die PENTADOC AG, hier speziell der bereich PENTADOC Radar, hat unlängst eine studie zum thema „Elektronische Akten in der Praxis“ durchgeführt – in der die aktuelle situation in verwaltung und wirtschaft beleuchtet wird. neben einem kurzen interview des verfassers der studie (hier als mp3 audiosteam zu hören),  kann die studie auch im PENTADOC Radar Shop käuflich erworben werden. eine sehr gute möglichkeit sich einen aktuellen überblick über das thema zu verschaffen – wie ich finde.

persönlich befasse ich mich bereits seit 1998 mit dem thema „elektronische Akte“. damals bin ich in einem projekt zur einführung eines elektronischen postkorbs unterwegs gewesen – bei dem bereits intensiv über workflows nachgedacht wurde.

diese wurden dann auch umgesetzt und gemeinsam mit meinen kollegen haben wir hiefür die fachlichen anforderungen definiert und die gesamte entwicklung bis hin zur einführung begleitet.

im jahre 1998 war das für mich wahnsinnig spannend und innovativ zugleich.

gerade im moment arbeite ich an der konzeption und realisierung einer mandantenakte und an der verbesserung einer dezentralen anbindung von standorten – verbunden mit den ersten schritten in richtung postkorb und workflow.

inspiriert durch die studie und meinen aktuellen herausforderungen, finde ich die idee spannend, dass thema hier auf blog.pentadoc.com aufzugreifen und zu beleuchten.

die „elektronische Akte“ ist ein kleiner teil im ganzen ecm – universum und es ist auch nicht wirklich neu. die anbieter von lösungen, wie zum beispiel die SAPERION AG mit ihrem seit 2009 auf dem markt befindlichen produkt „SAPERION AG“, haben ihre lösungen kontinuierlich weiterentwickelt und die aktuellen technologien einfließen lassen.

gut, jetzt aber zurück zu meiner idee das thema etwas intensiver zu beleuchten.

wenn ich mir eine elektronische akte vorstelle, sieht die für mich in etwas so aus.

was sollten, auf dem weg zur entscheidung für oder gegen die einführung von elektronischen akten, für überlegungen angestellt werden? welche potenziale stecken in elektronischen akten und welche voraussetzungen für den einsatz müssen vorhanden sein?

auch auf fallstricke und stolpersteine will ich eingehen und von meinen eigenen erfahrungen berichten.

wichtig ist mir dabei, einen beitrag zum besseren verständnis und den hintergründen von elektronischen akten anzubieten. natürlich habe ich die weissheit auch nicht mit der muttermilch eingesogen – in über 10 jahren habe ich jedoch einige erfahrungen sammeln dürfen – die sicher an der einen oder anderen stelle durchaus interessant sein können.

damit ich gut starten kann, habe ich mir überlegt die zu beleuchtenden themen – als unterordner meiner „elektronischen Akte“ darzustellen.

wenn man so will, stellen die unterordner die struktur der “elektronischen Akte” dar. jede ebene kann natürlich weitere unterebenen haben. die anzahl der ebenen wird je nach fachlicher anforderung sehr unterschiedlich sein. rückmeldungen von anwendern haben mir gezeigt, dass mehr als 3 ebenen nicht sonderlich der übersichtlichkeit dienen – und wenn möglich sollte man auf mehr als 3 ebenen verzichten.

wenn am ende ein genaueres, transparenteres bild entsteht und antworten auf fragen wie . . .

• was sind elektronische akten?
• wie muss man sich elektronische akten vorstellen?
• wie kann eine umsetzung aussehen?
• was ist bei der einführung zu berücksichtigen?
• und wie fang ich am besten an?

. . .  gefunden werden, wäre es meiner meinung ein gutes ergebnis.

herausstellen möchte ich, dass ich keine empfehlung für ein ganz konkretes produkt eines herstellers geben möchte.

wie geh ich an das thema „elektronische Akte“ heran – das ist das ziel – nicht mehr und nicht weniger.

springen wir doch gleich mal in den ersten unterordner „aktueller stand“.

wo stehen nun die unternehmen und verwaltungen aktuell (sommer 2009) beim thema „elektronische Akte“?

hier gibt die studie von PENTADOC Radar einen sehr guten einblick.

ich habe  hierzu auch eine meinung und einige infos aus der praxis.

es fällt auf, wenn elektronische akten zum einsatz kommen, dass man oft insellösungen vorfindet. ein oder zwei organisationseinheiten, meist technikbegeisterte verantwortliche, treiben das thema voran und setzen es in ihrem verantwortungsbereich um. es geht teilweise soweit, dass selbst scannlösungen als inseln in den einzelnen fachbereichen realisiert sind.

natürlich gibt es hier zentrale poststellen, die einbeziehung scheitert jedoch oft an hierarchien, macht- und einflussinteressen. oft habe ich hier auch bereits aussagen vernommen wie . . .

• wenn wir diesen fachbereich mit einbeziehen wollen, sind wir in 10 jahren noch nicht weiter.
• die it brauchen wir hier überhaupt nicht zu fragen, die lehnen sowieso alles ab.
• ich kann doch selbst entscheiden, wie ich moderne technik für meinen bereich einsetze.

wirkliche integrationen in bestehende it – infrastrukturen bzw. in kernanwendungen sind eher wenig anzutreffen. damit ist dann die elektronische akte auch nicht unternehmensweit durchgängig im einsatz.

oft findet man die elektronische akte als reine informations- und auskunftsplattform vor, workflow – themen werden erst interessant – bei bereichsübergreifenden realisierungen – diese sind jedoch selten.

dokumentenmanagement wird meiner einschätzung nach immer noch zu wenig strategisch im sinne einer unternehmensweiten strategie betrachtet.

finanzdienstleistungsunternehmen (banken, versicherungen) haben hier eine vorreiterrolle und arbeiten schon länger mit elektronischen akten.

bei der einführung werden effizienzsteigerungen bei der abarbeitung von vorgängen erwartet. es sollen die durchlaufzeiten signifikant verringert werden und informationen sollen jederzeit zur verfügung stehen.

für unternehmen die bereits elektronische akten einsetzen, werden immer mehr die themen prozessoptimierung, integration, abbildung von workflows und  einhaltung von compliance – anforderungen wichtig.

das gold in den prozessen, wird noch zu wenig gehoben – prozesse die durch dokumente gesteuert oder initialisiert werden, sind allzu oft nicht transparent und nicht dokumentiert.

bei genauer betrachtung werden auch an diversen stellen rechtliche verstöße erkennbar.

hier möchte ich vorerst aufhören.

im nächsten artikel werfe ich ein blick auf die unterschiedlichen arten von papierhaften akten in der praxis. hier deutet sich schon ein wenig das potenzial von elektronischen akten an.

berlin, 12. august 2009 – yves mollenhauer

Author: Yves Mollenhauer