Kunden stellen immer wieder die Frage, welche Vorteile und wirtschaftlichen Nutzenpotentiale bringt die Digitalisierung von Eingangspoststücken.

Dazu muss vorab festgehalten werden, dass heute bereits sehr viele Informationen in Unternehmen über elektronische Kanäle einlaufen. Betrachtet man die Zuwächse im Bereich „E-Mail“, dann ist schnell klar, dass diese Dokumente und Informationen einen großen Teil ausmachen. Jedoch wird der typische „Papier-Posteingangsstrom“ noch lange nicht versiegen.

Man muss  auf die Möglichkeiten der Effizienzsteigerung bei der Digitalisierung schauen. Nicht in jeder Branche und Unternehmung macht es Sinn, gleich den kompletten Papier-Posteingang zu scannen und elektronisch zu erfassen. Es macht konkret dort Sinn, wo sehr hohe Mengen einlangen, sehr viele Mitarbeiter daran beteiligt sind diese Mengen zu verarbeiten und wo nachgelagerte Prozesse einen Vorteil dadurch haben. Das können z.B. Eingangsrechnungen (eventuell auch Lieferscheine) oder Dokumente von Kunden (Schadensfälle, Abrechnungen, Auszahlungsanträge, Beschwerden, Korrespondenzen) oder auch Kundenanträge, Rückmeldungen zu Directmail-Aktionen usw. sein. Ganz wichtig dabei ist eine fachlich qualifizierte Analyse der Möglichkeiten der Erfassung, Digitalisierung und Nutzen-Effekte.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist als Unternehmen zu überlegen, wo und wie wird eine Digitalisierung vorgenommen. Ist dies etwas, was unser Unternehmen selber leisten kann oder bediene ich mich eines externen Dienstleisters? Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an qualifizierten Dienstleistern im D-A-CH Raum, die in konkreten Szenarien echte Kosten- und Qualitätsvorteile bringen können. Ob dies für ein Unternehmen passt, kann man wiederum sehr gut in einer Prozesskostenbetrachtung gegenüber stellen, in der auch die Abhängigkeiten und Risiken nicht fehlen dürfen.

Welchen Nutzen kann die Digitalisierung der Eingangspost unter anderem bringen:

• Kurze Transportzeiten: Die Liege-, Warte- und Transportzeiten der Post bzw. enthaltenen Dokumente wird auf ein Minimum reduziert.
• Keine Ressourcenbindung: Wird die Digitalisierung und darüber hinaus die Datenerfassung sogar an einen externen Dienstleister vergeben, entfallen aufwändige Arbeitsschritte.
• Zuordenbarkeit: Dokumente und Poststücke können unmittelbar einem Fachbereich oder sogar Mitarbeiter zugeordnet werden.
• Nutzung in weiterführenden Systemen: Es können Daten z.B. an das Rechnungswesen-System oder Kundenverwaltungsprogramm automatisiert weitergegeben werden.
• Informationsbereitschaft: Digitale Poststücke stehen, sofern dies im Unternehmen sinnvoll ist, sofort einer Vielzahl an Mitarbeitern zur Verfügung und können von den verschiedensten Unternehmensstandorten abgerufen werden.
• Prozesskette nachvollziehbar: Die Poststücke sind von Anfang an erfasst und können auch nicht verloren gehen. Gerade bei sensiblen Kundenschreiben ist dies sehr wichtig (z.B. Abrechnungen zu einer Krankenversicherung, usw.)

All diese Nutzenpotentiale lassen sich auch sehr gut wirtschaftlich darstellen. Auf etwas darf man aber trotzdem nicht vergessen. Sämtliche Änderungen am Ablauf sind auch Veränderungen im Organisationsbereich und haben sehr viel mit den einzelnen Mitarbeitern zu tun. Daher ist diesem Umstand spezielles Augenmerk zu schenken. Die Effizienz einer digitalen Postlösung hängt wesentlich davon ab und kann so maximiert werden.

Author: Christian Dlapka