denkt man an elektronische akten, fallen einem unweigerlich diverse in der praxis vorkommende arten von elektronischen akten ein.

schnell können beziehungen zu einzelnen arten identifiziert werden. die aktenarten und ihre beziehnungen lassen rückschlüsse zu, auf die branche in der sie verwendet werden.

ebenfalls ist es möglich erste informationen über organisatorische gegebenheiten im unternehmen zu erkennen.

gerade dann, wenn man sich vom hierarchischen unternehmens – strukturgedanken löst und sich mehr einer prozessualen sicht zuwendet, wird schnell deutlich welche beziehungen zwangsläufig bestehen müssen, wenn unternehmensabläufe funktionieren sollen.

bestehen diese beziehungen nicht, kommt es häufig zu störungen in den arbeitsabläufen.

sicher ist es erheblich leichter beziehungen zwischen elektronischen akten herzustellen, als diese bei physisch vorliegenden akten zu realisieren.

an einem einfachen beispiel können diese beziehungen gut verdeutlicht werden.

ein dokument – sagen wir mal eine kundenbeschwerde – kommt papierhaft über die gute alte post ins unternehmen.

die poststelle nimmt quasi die initiative in die hand und verteilt hoffentlich schnell und zielgenau.

gut dort angekommen wo der vorgang auch bearbeitet werden muss, kann es also mit der erledigung des vorgangs losgehen.

und nun geschieht genau das, was ich mit den beziehungen andeuten will.

der vorgang muss in die kundeakte, aber auch in die beschwerdeakte, möglicherweise auch in die schadensakte – aber da sind wir uns gleich nicht mehr so sicher. dies hängt maßgeblich von den gelebten prozessen in der organisation ab.

worauf will ich hinaus?

ganz einfach: es reicht nicht aus, sich nur über die art von akten gedanken zu machen und auch nicht nur darüber – wie bilde ich „meine“ fachspezifische papierakte elektronisch ab.

es ist sehr wichtig das umfeld und was mit den akten passiert zu betrachten.

• wo wird die akte benötigt?
• wer braucht zugriff?
• wie ist die reihenfolge der bearbeitung?
• wer muss informiert werden?
• welche beziehungen bestehen?
• müssen neue oder andere beziehungen hergestellt werden?
• unterstützt inhalt und aufbau der akten die abarbeitung von vorgängen?

auf diese und viele andere fragen müssen antworten gefunden werden – antworten die eine einzelne fachabteilung nicht beantworten kann – und dies zwingt dazu über den tellerrand ganzheitlich auf das unternehmen zu blicken.

ich unterbreche hier mal meine gedankengänge – denn es würde hier zu weit führen und den rahmen dieses kleinen artikels sprengen.

und dennoch ist dies möglicherweise erst ein schritt weit hinter einer einführung einer elektronischen akte in einem fachbereich des unternehmens.

es sind wichtige voraussetzungen innerhalb des fachbereichs zu schaffen – wie zum beispiel technische, organisatorische und ganz wichtig - voraussetzungen bei den menschen – um überhaupt starten zu können.

ich behaupte hier ganz provokativ: technische herausforderungen sind ein klacks im vergleich zu den herausforderungen die auf der menschlichen und organisatorischen ebene warten.

gewinnen wir die menschen für elektronische akten – werden wir erfolgreich sein.

meine persönlichen erfahrungen bei der realisierung elektronischer akten, beziehen sich auf die finanzbranche. der erfahrungsaustausch mit menschen aus anderen branchen – zeigt jedoch viele vergleichbare szenarien.

hier konnte ich bereichsinterne wie auch übergreifende elektronische akten realisieren. natürlich sind die potenziale unvergleichlich größer – können unternehmensweite lösungen umgesetzt werden.

werden nicht nur reine auskunftsakten (erste phase auf dem weg zur wirklichen elektronischen akte) entwickelt, sondern workflows übergreifend mit unterschiedlichen fachbereichen realisiert, wird die einführung zu einem (im positiven sinne) erdrutschartigen ereignis im unternehmen.

in solchen projekten, wie ich sie beispielsweise zwischen der privatkundenabteilung und der depotabteilung einer bank mit realisieren durfte, ist spannung und spass pur angesagt. am ende winkt ein sehr lohnenswertes ziel mit effizienzsteigerungen, die sich zuvor niemand wirklich erhofft hätte.

abschließend möchte ich noch einige worte zu meiner anmerkung „erste phase auf dem weg zur wirklichen elektronischen akte“ machen.

niemand sollte sich der illusion hingeben, die einführung von elektronischen akten könnte in einer vollumfänglichen art und weise innerhalb eines projekts stattfinden.

man startet oft da wo es am meisten klemmt – dann bekommt (hoffentlich) die einführung in diesem bereich „ohren“ und wird positiv bekannt. andere bereiche wollen auch mitspielen und bringen ihre ideen und anforderungen mit ein. dabei entwickelt sich die ursprüngliche lösung immer weiter – denn wir leben in einer sich ständig verändernden welt.

in der zwischenzeit ist das ursprüngliche projekt schon lange abgeschlossen.

so zieht das ganze thema immer größere kreise und ein bereich nach dem anderen verfällt den verführungskünsten der elektronischen akte – bis es sogar die grenzen des unternehmens überwindet – kunden und partner wollen, können und dürfen nun auf  teile der elektronischen akte zugreifen.

ich gebe zu – eine schöne neue vision (und vielleicht auch nur meine und zu positiv). aber sind es nicht die spinnigen und verrückten ideen die die menschen voranbringen.

vielleicht hat dieser kurze artikel weniger über aktenarten verraten und eher hunger auf mehr gemacht, sich mit dem thema ganzheitlich zu beschäftigen.

ehrlich gesagt sind nicht die aktenarten spannend – sondern das was mit ihnen in der organisation passiert und was sich alles ändert, wenn elektronische akten realisiert werden.

berlin, 22. august 2009 – yves mollenhauer

Author: Yves Mollenhauer