Irgendwann ist es fast immer soweit! Das Projektteam ist heiß auf die Produktauswahl. Im Rahmen eines ECM-Projektes kommt es zu dem Punkt, dass Software evaluiert und gekauft werden soll. Viele verschiedene ECM-Hersteller bzw. ihre Integratoren versuchen den einen Kunden von sich und ihren Leistungen zu überzeugen. Da werden Konzepte ausgearbeitet, Preisstaffeln und Lizenzmodelle bemüht. Am Ende bleibt ein ziemlich ratloser Kunde, der zudem meist noch verwirrter als vorher ist. Dies schreckt Kunden ab und lässt sehr oft das Gefühl aufkommen, dass Mängel bewusst hinten angehalten wurden oder dass hier Komponenten erst teuer nachgekauft werden müssen, obwohl das Angebot doch günstig erschien.

Damit dies nicht passiert, bzw. möglichst gut ausgeschlossen werden kann, sind zwei wesentliche Aktivitäten notwendig:

1. Durchführung einer Anbieter-Analyse - was kann das jeweilige in Betracht gezogene ECM-Werkzeug?
2. Genaue Betrachtung der Investitionen und Betriebserhaltung für ein ECM-Werkzeug – Was kostet mich die jeweilige Lösung auf die nächsten Jahre?

Im ersten Teil wollen wir uns mit dem Thema “Initiale Investitionen” einer ECM-Lösung beschäftigen.  

Die initialen Kosten stellen zu meist einmalige Ausgaben dar und können in drei Blöcke gegliedert werden:

1. Projektdienstleistungskosten: Die Kosten setzen sich dabei aus externen Customizing und Beratungskosten und internen Fachbereichs- und IT-Personalkosten zusammen, die je nach Unternehmensanforderung und Projekt anders prozentuell verteilt sein können. Für den Einsatz eines externen Dienstleisters spricht die verkürzte Wissensaufbauzeit, die Sicht von außen bzw. ein rascherer Projektfortschritt. Beispiele für Dienstleistungskosten: Voranalyse und Auswahlberatung, Basisinstallation, Customizing der Lösung, Projektmanagement, Schulungen, usw. 
2. Hardwarekosten: Da die technologische Leistungsfähigkeit im Bereich der Hardware rasant voran schreitet, muss in fast jedem ECM-Projekt mit Investitionen im Hardwarebereich gerechnet werden. Dabei müssen Storage-Systeme, Scanner oder auch Bildschirme erneuert oder ergänzt werden.
3. Softwarekosten: Die Kosten für die Software sind der dritte Kostenblock, der wesentlich beeinflusst wird durch die Menge der partizipierenden Anwender, aber auch durch die eingesetzte Hardware. Da die Preisgestaltung der Softwarelizenzen meist von der Menge der Benutzer abhängig ist, hat das zur Folge, dass umso mehr Benutzer an dem neuen ECM-System teilnehmen, umso niedriger wird der Preis pro Arbeitsplatz. Beispiele für Softwarekosten: Betriebssystem-Lizenz, Datenbank-Lizenz, ECM-Software, Datensicherungssoftware,  Systemverwaltungssoftware, Virtualisierungssoftware usw.

Ganz wesentlich neben diesen Kostenblöcken müssen auch die internen Ressourcen gerechnet werden. Neben den Kosten für bestehende Hardware, sofern nicht bereits anderswo verrechnet, muss auch die interne Projektmannschaft als Kostenfaktor betrachtet werden. Nur Allzugerne werden diese Aufwände unter den Tisch fallen gelassen oder als sowieso vorhanden bezeichnet. D.h. interne und externe Kosten müssen gleich mit einkalkuliert werden.

Im nächsten Blog (Teil 2) beschäftigen wir uns dann mit den “Laufenden Kosten – den Betriebskosten” einer ECM-Lösung.

Author: Christian Dlapka