Lange Zeit wurde es als selbstverständlich angesehen, dass in Projekten Themen abgestimmt, ausdiskutiert und gemeinsam Lösungen erarbeitet werden. In der Regel hat man sich über das Wie, Wann und Wo nur sehr wenig Gedanken gemacht.

Die Praxis beweist es fast täglich – es ist nicht selbstverständlich!

In vielen Projekten wird schmerzlich festgestellt, dass die Kommunikation schlecht läuft und Kommunikationsdefizite für viele Probleme verantwortlich sind. Die GPM (Gesellschaft für Projektmanagement), definiert Kommunikation als wesentlichen Erfolgsfaktor in Projekten. Wenn man sich bereits in der Planungsphase intensiv mit dem Thema Kommunikation im Projekt auseinander setzt, arbeiten die Projektteams schneller und effektiver zusammen. Missverständnisse und Verständigungsschwierigkeiten treten nicht auf - es herrscht ein offenes und transparentes Arbeitsklima. Hier sind Fragen willkommen und bieten die Chance gemeinsam gute Lösungen zu erarbeiten.

Die Kommunikation in Projekten zu planen gehört dazu, wie auch eine Termin-, Meilenstein-, Kosten- und Ressourcenplanung.

Hand aufs Herz:

Gehört die Planung der Kommunikation zu den Aufgaben, die Sie mit als erstes bei der Projektplanung angehen?

Viel zu spät stellt man im Projektverlauf fest, dass die Abstimmungen untereinander nicht gut laufen und nicht die gewünschten Ergebnisse bringen. In endlosen Projektsitzungen, in denen nicht die richtigen Personen sitzen, die gerade für die Bewältigung der Probleme benötigt werden – quält man sich Tag ein Tag aus durchs Projekt.

Und stellt sich dann jemand hin und sagt es ganz deutlich?

Machen Sie es besser! Planen Sie in Ihrem Projekt die Kommunikation.

Erstellen Sie eine Kommunikationsmatrix und definieren Sie mit ihr die Kommunikationsintervalle, Teilnehmer und die Medien der Kommunikation. Stimmen Sie Kommunikationsregeln und Wege ab. Definieren Sie bevorzugte Kommunikationswege und schließen Sie bestimmte Wege aus.

Sind die Rahmenbedingungen der Kommunikationsstrategie allen Projektmitarbeitern bekannt und akzeptiert – ist dies der Grundstein für effektive und zielführende Kommunikation.

Damit ist es aber noch lange nicht getan – denn Kommunikation muss leben und sich auch an veränderte Bedingungen anpassen. Projektleiter müssen mit Adlersaugen auf das Kommunikationsverhalten in Projekten achten, sonst werden einerseits die Rahmenbedingungen nicht eingehalten und es entstehen Probleme in der Kommunikation die das gesamte Projekt und den Erfolg gefährden können.

Denken Sie bei Kommunikation bitte aber nicht nur an Besprechungen und Abstimmungen.

Kommunikation hängt ganz eng mit richtiger Bereitstellung von Informationen zusammen. Oft entstehen die Probleme in der Kommunikation erst dadurch, dass erforderliche Informationen nicht verfügbar gemacht werden. Mitarbeiter benötigen zeitnah die richtigen Informationen um im Projekt die an sie gestellten Aufgaben zu erfüllen. Wer nicht informiert ist, ist im Nachteil und fühlt sich nicht eingebunden.

Heute entwickeln Teilprojekte einzelne Lösungsmodule die am Ende passgenau zu einem Ganzen zusammengefügt werden müssen.  Planung und Organisation findet beispielsweise in Deutschland statt, die Produktion in Südostasien, dass Produktdesign in Schweden und die Vermarktungsstrategie in den USA.

Die heutige Zeit ist geprägt von großen, komplexen und interkulturellen Projekten. Oft sind die Projektteams um den ganzen Globus verteilt. Gerade in solch einem Projektumfeld ist es ungeheuer wichtig eine effektive und intensive Kommunikation im Projekt zu gewährleisten.

Findet dies nicht statt – scheitern die Vorhaben. Das sind keine Hirngespinste, dies beweisen etablierte Studien z.B. des Beratungshauses Infora, hier hat man herausgefunden, dass zwischen 2006 und 2008 nur jedes fünfte IT-Projekt seine Ziele erreicht hat.

Entstehen in verteilen Projektteams Missverständnisse oder Verstimmungen, lassen sich diese nur mit sehr großem Aufwand aus der Welt schaffen. Angespannte Verhältnisse der Mitarbeiter untereinander können Projekte empfindlich stören. Mitarbeiter fühlen sich ausgeschlossen, weil andere Mitarbeiter einen Informationsvorsprung haben, nur weil diese in der Zentrale arbeiten.

Hier können die modernen Technologien so richtig auftrumpfen. In den Unternehmen halten langsam moderne Besprechungsformen – wie Webkonferenzen Einzug.

Sie sagen, alles Quatsch und für unser Unternehmen nicht praktikabel. Haben Sie es schon mal versucht? Lassen Sie sich auf neue Kommunikationswege ein und entwickeln Sie in den Projekten einen effektiven Mix etablierter Kommunikationswege wie E-Mail, Telefon, vor Ort Besprechungen und Webkonferenzen.

Jede dieser Kommunikationsmöglichkeiten hat bestimmte stärken – diese zu nutzen und bedarfsorientiert einzusetzen ist die Herausforderung. Daneben spielen die Kosten und die erforderliche Zeit für vor Ort Besprechungen sowie die fehlende Effizienz von E-Mail bzw. Telefon, eine nicht unwesentliche Rolle – sich mit alternativen Kommunikationswegen auseinander zu setzen.

Fragen Sie sich bitte bei allem was Sie im Projekt für eine effiziente Kommunikation und Bereitstellung von Informationen tun, ob es der Transparenz und Nachvollziehbarkeit dient. Nur wenn für die Mitarbeiter jederzeit transparent ist, wo das Projekt steht und wo es hingehen soll, hat das gewählte Kommunikationsmedium seine Aufgabe  erfüllt.

Effiziente Kommunikation im Projekt als Schlüssel zum Erfolg – nutzen wir also die Stärken der modernen Informationstechnologie und lösen uns von alten Wegen der Kommunikation und Informationsverteilung, die allzu oft ihre Untauglichkeit bewiesen haben.

Frankfurt, 16. November 2009 – Yves Mollenhauer

Author: Yves Mollenhauer