie den Faktoren zu. Vergeben entsprechende Prioritäten und benennen jeweils für jedes Risiko einen Verantwortlichen. Dann überlegen wir uns Maßnahmen, verbunden mit einer Strategie für jedes Risiko. Wir schauen uns unsere Risiken regelmäßig an und überprüfen die Prioritäten, Eintrittswahrscheinlichkeiten und die möglichen Schadenshöhen – justieren nach und richten unsere Maßnahmen nach der Projektrealität aus. Gleichzeitig halten wir alle Ohren und Augen offen – um mögliche neue Risiken zu erkennen und diese dann in unsere Beobachtung mit aufzunehmen.

Wir managen also alle Risiken, die identifiziert wurden und werden!

Und jetzt sollten wir auch die Antwort auf meine am Anfang gestellte Frage gefunden haben.

Was haben Projektmanagement und Risikomanagement gemeinsam?

Alles!

Wenn Sie in Projekten erfolgreich sein wollen – müssen Sie auch die Risiken managen. Tun Sie es nicht,  wird das Risiko zu scheitern immens groß. Waren Sie in der Vergangenheit erfolgreich, ohne explizit Risikomanagement betrieben zu haben – hatten Sie einfach Glück, dass keine Risiken eingetreten sind die das Projektziel gefährdet haben. In der Regel haben Sie jedoch mit ihren Erfahrungen und gesundem Menschenverstand agiert und so rechtzeitig erkannt, wenn das Projektziel in Gefahr war.

Bei der Größe und Komplexität heutiger und zukünftiger Projekte, empfehle ich jedoch sich nicht auf Glück und sein Gefühl zu verlassen.

Um die Risiken die in Projekten lauern in den Griff zu bekommen, gibt es nicht Besseres als Risikomanagement im Projekt zu betreiben. Nutzen Sie die Potenziale die im Risikomanagement stecken und sichern Sie mit Risikomanagement ihren Projekterfolg.

Author: Yves Mollenhauer