Viele SAP-Anwender, welche sich mit der Einführung von DMS-Lösungen befassen, stehen früher oder später vor der Frage wohin mit dem Content, also den Dokumenten. Das Konzept in SAP ist offen gestaltet und sieht als Verbindung zwischen der Fachlichkeit (den SAP-Anwendungen) und der Technik die so genannten “Content Repositories” (CR) vor.

Hier treffen nun zwei grundsätzliche Ansätze aufeinander:

• aus SAP-Sicht externes Archivsystem, welches über die Schnittstelle “ArchiveLink” angesprochen und diese zertifiziert wird
• SAP-eigenes Produkt “SAP Contentserver”, ebenso über ArchiveLink angebunden

Die anstehende Entscheidung ist für viele Kunden keineswegs trivial und kann daher nicht pauschal getroffen werden. Viele Anwender haben bereits ein DMS im Einsatz, welches über eine zertifizierte Schnittstelle (ArchiveLink) auch einfach zur Ablage jeglichen Contents aus SAP verwendet werden kann. Diesen Weg sind in der Vergangenheit die Mehrheit der SAP-Anwender gegangen.

Da jedoch bei der Ablage von Content über die Schnittstelle ArchiveLink keinerlei Attribute mitgegeben werden, da SAP die fachliche Verwaltung des Contents selbst übernimmt, ist fast immer zusätzlich die Aufgabenstellung vorhanden, den abgelegten Dokumenten “sprechende” Attributwerte aus SAP mitzugeben, damit diese im DMS-Kontext fachlich korrekt zugeordnet und vor allen Dingen auch mit DMS-Mitteln recherchiert werden können. Dazu haben viele DMS-Anbieter eigene Werkzeuge entwickelt, über welche Fachdaten aus SAP mehr oder weniger komfortabel und zeitnah an das DMS übergeben werden können.

Der SAP Contentserver hingegen ist ein SAP-eigenes Produkt, welche ähnlich einem CAS (content adressed storage)-System die zu archivierenden Dokumente ablegt und verwaltet. Der SAP Contentserver wird auf einer eigenen Instanz (Hardware / Netweaver-System) “neben” dem ERP-System eingerichtet. Als mögliche Datenhaltungsvarianten sind entweder eine SAP-DB auf dem Contentserver oder ein externes Filesystem (Windows oder UNIX) möglich. Der Content liegt dort jeweils intransparent ab, d.h. es gibt keine “sprechende” Datei- oder Datenbankstruktur. Eine Attributierung der Dokumente ist weder vorgesehen noch relevant, da der einzige Weg zu den Dokumenten über die Schnittstelle ArchiveLink aus SAP möglich ist. Das klingt zunächst einmal nachteilig, doch hat der SAP Contentserver auch einen sehr markanten Vorteil: er wird kostenlos von der SAP zur Verfügung gestellt.

Spätestens jetzt stellt sich natürlich bei SAP-Kunden die Frage, ob man für ein externes System Lizenz- und Wartungskosten zahlt, oder ganz einfach auf ein kostenfreies SAP-Produkt setzt. Eine reine Kostenbetrachtung spricht eindeutig für die SAP-Variante. Aber in den meisten Vorhaben kann man diese Entscheidung eben nicht einfach nach den Kosten beurteilen.

Was also tun? Fragt man die SAP nach einer “offiziellen” Meinung, so wird man immer wieder den Grundtenor hören der in etwa lautet: “na ja, der Contentserver ist ja eigentlich nur zum Testen gedacht gewesen und nicht unbedingt für die Produktion”. Oder man hört: “für nicht all zu große Datenmengen ist das sicherlich OK, doch wenn sie große Mengen haben, dann ist der Contentserver vielleicht nicht die erste Wahl”. Dieser Meinung stehen dann diverse Kundenaussagen gegenüber, welche das genaue Gegenteil behaupten.

Was sind ihre Erfahrungen in diesem Thema?

Author: Reiner Kappus