Oftmals wird man in Kundengesprächen mit der Aussage konfrontiert: “Wenn wir die Verwaltung unserer Dokumente in SAP abbilden, dann kostet uns das ein Vermögen”. Solche oder ähnliche Aussagen hört man immer wieder wenn es darum geht, eine strategische Ausrichtung für die Verwaltung der Unternehmensinformationen zu konzipieren. Doch woher kommt diese Einstellung? Ist sie fundiert oder wurde sie jemals von denjenigen überprüft, die ein Vorhaben planen?
Ein Hinterfragen der Erstaussage führt bei mir häufig zu der Erkenntnis, dass man sich entweder noch gar nicht mit den möglichen Kosten in einer vorhandenen SAP-Infrastruktur beschäftigt hat oder die Kosten einfach pauschal hochrechnet nach dem Schema: wir haben heute x Mitarbeiter im Unternehmen, die mit einem DMS arbeiten würden, davon sind nur y heute schon SAP-Anwender. Für die Differenz müßte ich SAP-Lizenzen kaufen und das ist einfach zu teuer.
Mit dieser einfachen Formel gerechnet ist der Einsatz der SAP-basierten Werkzeuge für das Management von Dokumenten vielleicht in dem ein oder anderen Fall tatsächlich schnell weg vom Tisch. Einfach Synergieeffekte ausklammern, vorhandene Infrastruktur ausklammern, vorhandene Lizenzen ausklammern (ja, eine Datenbank ist schon da und für die meisten Anwendungskomponenten fallen erst gar keine Lizenzkosten an) und schon stimmt die Mathematik.
Nicht dass sie mich falsch verstehen, ich plädiere hier nicht für die bedingungslose Umsetzung von ECM-Vorhaben in SAP sobald sie ein Anwender des weit verbreiteten ERP-Systems sind. Ich votiere nur für einen fachlich (also prozessorientierten) und auch kaufmännisch fairen Vergleich von Alternativen. Wenn dann am Ende raus kommt, dass es Sinn macht sich mit SAP für alle oder auch nur einen Teil der geplanten Vorhaben zu befassen ist das schön, umgekehrt jedoch genauso. Wenn es keinen Sinn macht: Finger weg davon.
Die Alternative zum SAP-basierten Lösungsansatz kostet nämlich auch. Und zwar mehr als nur die Lizenzen, die oftmals auch nicht günstig und vor Allem meist auch anwenderbezogen sind. Die Clients müssen verteilt werden, Server für die Backend-Komponenten beschafft, betrieben und gesichert werden, Personal ausgebildet und weiterqualifiziert werden, Schnittstellen geschaffen und, und, und. Die Gesamtaufwände für ein DMS sind nicht zu unterschätzen, unabhängig davon, dass man auf jeden Fall auf der Nutzenseite -egal ob in SAP oder Extern- meist einen größeren Posten stehen haben wird als beim Aufwand.
Wie rechnen sie also ihr DMS-Vorhaben?
Wenn sie SAP-Anwender sind, berücksichtigen sie doch auch mal, dass sie bereits eine fast vollständige und funktionierende Systeminfrastruktur haben (Server, Datenbank, Backup- und Recovery, K-Fall-Absicherung), ihre Systembetreiber schon halbwegs wissen, wie man die Administration vornimmt, zumindest ein Teil der Anwender die (nicht immer schönen!) Frontends bereits kennen, usw..
Und die Implementierung einer Lösung erfordert hüben wie drüben meist externe Unterstützung. Sei es vom DMS-Anbieter oder dessen Beratungspartner oder einem SAP-DMS-Spezialisten. Und deren Tagessätze unterscheiden sich nicht wirklich
Machen sie eine Gesamtkostenbetrachtung, d.h. Einmalkosten plus laufende Kosten für einen definierten Zeitraum. Als Ergebnis erhalten sie zumindest dann ein ziemlich objektives Bild, was den Invest angeht.
Doch zuerst kommt die Strategie, dann die Umsetzungsplanung und dann das Machen. SAP vs. DMS –> eine spannende und niemals endende Diskussion.
Bis zum nächsten Mal.
Author: Reiner Kappus
