Die Problematik der Wirtschaftlichkeitsrechnung ist bei allen Softwareprojekten eine sehr ähnliche. Das Management hätte gerne gewusst, ob sich der Einsatz einer bestimmten Lösung für das Unternehmen rechnet. Grundsätzlich ist dabei als erstes überhaupt zu klären, was Wirtschaftlichkeit in diesem Zusammenhang bedeutet.

„Die Wirtschaftlichkeit ist eine Kennzahl , die das Verhältnis von Output- zu Einsatzgrößen misst. Bei Handeln  nach dem Wirtschaftlichkeitsprinzip  ist dann (bei Auswahlproblemen) die Alternative zu wählen, die die höchste Wirtschaftlichkeit aufweist.“ (Zitat: http://www.wirtschaftslexikon.de/)

In der Regel sind dies zwei mögliche Optionen:

1. Den Umgang (Prozesse, Arbeitsweisen, Informationswege) mit Informationen und Dokumenten so zu belassen, wie es bisher im Unternehmen war.
2. Bzw.  neue Werkzeuge bzw. auch Prozessoptimierungen mit ECM-Systemen einzuführen.

Für die Wirtschaftlichkeitsberechnung von ECM-Systemen sind neue Methoden erforderlich, die neben den quantitativen (monetär) messbaren, vor allem auch den qualitativen Nutzen bewerten. Wichtig sind dabei folgende Aspekte:

• Vorhandensein einer fundierten Entscheidungsgrundlage (strukturierte Analyse der Anforderungen und Abläufe),
• vollständige Alternativen-Bewertung indem qualitative, quantitative und Risiko-Faktoren miteinbezogen werden,
• Prozesstransparenz in der Zusammenarbeit von IT, Fachabteilungen und Controlling,
• Möglichkeit zum Abgleich der errechneten Plandaten mit dem Ergebnis nach der Umsetzung.

Interessanterweise gibt es aus den eigenen Projekterfahrungen unterschiedlichste Wirtschaftlichkeitsberechnungsergebnisse, welche meist schon von den Verfassern selbst als fiktiv bzw. unrealistisch bezeichnet werden. Warum ist dies so?

Einerseits werden oft falsche Annahmen (meist mangels Erfahrung) bei den Einsparungspotentialen getroffen. Weiter werden die Detailerhebungen nur sehr rudimentär und nicht vollständig durchgeführt, meist wegen Zeitmangel. Dies hat zur Folge, dass sich nach der Einführung der jeweiligen Lösung Ernüchterung breit macht. Dabei wurde die Berechnung sehr oft ohne die Anwender des späteren ECM-Systems angestellt.

Wirtschaftlichkeit und somit auch der Projekterfolg wird maßgeblich vom Realisierungsfaktor der Einsparungsmöglichkeiten beeinflusst. Was heißt das konkret?

• Wie gut sind meine Anwender im Unternehmen überhaupt befähigt, die Möglichkeiten des ECM-Systems auszuschöpfen? – Wurden diese gut geschult?
• Wie sehen meine neu definierten und durchzuführenden Prozesse mit dem ECM-System wirklich aus? – Hab ich da etwas übersehen?
• Gibt es im Unternehmen Restriktionen, welche die effiziente Durchführung mit dem ECM-System behindern? – Gibt es Arbeitsweisen und Abläufe die im Unternehmen fest eingefahren sind?

Diese oft weichen Faktoren müssen auch berücksichtigt werden. Wir versuchen dies in Form eines eigenen ECM-Realisierungsfaktors, der damit die Fähigkeit des Unternehmens ausdrücken soll, den wirklichen späteren Nutzen eines ECM-Systems zu berechnen.

Author: Christian Dlapka