wie bereits angekündigt, habe ich an der veranstaltung teilgenommen und möchte hier davon berichten.

die veranstaltung fand im steigenberger hotel berlin am los-angeles-platz im saal „louis“ statt. wie ich finde sehr schön und gediegen. der saal „louis“ war für die anzahl der teilnehmer sehr gut proportioniert und man durfte an einem der fünf runden tische mit jeweils fünf personen platz nehmen. am ende des saals war das frühstücksbuffet aufgebaut und gab somit dem motto der veranstaltung den kulinarischen rahmen.

teilnehmerzahlen (von mir gezählt)

6  infoniqa – mitarbeiter + 1 mitarbeiter oberfinanzdirektion rheinland + 2 audicon – mitarbeiter + 16 teilnehmer

kurzfazit:

• sehr gute location
• tolles frühstücksbuffet
• sehr angenehme atmosphäre

die veranstaltung war für ca. 3 stunden (9:45 bis 12:45) angesetzt.

agenda:

come together & begrüßung (9:30 – 9:45)

eintreffen der teilnehmer, individuelle begrüßung, registrierung, namensschilder verteilen, platzauswahl und die erstversorgung des leiblichen wohls

begrüßung der teilnehmer und kurze vorstellung der infoniqa plus anwesende mitarbeiter, des mitarbeiters der oberfinanzdirektion rheinland und der audicon – mitarbeiter.

status quo der GDPDU aus sicht des bundesministerium der finanzen (9:45 – 10:45)

der mitarbeiter der finanzdirektion rheinland präsentierte in einer offen gesagt „sehr umfänglichen aber nicht langatmigen powerpoint präsentation – über 50 Folien“ für mich sehr gut, den status quo der GDPdU.

da das thema natürlich in einer stunde nur grob umrissen werden konnte, verwies er auf die internetseite des bundesfinanzministeriums – eine sehr gute anlaufstelle bei fragen (hier einfach nach GDPdU suchen).

es wurden unterschiedliche problemfelder skizziert, die bereits aus der praxis der prüfungen bekannt geworden sind. hier wird dem einen oder anderen teilnehmer durchaus etwas flau in der magengegend geworden sein. das haben auch einige der fragen aus dem teilnehmerkreis bestätigt. für mich ein gelungener und sehr professioneller vortrag.

danach gab es eine kleine pause um auch dem buffet einen besuch abzustatten.

erfolgreiche umsetzung eines GDPdU – projekts anhand eines praxisbeispiels (11:00 – 12:00)

der zweite vortrag (durch einen mitarbeiter der infoniqa), beleuchtete das thema aus projektsicht. hier wurde skizziert, welche komplexität GDPdU – projekte durchaus annehmen und wie man praktisch vorgehen kann. bevor jedoch der redner auf das projektvorgehen einging, stellte er die systemtechnischen hilfsmittel der infoniqa vor. sehr gut wie ich finde – im weiteren verlauf konnte man somit mit dem einen um die ohren fliegenden fachbegriffen etwas anfangen und diese entsprechend richtig einordnen.

alle aktivitäten zielen im kern darauf ab, nach möglichkeit alle im unternehmen vorhanden digitalen daten vollumfänglich zu sichern und in den GDPdU – beschreibungsstandard zu überführen. mit hilfe des produkts GDPdU – Center werden alle daten in diesen standard überführt. die so erzeugten daten können dann der finanzverwaltung zur prüfung übergeben werden. eine kurze live – demo des GDPdU – Centers rundete den beitrag ab.

eine vorstellung über die funktionsweise des GDPdU – Centers kann auf der infoniqa – internetseite als pdf – präsentation runtergeladen werden.

die finanzverwaltung setzt die softwae IDEA + AIS TaxAudit professional der firma audicon für die prüfung ein. in diese software werden die überlassenen daten (Z3) eingelesen. damit das funktioniert, sollten die daten eben in diesem GDPdU – beschreibungsstandard übergeben werden.

die präsentation war meiner meinung super spannend und professionell. leider kann ich das thema in diesem kurzen artikel wirklich nur anreißen.

dies ist eigentlich sehr schade – ich werde mir hier was überlegen müssen, wie ich das gesamte themengebiet (organisatorische voraussetzungen, technische umsetzung und durchführung des projekts) auf blog.pentadoc.com detaillierter aufbereite.

die nicht übertriebenen technischen ausführungen des redners waren für das verständnis notwendig.

aber mal ehrlich – da steckt schon einiges an it- leistung dahinter.

das projektbeispiel wurde auf basis eines sap – erp systems vorgestellt. im übrigen hat gerade die infoniqa hier im sap – umfeld ihre kernkompetenz. aber auch andere erp – systeme wie navision, werden unterstützt bzw. mit hilfe von hss (hersteller spezifische schnittstellen) bereitgestellt.

daneben wurde für die optimale prüfungsvorbereitung das produkt „Digitale Steuerakte“ vorgestellt. diese lösung unterstützt unternhemen die sap einsetzen bei der umsetzung der GDPdU – anforderungen im rahmen eines entsprechendem projekts (erzeugen des GDPdU – beschreibungsstandards, bereitstellung eines DMS zu verwaltung von verfahrensdokumentation und bei der prozessbetrachtung).

ein satz der mir in diesem zusammenhang durchaus noch wichtig erscheint und in erinnerung geblieben ist.

„vor abschaltung von altsystemen an GDPdU konforme erstellung der daten in form des beschreibungsstandards denken und umsetzen.“

die nachfolgende grafik soll darstellen um was es in GDPdU – projekten geht und welche ergenisse erarbeitet werden.

mit einer weiteren pause, konnte das buffet erneut in anspruch genommen werden.

live präsentation „simulation einer digitalen betriebsprüfung (12:15 – 12:45)

der dritte teil der veranstaltung gab einen überaus interessanten einblick in die digitale betriebsprüfung. hier wurde durch den mitarbeiter der finanzverwaltung live in AIS TaxAudit / IDEA gezeigt, wie üblicherweise eine digitale betriebsprüfung im rahmen von Z3 (datenträgerüberlassung) abläuft.

es wurde von seiten der finanzverwaltung zwar gesagt, dass man sich erst am anfang befände – ich hatte jedoch den eindruck, die wissen ganz genau worauf es ankommt. das sollte man selbstverständlich auch von den mitarbeitern der finanzverwaltung erwarten.

jedoch wird es wohl in der zukunft eine verlagerung der prüfungsaktivitäten hin zu den vorsystemen geben – denn wie wurde es vom redner treffend formuliert: „wir wissen auch wo die musik spielt.“

diskussion – open end (ab 12:45)

da der zeitplan etwas überschritten wurde, habe ich unmittelbar nach der live – demo die veranstaltung verlassen.

welche erkenntnisse lassen sich gewinnen?

jeder der sich mit der GDPdU beschäftigen muss (alle die betriebsprüfungen durch die finanzverwaltung erwarten dürfen), sollte sich auf die entsprechende prüfung intensiv vorbereiten.

mein eindruck (den im übrigen auch der mitarbeiter der finanzdirektion rheinland hat) – es sind eher weniger unternehmen auf das GDPdU – thema „gut“ vorbereitet als vielleicht angenommen werden darf. eine genaue überprüfung im unternehmen wäre das mindeste, was hier erfolgen müsste. in der realität muss jedoch davon ausgegangen werden, dass viele unternehmen im höchstmasse unzureichend vorbereitet und GDPdU – seitig „nicht gut“ aufgestellt sind. dies ist auch der finanzverwaltung durchaus bewusst.

infoniqa betont, dass das thema GDPdU im unternehmen als projekt installiert werden sollte. dieses projekt ist jährlich erneut durchzuführen. auch wenn diese empfehlung auf den ersten blick der definition von projekten (neuartig, einmalig) widerspricht, hat diese empfehlung sehr wohl seine berechtigung.

jedes geschäftsjahr ist anders, die systeme, geschäftsvorfälle und prozesse sind kontinuierlichen veränderungen ausgesetzt und somit ist auch jede prüfung anders und neu.

sicherheit, gut auf die entsprechenden prüfungen vorbereitet zu sein, gibt nur die gute vorbereitung auf die prüfung. die komplexität und der aufwand eines GDPdU – projekts darf nicht unterschätzt werden – hier gaben die ausführungen der infoniqa einen sehr guten einblick.

ebenfalls wurde meiner meinung nach sehr gut durch die infoniqa vermittelt, wie ein praktisches vorgehen in einem GDPdU – projekt aussehen kann. natürlich möchte ich hier nicht unterschlagen, dass infoniqa, mit den langjährigen erfahrungen durchaus als dienstleister im rahmen von GDPdU – projekten zur verfügung steht. und obwohl ich keinerlei verpflichtung gegenüber infoniqa habe – nach der veranstaltung würde ich meinem vorstand infoniqa durchaus als unterstützer empfehlen.

infoniqa empfiehlt die installation eines GDPdU beauftragten im unternehmen. damit hat man jederzeit eine zentrale anlaufstelle für alle themen rund um GDPdU und das somit sich aufbauende know how reduziert den jährlichen aufwand bei der durchführung des GDPdU – projekts. diese meinung teile ich im übrigen auch – dies bedeutet ja nicht, dass eine person sich ausschließlich mit GDPdU beschäftigt. dies wird ganz individuell von unternehmen zu unternehmen anders aussehen.

weiterhin wurde als grundvoraussetzung für eine gute vorbereitung, dass vorhandensein einer entsprechenden verfahrensdokumentation herausgestellt. so wie ich das sehe führt das fehlen der verfahrensdokumentation regelmäßig bei den prüfungen zu ernstzunehmenden problemen.

bereits ca. 70 % der prüfungen erfolgen in digitaler form und von diesen 78 % in form der datenträgerüberlassung (Z3). damit wird sehr deutlich welche immense bedeutung der GDPdU – beschreibungsstandard hat. löse ich dieses problem, kann für die prüfung die datenträgerüberlassung ohne großen aufwand erfolgen. im übrigen kann bei speicherung in einem auswertbaren archiv ebenfalls der datenzugriff in den formen Z1 (unmittelbar) und Z2 (mittelbar) sicherstellt werden. durch den einsatz von IDEA + TaxAudit der firma audicon im eigenen unternehmen, ist somit auch sehr leicht eine simulation einer betriebsprüfung möglich.

genau hiermit beschäftigt man sich in GDPdU – projekten. in diesem zusammenhang kommen im unternehmen mindestens auf die bereiche finanzen / controlling und it erhöhte anforderungen zu. in der realität werden wohl noch weitere bereiche des unternehmens betroffen sein.

seit der änderung der abgabeordnung nach dem jahressteuergesetz 2009, können die finanzbehörden ein verzögerungsgeld von bis zu eur 250.000 verhängen. erfüllt man die anforderungen an die GDPdU nicht, kann dies empfindlich teuer werden.

die einführung von ecm / dms im unternehmen ist ohne die berücksichtigung der GDPdU undenkbar, da die rechtlichen anforderungen im rahmen von ecm erfüllt werden müssen. somit schließt sich der kreis und sichert die zwingend erforderliche vernetzung von ecm und GDPdU.

persönlich finde ich das thema super spannend und ehrlich gesagt – ist es weder mein anspruch noch habe ich die möglichkeit das GDPdU – thema umfassend in diesem artikel darzustellen.

ich habe sehr viel dazu gelernt und werde mich mit dem thema GDPdU, nicht nur aus beruflichen gründen, weiter intensiv beschäftigen.

fazit:

• sehr interessant und informativ
• organisatorisch sehr gut vorbereitet
• professionelle präsentationen
• nicht zu lang
• viel gelernt
• erkenntnis, dass vorhandene lücken geschlossen werden müssen
  

internetadressen:

www.bundesfinanzministerium.de

www.infoniqa.de

www.audicon.net

Author: Yves Mollenhauer