wie bereits im artikel vom 04. august geschrieben, habe ich am 13. august mein zweites SAPERION frühstücksgespräch zum thema „Digitale Poststelle“ besucht.

dieses mal hat SAPERION als veranstaltungsort das The Westin Grand Hotel in berlin gewählt. eine gute wahl – wie ich finde.

altgediegenes hotel mit schwerer eiserner drehtür (manuell) und großzügiger aufgangstreppe in die erste etage. man fühlt besonders die verbindung von geschichte und moderne – die dieses gebäude ausstrahlt.

3 SAPERION AG mitarbeiter und 9 teilnehmer – unter anderem aus den branchen gesundheit, verkehr, wohnungsverwaltung und finanzen – eine gut gemischte runde und ein spannendes thema.

für mich persönlich immer sehr spannend -  sich mit anderen menschen auszutauschen, von den eigenen erfahrungen berichten und festzustellen, dass die eigenen herausforderungen auch anderswo die tägliche arbeit prägen.

wie bereits bei meinem ersten frühstücksgespräch (übrigens damals zum thema record management) – eine sehr angenehme, offene und entspannte atmosphäre.

wieder hat es SAPERION verstanden zurückhaltend und fast unspürbar zu moderieren und der sich sehr schnell entwickelnden diskussion freien lauf zu lassen – ohne ganz den faden zum thema „Digitale Poststelle“ zu verlieren.

ohne dies jetzt zu einem werbebericht für SAPERION und den frühstücksgesprächen zu machen – ich hör auch sofort auf damit – aber die veranstaltungen sind wirklich gut und es lohnt sich aus dem angebot von SAPERION ein interessantes thema herauszusuchen und hinzugehen.

nun aber zu den inhaltlichen schwerpunkten

schnell stellte sich heraus, dass genau die (zentrale) poststelle eine ungemein wichtige rolle im gesamten ecm – universum spielt.

ein ausspruch der mir in diesem zusammenhang sehr gefällt – und weil 100 % wahrheit drin steckt.

“die qualität von dokumentenmanagement beginnt beim input”

viele kleine oder auch größere schwierigkeiten treibt die teilnehmer um . . .

• wie gehe ich mit der vielfalt der unterschiedlichen dokumente um?
• soll ich in farbe oder in schwarz / weiss scannen?
• wie realisiere ich eine möglichst hohe maschinelle erkennungsrate?
• wie ereiche ich, dass auch alle dokumente in der zentralen poststelle ankommen?
• wie leite ich die elektronischen dokumente schnellstmöglich an die richtigen stellen weiter?
• wie bekomme ich viele dezentrale eingangsstellen unter einen hut?

ein sehr wichtiges thema (wer ahnt es schon) – email und umgang mit emails.

• archivieren ja / nein
• wann, was, wie
• zuordnung zu den geschäftsvorfällen

daneben wurden auch themen angerissen wie dokumentengrößen, lebbarkeit, reproduktion, archivformate oder frühes / spätes scannen.

meine zentrale erkenntnis – die ich einmal mehr bestätigt bekommen habe –  es sind vor allem die herausforderungen im umgang mit den businessprozessen und dem umgang mit den signifikanten veränderungen in den organisationen die mit der einführung einhergehen und gelöst werden müssen.

mir wurde auch wieder bestätigt, dass immer noch – viel zu oft das ganze thema nur aus der technischen perspektive betrachtet wird.

die technik stellt heute aber kein wirkliches problem mehr da – hier gilt es die komplexität von prozessveränderungen, fachlichen anforderungen, gewohnheiten und bedürfnissen der menschen im zusammenspiel mit der technologie zu beherrschen.

es gilt also . . .

• die menschen auf die veränderungen vorzubereiten und sie mitzunehmen
• neue, bessere prozesse zu entwickeln – die praxistauglich sind
• technologie sinnvoll und zur unterstützung der prozesse einzusetzen
• die anforderungen der menschen, die diese prozesse tagtäglich mit leben füllen müssen, ernst zu nehmen und bei der realisierung zu berücksichtigen

es würde hier den rahmen sprengen alle angerissenen themen auch nur im ansatz inhaltlich fundiert darzustellen. auch die frühstücksgespräche vermögen dies nicht. jedes thema für sich benötigt viel mehr zeit um es tief greifend zu analysieren.

und dennoch nimmt man vieles mit. so auch ich . . .

die themen sind mir nicht neu, bereits seit 1998 habe ich mich mit vielen der angerissenen themen auseinander gesetzt. dennoch lernt man (ich) immer wieder dazu, sind viele themen heute immer noch vorhanden und es benötigt lösungen – die gemeinsam gefunden werden wollen.

das ist spannend und inspiriert mich – aus diesem grund geh ich hin und es macht spass zusammen mit anderen menschen zu diskutieren und nach lösungen zu suchen.

berlin, 14. august 2009 – yves mollenhauer

Author: Yves Mollenhauer