Es gibt eine alte Projektleiterweisheit, die Sie sicher auch schon einmal gehört haben.

„Sage mir, wie ein Projekt beginnt, und ich sage Dir, wie es endet.“

Überlegen Sie mal, wann Ihnen vor einem Projekt die Idee gekommen ist – vor dem eigentlichen Start des Projekts nach Chancen aber auch nach Risiken bei einer möglichen Durchführung des Projekts zu fragen.

Ich nenne dies Projektvorbetrachtung und meiner Meinung nach sollte vor der Entscheidung – ein Projekt anzugehen, genau so eine Projektvorbetrachtung stattfinden. Projekte werden durchgeführt, weil sich Chancen bieten. Der natürliche Gegenspieler von Chancen sind aber nun einmal Risiken. Es gibt keine Chancen ohne Risiken. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass zwei Fragen beantwortet werden.

1. Kann das Projekt umgesetzt werden?

Beantwortet werden muss ob mir oder meiner Organisation, Mithilfe ich das Projekt umsetzen will das erforderliche Wissen zur Verfügung steht bzw. die notwendigen Erfahrungen vorhanden sind. Ebenso müssen Antworten zum Budget, der verfügbaren Zeit, dem Umfang und der Realisierbarkeit mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen beantwortet werden.

2. Will man das Projekt überhaupt umsetzen?

Gibt es Gründe die das Projekt für mich eher als nicht attraktiv erscheinen lassen. Möchte ich mich mit dem Thema beschäftigen oder liegen eigentlich nur monetäre Gründe als Entscheidungsgrundlage für die Durchführung des Projekts vor. Stimmen die Rahmenbedingungen, die sich erkennen lassen – mit denen ich bei der Durchführung konfrontiert werde.

Wenn die Entscheidung für die Durchführung des Projekts allein auf monetären Beweggründen basiert, reicht dies meiner Meinung nach definitiv nicht aus.

Also besteht einerseits die Herausforderung diese beiden Fragen zu beantworten und andererseits in dieser sehr frühen Phase Risiken zu identifizieren. Dies ist in der Regel nicht ganz einfach und sollte im Team erfolgen. Viele Dinge sind noch nicht oder nur rudimentär bekannt – es müssen möglicherweise viele Annahmen getroffen werden.

In nachfolgenden Bereichen lassen sich Risiken vermuten und sollten in einer Art Workshop zur Risikoidentifikation beleuchtet werden.

• Ziele des Projekts
• Zeit und Ressourcen
• Anforderungen
• Schlüsselpersonen (wichtige Stakeholder)
• Stellenwert des Projekts
• andere Projekte im Umfeld

Nach Abschluss einer solchen Projektvorbetrachtung und Risikoidentifikation, kann man mit einer viel größeren Sicherheit eine Entscheidung treffen. Ja das Projekt wird angegangen / nein wir lassen lieber die Finger davon.

Ein gewisses Gleichgewicht von Chancen und Risiken – sollte vorliegen – um das Projekt durchzuführen. Wenn man die immensen Chancen realisieren will und diesen Chancen in der Regel aber sehr große Risiken gegenüber stehen, können diese Risiken mit entsprechenden Risikoaufschlägen in ein gewisses Gleichgewicht gebracht werden.

Risiken die Sie identifiziert haben müssen von Ihnen getragen werden können oder sich lohnen diese einzugehen.

Haben Sie herausgearbeitet, dass Sie beispielsweise damit rechnen müssen nur sehr wenig oder keine Unterstützung durch den Auftraggeber zu erhalten – dann haben Sie bereits ein wirklich gewichtiges Problem in der Planungsphase.

In meiner eigenen praktischen Erfahrung habe ich jedoch festgestellt, dass bei vielen Projekten keine oder eine viel zu oberflächliche Vorbetrachtung durchgeführt wird.

Ich plädiere eindeutig auf die konsequente Durchführung einer Projektvorbetrachtung – vor Start jedes Projekts. Die Augen wegen möglicher großer Chancen vor den Risiken zu verschließen ist sehr gefährlich und erhöht die Möglichkeit des Scheiterns immens.

Denken Sie immer daran, Chancen und Risiken gehen Hand in Hand und umso größer die Chancen sind umso größere Risiken warten auch.

Author: Yves Mollenhauer