Um Projekte heute effektiv managen zu können – kommen die unterschiedlichsten Softwaretools und ganze Projektmanagement Suiten zum Einsatz.

Wer seine Meilensteine, Termine, Ressourcen oder entstehenden Aufwände nicht mit der Hand am Arm planen will – setzt Software ein.

Natürlich gibt es hier am Markt für fast jede Preisklasse das entsprechende Programm. Und natürlich kommt auch oft das liebe Excel zum Einsatz.

Persönlich habe ich hierzu eine ganz klare Meinung – nach dem Motto „Richtige Wahl der Waffen“.

Dahinter stecken einige wichtige Überlegungen:

Wie groß ist das Projekt?

Wie viele Mitarbeiter werden im Projekt arbeiten?

Gibt es ggf. Vorgaben im Unternehmen oder beim Kunden?

Sollen zukünftig weitere Projekte gemanagt werden?

Wie viel will man für eine entsprechende Lösung ausgeben?

Für den Einsatz einer Projekt Management Software kann im Grunde entweder „Nichts“ oder ein „Vermögen“ ausgegeben werden – wobei „Nichts“ doch nicht gleich „Nichts“ bedeutet. Denn auch das Einrichten und das Bereitstellen verursachen Kosten die selbst bei kostenloser (frei verfügbarer Software = Open Source) anfallen.

Da in dem Moment, in dem die Software für ein Projekt zum Einsatz kommt, man auf das Funktionieren der Software angewiesen ist – wird die Software durchaus für den Erfolg des Projektes sehr wichtig. Dieses Phänomen verstärkt sich mit der Nutzungsdauer im laufenden Projekt bzw. wenn bereits einige Projekte mit der Software gemanagt wurden und die Mitarbeiter sich mit der eingesetzten Lösung auskennen.

Schaut man sich die Tools und Suiten etwas genauer an – werden sowohl Stärken wie auch Schwächen relativ schnell deutlich.


Projektmanagement Suiten:

Pro:

• eine Software für alle relevanten Projektmanagement Aufgaben
• einheitliches Look and Feel
• einheitliche Integration in bestehende IT – Infrastrukturen
• Schulung und Einarbeitung auf eine Software begrenzt

Kontra:

• in der Regel sehr komplex, da ja alle relevanten Aufgaben abzudecken sind
• möglicherweise ist die Flexibilität eingeschränkt
• üblicherweise entstehen einmalig hohe Investitionskosten und dann laufende Lizenzkosten (ggf. auch mit Nutzerbeschränkung)

Spezielle Tools für einzelne Aufgaben:

Pro:

• Einsatz für eine ganz spezielle Projektmanagement Aufgabe
• geringerer Komplexitätsgrad
• Konzentration auf Kernfunktionen
• benutzergerichtete Schulungen
• möglicherweise höhere Flexibilität

Kontra:

• Einsatz unterschiedlicher Tools für unterschiedlichen Aufgaben
• kein einheitliches Look and Feel
• möglicherweise höherer Schulungsbedarf für die unterschiedlichen Anwendungen
• Aktualisierung und Pflege unterschiedlicher Anwendungen aufwendiger

Wenn man sich die Pro und Kontras betrachtet – wobei die Aufzählungen mit Sicherheit nicht vollständig sind – fällt sofort auf, dass eine eindeutige Aussage bzgl. der Richtung nicht so einfach getroffen werden kann.

Wie sagt man so schön – Es kommt halt darauf an!

Wie auch immer die Entscheidung ausfällt, der Aufwand eine solche Software am Leben und aktuell zu halten, darf nicht unterschätzt und muss berücksichtigt werden. Dies ist nichts was vom Aufwand her auf ein bestimmtes Projekt belastet werden kann.

Wir können und wollen mit diesem kleinen Ausflug keine Empfehlung geben, zumal der Markt für Softwarelösungen – um Projekte zu managen – viel zu umfangreich ist. Somit kann dieser Artikel nur an der Oberfläche kratzen.

Es können jedoch einige Dinge ganz klar identifiziert werden:

• je nach Unternehmensgröße und Einsatzzweck, kommt man um eine intensive Marktbetrachtung nicht herum – dies kostet Zeit und damit auch Geld
• die Auswahl sollte nicht leichtfertig erfolgen, da möglicherweise hohe Kosten und weit reichende Auswirkungen damit verbunden sind
• es gibt im Grunde für jede Aufgabe für das Managen von Projekten Tools und Softwarelösungen
• es gibt freie Software (Open Source) – die zwar ohne Investitionskosten eingesetzt werden kann – jedoch keinesfalls kostenlos ist
• man findet für den kleinen Geldbeutel sehr gute Lösungen und für sehr viel Geld  Lösungen die nicht optimal für das Projektmanagement eingesetzt werden können

Denken Sie immer daran – Software allein managt kein Projekt.

Es sind die Menschen die im Projekt durch den Einsatz von Software effektiver und leichter Ihre Aufgaben erfüllen können. Bei falscher Auswahl erreicht man eher das Gegenteil und dies spricht sehr deutlich dafür, dass man sich bei der Auswahl und Entscheidungsfindung Zeit nehmen sollte und ggf. auch Hilfe in Anspruch nimmt.

Wer sich einen Überblick verschaffen möchte, findet auf  Wikipedia eine sehr schöne Aufstellung zu Projektmanagement Software.

Author: Yves Mollenhauer