Das könnte man fast meinen, wenn man die eine oder andere plakative Schlagzeile der letzten Wochen ernst nimmt. So titelt CIO kürzlich, unter Berufung auf die Marktprognose „Predicts 2010: Social Software is an Enterprise Reality“ von Garnter, „Facebook verdrängt E-Mail“. Wenige Tage zuvor konnte man auf derselben Seite den Artikel „E-Mail verliert an Bedeutung“ lesen. Darin wird auf eine aktuelle Umfrage der Agentur Haffa & Partner verwiesen, der zufolge sich immerhin 50 % der befragten Führungskräfte vorstellen können geschäftliche Korrespondenz über Instant Messaging anstelle von E-Mail abzuwickeln. Vergleicht man das mit der entsprechenden Analyse von vor fünf Jahren, hat Instant Messaging demnach deutlich an Vertrauen gewonnen. Aber nicht nur CIO zufolge steht es schlecht um die E-Mail – auch laut der „Business User Survey 2009“ von Radicati ist die Anzahl an E-Mails rückläufig.

Tatsache ist, dass mehr und mehr Kommunikationskanäle zur Verfügung stehen, welche gerade im privaten, aber mehr und mehr eben auch im geschäftlichen Bereich Alternativen zur E-Mail darstellen. Sie Alle haben ihre Vor- und Nachteile und sind dementsprechend auch für unterschiedliche Szenarien und Einsatzgebiete geeignet. Beispielhaft möchte ich an dieser Stelle auf das eben erwähnte Instant Messaging eingehen.

Diese Kommunikationsform, die man irgendwo zwischen Telefon und E-Mail einordnen kann, gibt es inzwischen seit 14 Jahren. 1996 wurde ICQ von vier israelischen Studenten veröffentlicht und gilt als der erste Instant-Messaging Service im heutigen Sinn. Dieser zeichnet sich durch die unmittelbare und effiziente Art der Kommunikation aus, die unter anderem durch die Statusinformationen der Kontakte gefördert wird. Im Jahr 2007 lag die Verbreitung in den Unternehmen bei gerade mal 25 % (http://www.golem.de/0706/53031.html). Wie schon damals stellt allerdings auch heute die schlüssige Integration des Instant Messaging in die IT-Infrastruktur nach wie vor ein Problem dar. Gerade die Punkte, die sich schon bei den E-Mails als kritisch erweisen, stellen bei IM eine noch größere Herausforderung dar. Speziell rechtliche Aspekte, z. B. im Bereich des Datenschutzes, die Archivierung und die Übernahme in die Wissensbasis des Unternehmens gilt es eben auch hier zu beachten. Aus dieser Herausforderung ergeben sich zum einen Bereiche, in denen Instant Messaging  besonders geeignet ist, zum anderen aber auch klare Einschränkungen der Kommunikationsform:

Sinnvolle Einsatzszenarien für IM:

• Kurze Absprachen zwischen 2 Personen oder in kleinen Teams
• Als dezente Alternative zum Telefon (z. B. in Büros mit mehreren Personen)
• Dringender Informationsaustausch (Unterstützung durch Präsenzinformation)

Beispiele für Einschränkungen:

• Geschäftsrelevante Kommunikation
• Asynchrone Kommunikation

Somit ist Instant Messaging – wie auch alle anderen aktuellen „Kommunikationsformen“ (z. B. WIKIS, Blogs, Videokonferenzen, etc.)  – keine Alternative, sondern mehr eine Ergänzung zur E-Mail.

Das Ziel eines Unternehmens muss es daher sein, eine Kommunikationskultur zu fördern und zu fordern, die sowohl die Stärken als auch die Schwächen der unterschiedlichen Kanäle berücksichtigt. Dadurch kann die Überfrachtung einzelner Medien eingeschränkt und die Zusammenarbeit in, sowie zwischen den Unternehmen deutlich verbessert werden. Allerdings sollte bei der Planung auch berücksichtigt werden, dass der Einsatz vieler unterschiedlicher Kommunikationskanäle nur mit klaren Regelungen und einer einheitlichen „Oberfläche“ sinnvoll ist. So hat eine Studie von Berlecon Research bereits im Jahr 2008 gezeigt, dass sich die Nutzer mit der steigenden Zahl an Kanälen überfordert fühlen.

Nur wenn klar organisiert ist, wer, wann auf welchem Weg zu erreichen ist und welche der angebotenen Möglichkeiten wofür zu nutzen ist kann das volle Potential der Kommunikationsmöglichkeiten ausgeschöpft werden.

Daher gilt auch hier: Erst Strategie, dann Kommunikation.

Author: Bernhard Bachinger