Zugegeben, die Optik bestimmt so manche Entscheidung maßgeblich mit. Nicht nur beim Kauf eines Fahrzeugs oder bei der Wahl eines Partners hat das Aussehen eine bedeutende Rolle. Auch bei der Wahl von Produkten im betrieblichen Umfeld spielen die Oberflächen eine bedeutende Rolle bei der Benutzerakzeptanz. Die sogenannte “Haptik” einer Lösung ist ein häufig bestimmender Faktor über Erfolg oder Misserfolg einer Anwendung. Wie sieht es dabei bei den SAP-Oberflächen aus, wenn man in mySAP sein DMS bzw. ECM abbildet?

SAP-Anwender sind nicht gerade verwöhnt, was die Anwendungsergonomie angeht. Vergleicht man die recht nüchterne SAPGUI-Oberfläche, so fragt man sich sicherlich das ein oder andere Mal, was sich der Softwareentwickler wohl bei der Anordnung seiner Maskenelemente so gedacht hat (hat er überhaupt?) oder warum die Navigationsfolge zu bestimmten Eingaben so kompliziert ist. Dieses Grundproblem am Beispiel der SAP-Dialoge verdeutlicht jedoch wie so oft, dass bei der Entwicklung betriebswirtschaftlicher Software fast ausnahmslos die Funktionalität an erster Stelle steht und erst sehr viel später -meist durch die Kunden initiiert- an der Haptik gearbeitet wird.

Andere Softwareunternehmen gehen dieses Thema der Oberflächengestaltung sehr viel umfassender an. Nimmt man einmal die Produkte von Apple als Beispiel, so bestechen deren Produkte oftmals durch eine ausgesprochen ansprechende Optik und ganz besonders durch die einfache Anwendbarkeit. Der spätere Anwender, seine möglichen Fragestellungen bei der Navigation, die Anzahl von Klicks oder Menütiefen werden schon ganz früh in der Produktentwicklung berücksichtigt. Heraus kommt meist ein sehr durchdachtes Produkt, nicht immer optimal was die technische Tiefe angeht, jedoch fast immer schnell und einfach anwendbar.

Überträgt man diesen Gedanken einmal in die ECM-Welt und hier insbesondere die Abbildung von ECM in mySAP, so erkennt man deutliche Unterschiede. Nun muss man aber den SAP-Anwendern zugute halten, dass sie sich oft über viele Jahre an die vorhandenen Oberflächen gewöhnt haben. Meist haben sich die Anwender mit den Masken, den Transaktionsaufrufen und der Navigation arrangiert. Man kennt seine Wege zum Ziel.

ECM ist sicherlich in den wenigsten Fällen etwas, was sofort mit Einführung von mySAP im Unternehmen angegangen wird. Erfolgt dann das Abbilden von Archivanwendungen, Workflows oder elektronische Akten auf Basis der SAP-Werkzeuge im ERP-System, hat dies auch Vorteile für das Unternehmen und den Anwender. Grundsätzliche Navigationen, wie z.B. der Aufruf von Programmen, das Vor und Zurück, immer gleiche Belegung von Funktionstasten und vieles mehr müssen nicht erst geschult und vermittelt werden. Das Aufklappen eines Registers in einer Akte in Recordsmanagement geht nun mal genauso wie das Aufklappen einer Position in der Beleghierarchie oder anderswo.

Verblüfft reagieren Anwender sogar manchmal wenn man aufzeigen kann, was mit der altbackenen und manchmal recht steif wirkenden SAP-Oberfläche alles noch geht, wenn man es nur konsequent anwendet.

Aber dennoch bleibt einfach der direkte Vergleich zu “non-SAP-ECMs”. Diese orientieren sich schon immer stärker an den Oberflächen von Microsoft, die jeder Anwender aus dem Office-Umfeld kennt und sich darin ebenso schnell und sicher bewegt. Viele der aus diesem Umfeld bekannten Funktionalitäten und Navigationshilfen sind in Fleisch und Blut übergegangen und werden oftmals schmerzlich in SAP vermisst, weil sie entweder gar nicht vorhanden oder komplett anders abgebildet sind.

Schön gibt´s daher für viele Anwender leider nur außerhalb SAP. Und da bei einer ECM-Einführung neben funktionalen Anforderungen, dem Bebauungsplan und Strategie eines Unternehmens am Ende aber auch die Oberflächen und die Haptik eine Rolle spielen, fällt hier die Entscheidung schnell mal zu Gunsten eines “non-SAP-ECM” aus. Die Fachbereiche mit ihren Anwendern sehen eben nun mal jeden Tag das, was die Oberflächen auf ihren Arbeitsplätzen anbieten und weniger vermeintlich aufwändigere Schnittstellen oder Pflegeaufwände für den Betrieb.

Daher appelliere ich an die Oberflächengestalter -sowohl auf SAP- als auch ECM-Anbieterseite: vergessen sie nicht die Optik! Sie wissen doch: sex sells!

Author: Reiner Kappus