Kaum ein anderes Fachthema ist in der SAP-DMS-Welt aktuell so angesagt wie elektronische Personalakten. Irgendwie hat es sich rumgesprochen, dass man solche Lösungen heutzutage “von der Stange” kaufen kann und dass deren Einführung meist schon in kurzer Zeit erfolgt ist. Stimmt das? Nun denn…

…es ist in der Tat so, dass die fachliche Thematik einen gewissen Reiz für die DMS-Beratung hat. Hat man sich nämlich einmal mit SAP-HR und den Spezifika der Terminologie (man spricht dort von Infotypen, Massnahmen und so) vertraut gemacht und vielleicht auch schon mal einem Personaler zugehört, stellt man fest, dass dies eine Welt für sich ist. Tatsächlich positiv betrachtet. Denn ob man eine elektronische Personalakte bei einem Fertigungsunternehmen, einem Dienstleister oder einem Versorger einführt, ist grundsätzlich sehr ähnlich. Es unterscheiden sich die Dokumentenarten und manchmal auch die unternehmensspezifischen organisatorischen Regeln für den Zugriff, aber grundsätzlich ist das Thema bei allen gleich.

Hinzu kommt, dass viele Anwenderunternehmen das SAP-HR als eigenes System betreiben und es kaum Abhängigkeiten zu den anderen ERP-Prozessen gibt. Und auch die Daten- und Dokumentenhaltung wird bei den Personalern gern separat gehalten. Also tatsächlich eine Welt für sich.

Zudem haben Personalakten die Eigenschaft, dass sie strukturell für das jeweilige Unternehmen einheitlich sind, d.h. ein konstantes Aktenmodell haben, immer einen Bezug zu einem Stammobjekt (dem Personalstamm) und auch branchenübergreifend kaum unterschiedlich sind. Mt diesen aus DMS-Sicht positiven Eigenschaften liegt es nahe, eine “Baukastenlösung” für Personalakten zu entwickeln und diese dann “massenweise” zu verkaufen.

Das denken sich viele DMS-Anbieter als auch Berater so. Leider ist es nicht ganz so einfach. In Bezug auf die Systeme ist es nämlich so, dass der Personalbereich eine ganze Menge an Herausforderungen in Sachen Berechtigungssteuerung und Zugriff mit sich bringt, der Datenschutz eine große Rolle spielt, Revisionierbarkeit, dezentraler Zugriff, temporäre Akteneinsicht und und und. Wenn man z.B. die Berechtigungssteuerung, wie sie in SAP-HR akribisch vorgenommen werden kann, auf die Personalakte übertragen will, ist man in einer Lösung “neben” SAP ganz schön gefordert. Denn dann baut man praktisch eine Berechtigungssteuerung des SAP mal eben im DMS nach. Und das ist im Einzelfall äußerst “trickreich”, denn es gibt immer wieder Konstellationen, wo zeitliche Abhängigkeiten kombiniert mit Fachdaten und Benutzerrollen zusammenkommen. Und wenn man dies nicht nur initial, sondern permanent pflegen muss, kann das schon leicht ein Dauerjob werden.

Dies ist meiner Meinung nach ein Hauptgrund, warum viele SAP-HR`ler sich fast ausschließlich mit SAP-basierten Lösungen befassen. Hier gibt es durchaus unterschiedliche Ansätze, mal als spezifische Anbieterlösung in SAP, wie dies beispielsweise Opentext macht, mal auf Basis von SAP-Recordsmanagement im Standard oder mit vorkonfigurierten Lösungen mit Recordsmanagement und eigenen Service Providern. Alles ist möglich und alles auch im Markt vorhanden.

Fakt ist jedoch, dass die Personaler allgemein erkannt haben, dass sich mit den elektronischen Akten ein paar heute sehr ressourcenfressende Abläufe vereinfachen wenn nicht gar automatisieren lassen und somit die internen Kollegen für andere, durchaus wichtigere Themen, Zeit haben. Denn die Pflege von Abwesenheiten, Urlaubsanträge, Bescheinigungen einreichen, etc. kann man bei entsprechender elektronischer Aktenlösung schon mal einfach auf den Mitarbeiter selbst “outsourcen”, damit sich der Personalreferent eher mit der Personalentwicklung oder anderer, deutlich wertschöpfenderen Tätigkeiten befassen kann.

Die im Markt vorhandenen Lösungen sind praktikabel, bezahlbar und fast schon selbsterklärend und mit einem versierten Berater erfolgt die Einführung meist in wenigen Wochen. Drum boomt das Thema meiner Meinung nach.

Author: Reiner Kappus