will man im unternehmen ecm / dms einsetzen, muss es schlagende gründe dafür gehen. man wird wohl schon beim versuch scheitern, wenn es nicht gelingt vorteile und nutzen herauszuarbeiten.

die einführung ist kein selbstzweck und ich finde es sehr gut – wenn genau diese hürde genommen werden muss.

wie jedes projekt sollte auch die einführung von ecm / dms  eindeutige und messbare ziele haben. fordert das management konsequent den nachweis von quantitativen und qualitativen nutzen und wird eine unternehmensweite ecm / dms – strategie entwickelt, sind dies die besten voraussetzungen für den langfristigen erfolg. aber wie bereits an der einen oder anderen stelle angemerkt – stufenweise herangehen und umsetzen. der große und schnelle ganzheitliche wurf – gelingt in der realität oft nicht. machen sie bitte nicht diesen fehler.

welche vorteile und / oder nutzen bringt der einsatz von ecm / dms?

• reduzierung von sachkosten (z.b. miete, schränke, ordner, papier, kopierkosten, lagerkosten)

• reduzierung von ablage- und suchzeiten,

• ausschließen von fehlern bei ablage und damit erhöhung der auffindbarkeit

• vermeidung langer wartezeiten und wege der mitarbeiter ins archiv

• schneller zugriff (zentral / dezentral) auf alle relevanten informationen

• vermeidung von doppelter oder dreifacher archivierung (keine redundanzen)

• ausschließen von unsicherheiten bzgl. vollständigkeit, eindeutigkeit, korrektheit der bereitstellten informationen

• reduzierung von verteilungskosten (körperliche transporte können entfallen, kostenreduzierung bei porto, postservice usw.)

• nutzung zeitgemäßer kommunikationswege mit kunden, geschäftspartnern, interessenten und mitarbeitern

. . . um nur einige zu nennen

• höhere kundenzufriedenheit durch schnellere reaktionszeiten bei anfragen, bearbeiten von aufträgen, reduzierung von reklamationen und somit stärkund der kundenbindung

• möglichkeit der interaktion mit im unternehmen eingesetzten it – systemen (erp, crm, kernanwendungen)

• integration in die bestehende it – systemlandschaft

• optimierung von businessprozessen und reduzierung von durchlaufzeiten

• revisionskonforme langzeitarchivierung (erfüllung rechtlicher anforderungen)

• schnelle bereitstellung relevanter informationen für aufsichtsbehörden und wirtschaftsprüfern

• durch automatische, plausible dokumenten – datenextraktion – möglichkeit der hochwertigen datengewinnung und automatisierten weiterverarbeitung in anderen systemen

• erhöhung der mitarbeiterzufriedenheit durch interessante, abwechselungsreiche aufgaben und einsatz neuester informationstechnologie

. . . und sicher gibt es hier noch weitere

Author: Yves Mollenhauer