Jedes 3. ECM/DMS-Projekt scheitert, was daran liegen kann, dass die Komplexität von ECM-Projekten häufig unterschätzt wird und ECM-Projekte mit unerfahrenen Projektmanagern bzw. den flaschen Beratern besetzt werden. Doch woran erkennt man den richtigen Berater?
Als Projektleiter eines ECM-Projektes brauchen Sie besonders zu Beginn eine Menge Fähigkeiten und Know-how um die notwendigen Aufgabe zu bewältigen. Da nicht jeder Projektleiter seit mehreren Jahren ECM-Projekte geleitet hat, greift man in diesem Schritt gerne auf externe Projektunterstützung zurück. Der Markt der externen Projektbegleiter ist mannigfaltig und entsprechend auch die Qualitätsunterschiede die Sie vortreffen. Da gibt es die Systemhäuser, die unabhängigen Fachberater, die Produktlieferanten, die Anbieter von Outsourcingdienstleistungen, die freiberuflichen Projektleute, die großen Unternehmensberatungen und die Berater aus forschungsnahen Gesellschaften.
Bei der Spiegelung dieses Berufszweigs kann ich eine gewisse fehlende Neutralität nicht verleugnen, da ich jetzt über die direkten Marktbegleiter der Pentadoc urteile. Ich verspreche dennoch objektiv zu bleiben und immer im Sinne eines guten Projektablaufes die Schwachstellen zu beleuchten, welche Sie am Markt vorfinden können.
Fangen wir doch gleich mit den unabhängigen Fachberatern an, also wenn Sie so wollen auch mit Pentadoc und den direkten Marktbegleitern der Pentadoc. Auch in diesem Berufszweig gibt es wie überall gute und weniger gute Angebote. Die weniger guten zu erkennen, dazu müssen Sie schon genau das Beratungshaus analysieren und an wichtigen Pfeilern Ihre Vergleiche ziehen. Wichtige Eckpfeiler an denen Sie unabhängige Fachberater vergleichen können sind:
- Die Unabhängigkeit
- Die Fachkompetenz
- Die Branchenkompetenz
- Das Unternehmen
- Die Mitarbeiter und die gesammelten Erfahrungen
- Die Projekte und Referenzen nach Branchen
- Die transparente Projektvorgehensmethodik
- …und natürlich den vorzeigbaren Projekterfolg
Das wichtigste bei einem Berater, welcher Sie in einer frühen Projektfindungsphase begleitet, ist die Unabhängigkeit. Von einem unabhängigen Berater spricht man dann, wenn er keinerlei Verkaufsinteressen außerhalb der jeweils gekauften Unternehmensberatung hat. Also z.B. muss er Ihnen keine Produkte oder Integrationsdienstleistungen verkaufen weil das Unternehmen über eigene Produkte verfügt oder entsprechende Partnerverträge geschlossen hat. Unabhängige Berater sind niemand anderem verpflichtet außer dem Kunden.
In der Konsequenz folgert daraus, dass Sie prüfen müssen, welche Produkte das Unternehmen neben der Beratung noch im Portfolio hält. Systemhäuser, Produktlieferanten und Dienstleistungsunternehmen können niemals unabhängig handeln, auch wenn die Bereiche organisatorisch im Unternehmen getrennt wurden, also es z.B. die Beratungsabteilung und die Integrationsabteilung gibt. Warum dies so ist, verdeutlicht ein Schlagwort aus dem Vertrieb: Cross Selling! Eventuell kann man so auch die vielleicht etwas höheren Stundensätze der wirklich unabhängigen Fachberater erklären, denn diese haben keine Möglichkeiten der Quersubventionierung!
Die Fachkompetenz ist sehr wichtig für Ihre Projekte, da durch falsches oder nur oberflächlich vorhandenes Wissen des Beraters wichtige Fehler im späteren Lösungsdesign entstehen werden. Ganz gleich welche Definition Sie zu dem Thema ECM zurate ziehen, Sie werden schnell erkennen, dass allein die technischen ECM-Möglichkeiten einen sehr hoher Komplexitätsgrad haben, mal abgesehen von den organisatorischen Auswirkungen welche durch den Einsatz von ECM möglich sind. Genau so unseriös wie es von Produktherstellern ist den kompletten ECM-Umfang anbieten zu können, genau so unseriös wäre es von Beratern zu sagen, Sie können alle technologischen und organisatorischen Facetten in einem ECM-Projekt beraten!
Die Branchenkompetenz wird immer wichtiger für ECM-Vorhaben. ECM-Lösungen werden heute schwerpunktmäßig zur Steigerung der Prozesseffizienz in Unternehmen eingesetzt, beispielsweise zur Steigerung der Auskunftsfähigkeit eines Sachbearbeiters oder zur Beschleunigung von Prozesslaufzeiten, z.B. der Kreditannahme in der Bank oder dem Schadensregulierungsprozess in der Versicherung. Berater brauchen dazu neben dem technologischen ECM-Backround vor allem die Kenntnisse über Ihre Branche und Ihrer technischen und organisatorischen Prozesse (den sogenannten Stallgeruch) und hat bereits in der Vergangenheit vergleichbare Lösungen beraten.
In der Konsequenz folgt daraus: Prüfen Sie das Beratungsunternehmen auf klassische Unternehmenskennzahlen, wie Anzahl Mitarbeiter, Umsatz und Gewinn der vergangenen Jahre oder Anzahl und Art der Kundenprojekte. Vergleichen sollten Sie die Bandbreite des Unternehmens an den umgesetzten Projekten, anhand von entsprechenden Referenzen und den Profilen der angestellten Mitarbeiter. Unternehmensberatungen mit wenigen Mitarbeitern oder auch Einzelberatungsfirmen, können nie die komplette technologische und organisatorische Reife besitzen, um branchen-, organisations- und technologieübergreifend beraten zu können.
In vielen Bereichen sind heute eine optimale Kundenorientierung und die Fähigkeit, in kürzester Zeit flexible Lösungen für oft komplexe Probleme anzubieten, erfolgsentscheidend. Diese Anforderungen versucht man in vielen Fällen durch ein effizientes Projektmanagement zu erfüllen. Für den Erfolg von Projekten ist heutzutage mehr denn je die konsequente Anwendung von Projektmanagementmethoden und –werkzeugen durch kompetente und motivierte Mitarbeiter entscheidend. Die Projektvorgehensmethodik scheint vielleicht nicht vordergründig wichtig, da ja jedes Unternehmen sich an internationalen Projektvorgehensmethodiken respektive Projektmanagementmethoden orientiert, wie beispielsweise PRINCE2, dem V-Modell oder CMMI, doch mal ehrlich , wie viele ECM Projekte werden denn tatsächlich nach PRINCE2 umgesetzt?
In der Konsequenz folgt daraus, lassen Sie sich erklären mit welchen Werkzeugen (evtl. auch bereits vorgefertigte Beratungslösungen) und welchen Methodiken der Berater im Projekt vorgehen möchte. Berater welche in dieser Phase kein strukturiertes Vorgehen vorschlagen, werden auch im späteren Projekt die notwendige Disziplin vermissen lassen.
Es wird Ihnen bereits beim Lesen aufgefallen sein, dass wir Systemhäuser, Produktlieferanten und Anbieter von Outsourcingdienstleistungen als unabhängige Fachberater für die Projektinitialisierung ausgeschlossen haben. Dennoch kann es in einer Projektsituation Sinn machen diese Kategorie der Berater zu dem Projekt hinzu zu ziehen. Wenn Sie bereits ein ECM-Produkt oder eine Outsourcingdienstleistung im laufenden und gut funktionierenden Betrieb haben, so sollten Sie auf jeden Fall einen entsprechenden Mitarbeiter bei dem Ausbau der entsprechenden Lösung in Ihrem Team haben, aber nur wenn Sie auch zufrieden mit den Leistungen des Beraters und des Unternehmens in der Vergangenheit waren.
Aber nur weil Sie ein elektronisches Archivsystem von einem Lieferanten im Einsatz haben, heißt dies nicht, dass Sie beispielsweise auch ein gutes Outputmanagement mit ihm umsetzen können.
Vielleicht noch ein Wort zu den großen Unternehmensberatungen und den Beratern aus forschungsnahen Gesellschaften. Hier trifft ein Satz zu: „Schuster bleib bei deinen Leisten“. Managementberater welche plötzlich, nur weil wir eine konjunkturelle Schwächephase haben, IT-Beratung oder noch schlimmer ECM-Beratung anbieten, machen sich unseren Erfahrungen nach beim Kunden unglaubwürdig und verlieren an Reputation was die organisatorische Beratung angeht.
Analog gilt dies für die Berater aus forschungsnahen Gesellschaften, leider lässt sich praktische Projekterfahrung nicht theoretisch erlernen bzw. studieren, hier zählen wirklich nur die in der Praxis gemachten langjährigen Erfahrungen – auch die gemachten Fehler.
Author: Guido Schmitz
