was sind wichtige voraussetzungen für den einsatz von ecm / dms?

es gibt hierzu einige kernaussagen – ist man sich der hieraus resultierenden auswirkungen bewusst, kann man gut starten.

• ecm / dms ist ein strategisches management – thema mit sehr starkem prozessbezug

• ecm / dms braucht eine ganzheitliche unternehmensweite strategie

• ecm / dms ist kein reines it – thema und schon gar nicht nur die einführung einer software

• ecm / dms muss sehr hoch in die bestehende it – systemlandschaft integriert werden

• die anwender / nutzer sind von anfang an intensiv einzubinden, die anforderungen an ecm / dms werden maßgeblich durch die anwender / nutzer bestimmt und geben so den umfang und die komplexität vor

• die einführung von ecm / dms verändert maßgeblich die gesamte prozesslandschaft im unternehmen

• ecm / dms hat immensen einfluss auf die gesamte organisation eines unternehmens, es geht um signifikante veränderungen – um die menschen die diese veränderungen mittragen müssen

• es ist sehr ratsam ecm / dms im unternehmen stufenweise (in phasen) einzuführen

• ecm / dms lösungen sind etwas langfristiges – dies ist wichtig für die auswahl, erweiterung und integration der lösungen in it – systemlandschaften

• ecm / dms – lösungen können in den wenigsten fällen standardisiert entwickelt werden, jedes unternehmen und ggf. jeder fachbereich benötigt und erwartet auf ihre bedürfnisse zugeschnittene lösungen, diese lösungen sind dann unter der gesamten ecm / dms – strategie zusammen zu führen

• die erfüllung der rechtlichen vorgaben hat bei der umsetzung einen besonders hohen stellenwert – sollte bei den realisierten lösungen jedoch ein abfallprodukt darstellen

es geht um wettbewerbsfähigkeit und wettbewerbsvorteile durch geschwindigkeit in der erfüllung der anforderungen der kunden + + + es geht um die zufriedenheit der kunden und mitarbeiter + + + es geht um die zukunftsfähigkeit des eigenen unternehmens

für die entscheidung sind eindeutige und nachweisbare vorteile herauszuarbeiten:

• reduzierung von kosten (wo kann eingespart werden – beispiele mit zahlen aus praxis geben transparenz)
• effizienzsteigerung (verschlankung und optimierung der prozesse führen zu signifikanten einsparungen und qualitätsverbesserungen)
• vorteile gegenüber den marktteilnehmern (geschwindigkeit, service, innovation, qualitätssteigerung, kostengünsigter)
• rechtliche vorgaben werden erfüllt (nicht nur als worthülse – sondern konkret wie)

die entwicklung des bewusstseins im topmanagement für die notwendigkeit einer unternehmensweiten ecm / dms – strategie und die zwingend hohe integration in die bestehende it – systemlandschaft – sind der schlüssel für den erfolg der ecm / dms – projekte im unternehmen.

Author: Yves Mollenhauer