Im ersten Teil dieser Thematik wurde die initialen Kosten einer ECM-Lösung betrachtet. Aus den Erfahrungen vieler großer ECM-Projekte werden unter dem Begriff „Laufende Kosten“ (Betriebskosten) sehr oft nur die Wartungs- und Supportkosten von extern betrachtet. Für den Augenblick, so erleben wir es, ist dieser Kostenblock scheinbar der große Brocken. Dass unterschiedliche Systeme auch interne Kosten verursachen, wird dabei geflissentlich übersehen. So wurde aber bereits in verschiedenen empirischen Studien festgestellt, dass 80% der Kosten eines IT-Systems in der Wartungsphase auftreten.
Werden im Rahmen eines Projekts neue Mitarbeiter bzw. auch Räumlichkeiten benötigt, so sind diese auch den Betriebskosten zuzuordnen. Gerade diese Betriebskosten werden bei vielen ECM-Projektentscheidungen nicht ausreichend berücksichtigt. Dies führt bei Vernachlässigung einer Wirtschaftlichkeitberechnung dann häufig zu utopisch hohen Nutzenwerten innerhalb eines kurzen Zeitraums. Die IT-Anschaffungskosten wurden bereits den „Initialen Kosten“ zugeordnet, daher sind folgende Kostenblöcke für die Betriebskosten relevant:
- Kosten für Wartung und Support der Software bzw. Hardware, darunter fallen auch, externe Wartungskosten (Updates einspielen, Bugfixing, System-Monitoring,…)
- Fachliche Administration (Hinzufügen neuer Dokumentklassen, Einrichten neuer Ablagestrukturen, Entwerfen von neuen Prozessen, …)
- IT-Administration (Tägliches Backup, Medienwechsel, Monitoring, …)
- Kosten für den Serverraum, Klimatisierung, USV, Sicherheit, Brandschutz und den Betrieb (Strom)
- Kosten für Mitarbeiterschulungen auf den aktuellen System-Releases
- Anteil der Fixkosten des Systemverwaltungspersonals
- Kosten für die Konfiguration des Softwaresystems bzw. auch Ausfallszeiten
In weiterer Folge kann man die Betriebskosten auch einer Betrachtung nach dem Prinzip der „End-to-End-Services“ unterziehen. Dabei geht man davon aus, dass die Kosten auf den unterschiedlichen internen IT-Dienstleistungsebenen anfallen. Die Abbildung zeigt diese Ebenen von der untersten, dem Benutzer am weitesten entfernte Server-Ebene bis hin zur Applikations-Ebene selbst.
Bei der strukturierten Beurteilung der Betriebskosten ist es immer sehr wichtig, den Weg der Berechnung zu kennen und zu wissen, inwieweit die einzelnen berücksichtigten Faktoren für die jeweilige ECM-Umgebung eine Rolle spielen. Denn jedes ECM-Projekt und jedes Unternehmen wird hier Unterschiede haben.
Author: Christian Dlapka
