der analysephase schließt sich unmittelbar die phase der anforderungsdefinition an. für mich die wichtigste phase überhaupt – warum?

hier werden die weichen für den erfolg des ecm – projekts gestellt. am ende muss man genau wissen, welcher leistungsumfang im projekt erarbeitet werden muss. ebenfalls sind nach der anforderungsdefinition die grenzen der umsetzung klar festgelegt. dies überschneidet sich im übrigen nicht mit der abgrenzung des projektes aus der analysephase – jetzt muss die abgrenzung ganz konkret, auf operativer, funktionaler ebene erfolgen – es geht ans eingemachte.

für mich persönlich immer ein sehr spannendes thema – da die abgrenzung gemeinsam mit allem am projekt beteiligen akteuren erarbeitet und ein konsens gefunden werden muss. auch was die prioritäten angeht, besteht dann eindeutigkeit. hier zeigt sich bereits die nächste große hürde, die es zu nehmen gilt.

es hört sich vielleicht einfach an, dass ist es aber bei leibe nicht. hier treffen ganz konkret die unterschiedlichen interessenslagen der fachbereiche, it und weiterer wichtiger stakeholder aufeinander.

es muss allen beteiligen deutlich gemacht werden, was genau die ergebnisse sind, die jeder erwarten kann und noch viel wichtiger – was nicht. naturgemäß liegen hier immer sehr unterschiedliche interessenslagen vor – die kunst besteht nun, dass sich alle annähern und am ende ein echter konsens erreicht wird.

der fokus liegt auf „einem echten konsens“. ich habe in meiner praxis schon oft erlebt, dass abstimmungen erfolgt und entscheidungen zugestimmt wurden, die zu einem späteren zeitpunkt immer wieder diskutiert und in frage gestellt wurden.

lebensnotwendig ist hier von „allen“ die schriftliche zustimmung zum leistungsumfang, den abgrenzungen und den prioritäten. das klingt formalistisch, ist es auch – jedoch zwingend erforderlich.

gut fangen wir mit den aktivitäten der anforderungsdefinition an.

aktivitäten

ist – prozesse aufnehmen

• was ist der aktuelle stand?
• wie sehen die derzeitigen abläufe aus?
• wo liegen offenkundig oder auch versteckt defizite?

wer möchte sich schon mit dem „ist“ befassen, wir wollen doch alles „neu“ machen – höre ich oft die verantwortlichen sagen. ja, und gerade weil wir zielgerichtet veränderungen erreichen wollen – muss klar sein von wo wir kommen.

hier können einfache prozessmodellierungen sehr helfen, die abläufe transparent und nachvollziehbar darzustellen.

bitte verstehen sie mich nicht falsch, ich bin kein freund von langatmigen ist – prozessaufnahmen – zumal die heute kein kunde mehr bezahlen wird. dennoch ist es sehr wichtig, aber bitte mit augenmaß und betriebswirtschaftlichen sachverstand.

ein rat zum schluss dieser aktivität . . .

schönen sie hier nichts, nehmen sie die abläufe und fallbeispiele die richtig „gut“ nicht gut laufen. die realität in der täglichen arbeit offenbart das potenzial von ecm.

anforderungskatalog erstellen

anforderungen aufzunehmen, abzustimmen, gewichten und zu vernetzen – diese aufgaben stehen im vordergrund. oft entstehen anforderungskataloge oder matrizen die dann sehr übersichtlich die muss-, kann-, und wunschanforderungen mit entsprechenden prioritäten und abhängigkeiten darstellen.

sehr gut können diese aufgenommenen anforderungen mit den leistungsversprechen potenzieller anbieter von ecm – lösungen abgeglichen werden. entsteht so ein lastenheft? ja, inhaltlich sollte am ende die grundlage für die erstellung vorliegen.

dann ist es kein großer aufwand mehr in der konzeptionsphase eine genaue beschreibung der gesamtheit der anforderungen des auftraggebers zu erstellen. – übrigens: voraussetzung für jeden auswahlprozess – beginnen sie einen auswahlprozess nie ohne – sonst bekommen Sie einem hummer obwohl sie ein familienauto brauchen.

dies ist ein aufgabenuniversum und in jedem projekt werden differenzierte, spezielle und besondere aufgaben auf sie warten. dies macht für mich den reiz aus, auch zu erfahren was sich der kunde wünscht und wie weit seine vorstellungen reichen.

und gerade weil es hier um die realisierung geht – ist es sehr wichtig auch realistisch zu sein und sehr wohl die betriebswirtschaftliche seite genau im auge zu behalten.

mir sind einige themen hierzu eingefallen, die im zusammenhang mit der erstellung eines anforderungskataloges sehr wichtig sind.

bitte vergessen wir nicht . . .

es geht um das komplexe zusammenspiel von menschen, prozessen und technologie.

dies stellt keinesfalls das vollständige universum da, nur ein ausschnitt und nach belieben zu erweitern . . .

juristische anforderungen ermitteln

die realisierung von ecm, ohne die detaillierte auseinandersetzung mit den rechtlichen rahmenbedingungen, ist undenkbar. manchmal (nein sind wir ehrlich – es ist immer sehr trocken und zäh) – aber dennoch absolut notwendig.

doch möchte ich an dieser stelle ganz deutlich sagen – man führt nicht ecm im unternehmen ein um den rechtlichen anforderungen gerecht zu werden. wir wollen effiziente, kostengünstige und qualitativ hochwertige businessprozesse, die durch moderne technologien optimal unterstützt werden.

die erfüllung von rechtlichen anforderungen ist eine zwingende notwendigkeit und muss das positive abfallprodukt all unserer bemühungen sein.

hier spielen interne restriktionen, compliance – anforderungen, revisionssicherheit, langzeitarchivierung und datenschutzbelange eine entscheidende rolle.

dokumentenanalyse durchführen

die bestandsaufnahme der zu berücksichtigenden dokumente bringt die ganze vielfalt zutage. nicht selten habe ich in meiner praxis von den kollegen verwunderte blicke und aha – effekte geerntet. es ist kaum zu glauben wo überall dokumente im unternehmen aufzufinden sind und was alles mit diesen dokumenten passiert.

eine detaillierte ganzheitliche aufnahme ist hier sehr wichtig. lassen sie sorgfalt walten und fragen sie lieber einmal mehr nach. schauen sie sich die Dokumente live an und unterschätzen sie die entstehenden mengen nicht.

auch wenn das thema e-mail berechtigterweise in aller munde ist – die unterschiedlichsten papierhaften dokumente, mit den verschiedenen formaten (von postkarte bis a0) und die qualitäten sind eine herausforderung für sich.

neben den papierhaften dokumenten, gilt ebenfalls das gesamte spektrum an elektronischen dokumenten genauestens zu untersuchen.

persönlich habe ich mir immer eine vollständige mappe mit allen physischen dokumenten zusammengestellt – diese mappe bildet dann die grundlage einer genauen prüfung.

eine solche mappe vermeidet im projektverlauf die frage . . . sind das jetzt alle dokumente die vorkommen? ebenfalls sollte eine übersicht aller elektronischen dokumente erstellt werden.

wir leben in einer dynamischen welt und die analyse der dokumente ist immer eine momentaufnahme.

ein weiteres wichtiges thema betrifft die wege, die dokumente im unternehmen nehmen.

die zentralen fragen in diesem zusammenhang sind . . .

• welche dokumente, bekommt wer, wann wohin und wofür?
• wo gehen die dokumente hin, wenn die bearbeitung abgeschlossen ist?
• entstehen durch dokumente bei der bearbeitung neue dokumente und was passiert mit diesen?
• bestehen abhängigkeiten zwischen eingehenden und ausgehenden dokumenten?
• entstehen zwischendokumente und wie wird mit ihnen umgegangen?
• wie sehen die unterschiedlichen stati (eingegangen, bearbeitet, weitergeleitet, erledigt usw.) aus?
• entstehen aus system (wie erp, crm . . .) dokumente und was passiert mit diesen?
• wer ist auslöser von dokumenten, wer empfänger?
• wo liegen möglichkeiten der steuerung?
• und weitere . . .
  

hier scheinen schon die formulierungen die antwort zu geben – vorsicht: vergewissern sie sich – der teufel liegt im detail und es kommt nicht selten vor, dass unterschiedliche fachbereiche ganz unterschiedliche betrachtungsweisen haben. das verständnis im zusammenhang mit dokumenten ist immens diversifikativ.

soll – prozesse entwickeln

alle arbeiten in der anforderungsdefinitionsphase münden in der beschreibung und modellierung der soll – prozesse. bereits bei der ist – aufnahme der prozesse sind in der regel defizite und schwachstellen festgestellt worden – diese sind in der zielbeschreibung aufzugreifen und es sind lösungen zu erarbeiten.

nun werden die fachlichen und technischen anforderungen zusammengefasst und definiert an welcher stelle in den neu gestalteten prozessen die technische realisierung einzubinden ist. hier gehören kreativität und pragmatismus dazu, um wirklich gute und vor allem akzeptierte zielabläufe zu gestalten.

bei der entwicklung der zielprozesse sind mehrere iterationen erforderlich, die entwickelten lösungen müssen fachlich abgestimmt und technisch hinsichtlich der realisierbarkeit überprüft werden.

und bitte auch an die kosten denken, hier gibt es immer wieder die gleichen situationen . . .

die fachbereiche möchten . . .

• reduzierung von postlaufzeiten
• vermeidung von medienbrüchen
• effiziente, schnelle prozessdurchläufe
• entlastung von manuellen und routinearbeiten
• jederzeitige verfügbarkeit der informationen
• einfach zu nutzende systeme
• usw.

die it möchte . . .

• nahtlose integration in die bestehende it – infrastruktur
• einfache und ressourcenschonende betreuung der systeme
• zukunftsfähige und offene systeme für eine optimale weiterentwicklung
• usw.

der aufwand für die realisierung muss jedoch in einem gesunden verhältnis zum nutzen stehen, dennoch machen sie nicht den fehler einer reinen roi – betrachtung.

die einführung einer ecm – lösung (schrittweise und in phasen – mit der dafür erforderlichen zeit) wird seine wirkung erst mit der zeit entfalten. kostenreduzierungen durch schnellere businessprozesse, die optimierung des kundenservice und die verbesserung der qualität sind faktoren die am ende des tages die zukunftsfähigkeit des unternehmens sichern.

noch ein wort zur entwicklung und modellierung der soll – prozesse

nehmen sie externes prozess know how in anspruch, wenn in den eigenen reihen defizite bestehen – meine erfahrungen haben mich gelehrt, dass diese investitionen bei guten prozessberatern gut angelegt sind.

es ist unmöglich ecm im unternehmen wirtschaftlich einzuführen ohne gleichzeitig eine geschäftsprozessoptimierung durchzuführen. bei der definition der soll – prozesse besteht eine eine riesige chance . . .

• entwicklung einer unternehmensprozesslandkarte
• definition von kern- und unterstützungsprozessen
• festlegen der modellierungstiefe und der notation
• standardisierung der prozessmodellierung
• definition von rollen und verantwortlichkeiten (prozesseigentümer, prozessverantwortlicher, . . .)

. . . auf dem weg zu einer prozessorientierten organisation. aber ich drifte zu sehr in das business prozess management (bpm) ab, obwohl man bereits erkennen kann – ecm und bpm gehören zusammen. diese themen dürfen sie auf keinen fall isoliert betrachten.

ergebnisse

nun sollten die ergebnisse vorliegen und bilden damit die grundlage für den start in die nächste phase, der konzeption.

• ist – prozesse dokumentiert
• gesamte anforderungen definiert
• soll – prozesse freigegeben

eine vollumfängliche und detaillierte anforderungsdefinition erleichtert und beschleunigt maßgeblich die konzeptionsphase.

diese phase werde ich in meinem nächsten artikel im august 2009 beschreiben. ich hoffe, ich konnte etwas unterhalten und hunger auf die konzeptionshase . . . machen.

Author: Yves Mollenhauer