Seit Microsoft mit Exchange 2010 den die neue Version seiner Groupware veröffentlicht hat wird viel darüber diskutiert, was es kann und was es bringt. Einige Features scheinen auf den ersten Blick als äußerst erfreulich. So wird immer wieder die „zentrale Archivierung“ hervorgehoben, die die bisher verbreiteten pst-Dateien (Personal Storage Table; persönliche Archivdatei) ersetzt.

Ein Problem der Daten, die in pst-Dateien gesichert werden, ist, dass sie meist nur lokal verfügbar sind. In der heutigen Zeit zählen Informationen zum größten Kapital der Unternehmen. Allerdings nur, wenn diese auch zentral verfügbar sind und nicht irgendwo in den persönlichen Ordnern der Mitarbeiter liegen oder gar gelöscht wurden. Im diesem Fall können sie das Unternehmen sogar teuer zu stehen kommen, falls es sich um Daten handelt die einer Archivierungspflicht unterliegen. Nicht zuletzt deshalb haben sich Lösungen etabliert, die die bisherige Groupware um eine zentrale Archivfunktion ergänzen.

Wird diese Aufgabe nun von der neuen Version der Groupware übernommen?
Die Antwort ist hier ein klassisches „JEIN“.

Der Ansatz die zentralen Archivierung direkt in die Groupware zu integrieren ist mit Sicherheit ein Schritt in diese Richtung. Allerdings ist die aktuelle Form der Umsetzung eher rudimentär und bei weitem kein Ersatz für separate Archivierungslösungen oder gar E-Mail-Management-Suiten.
Zum einen entlasten sie den Exchange-Server, da die Daten ausgelagert werden und nicht auf dem Server verbleiben, wie das bei der Variante von Exchange 2010 der Fall ist. Zum anderen bieten Sie meist deutlich mehr als eine zentrale Archivierung. Die Funktionen reichen von Funktionen zur Speicherersparnis wie z. B. single instancing (also die einmalige Speicherung mehrfach eingegangener Daten) oder der Komprimierung bis hin zur Integration der Informationen in das Dokumenten- oder Enterprise Content Management System des Unternehmens.

Microsoft folgt damit dem langewährenden Trend hin zur zentralen Datenhaltung aber es bleibt nach wie vor Viel zu tun. Immerhin sparen sich die Unternehmen die Verwaltung unzähliger pst-Dateien, diese können dann nämlich direkt in das Exchange-eigene Archiv importiert werden.

Author: Bernhard Bachinger