In der ersten Projektmanagement Kompetenzgruppe der NCB 3.0 finden sich die technischen Kompetenzen. Sie stellen sozusagen das methodische Handwerkzeug bereit, um überhaupt in Projekten mitzuarbeiten oder eine Verantwortung innerhalb eines Projektes zu übernehmen.
Es finden sich hier Themen wie Projektphasen, Kosten und Finanzmittel oder Projektorganisation wieder. Ich möchte aus den 20 Themengebieten drei etwas genauer beleuchten.
Interessierte Parteien
In einem Projekt gibt es immer unterschiedliche Einflussfaktoren. Auf dieser Basis findet idealerweise eine Projektumfeldanalyse statt. Die Umfeldanalyse berührt die Themen Risikomanagement, Kommunikation, Führung und Projektmarketing und es werden die Einflussfaktoren die auf das Projekt wirken identifiziert. Dies sind beispielsweise Gesetze, ökologische, ökonomische, gesellschaftliche oder auch finanzielle Faktoren.
Es schließt sich die Stakeholderanalyse an. Hier werden die wichtigen Stakeholder und deren Erwartungen / Ziele ermittelt. Nun kann man die Stakeholder einordnen und entsprechende Strategien im Umgang mit den Stakeholdern entwickeln.
Strategien können Partizipativ (Informationen, einbeziehen, Mitentscheidung), Diskursiv (Überzeugen durch Kommunikation & Diskussion) oder auch Repressiv (Druckausübung zur Unterlassung) ausgerichtet sein.
Auftraggeber, Auftragnehmer, Zulieferer, Projektleiter, Vorgesetzte betroffener Linienorganisationen, Mitarbeiter im Unternehmen bzw. im Projekt – dies alles stellen interessierte Personen oder Parteien dar.
Kommunikation
Die Bedeutung von effizienter, umfassender und zielgerichteter Kommunikation im Projekt ist immens. In vielen Projekten aus meiner persönlichen Erfahrung habe ich feststellen müssen – was unzureichende Kommunikation verursachen kann. Hier wird der Erfolg des Projekts durch eklatante Versäumnisse aufs Spiel gesetzt. Kommunikation im Projekt bedeutet sich genau zu überlegen, welche Informationen von wem an wen zu welchem Zeitpunkt erforderlich sind.
Kommunikation in Projekten muss geplant werden, hierfür müssen Ressourcen bereitgestellt werden und Kommunikation ist nicht nur Informationen zur Verfügung zu stellen.
Zur Kommunikation im Projekt gehören ebenfalls Abstimmung, Diskussion, Dokumentation und Protokollierung. Kommunikation im Projekt muss bereits vor dem eigentlichen Start des Projekts beginnen und hört erst nach Abschluss des Projekts langsam auf. Kommunikation muss permanent auf hohem Level stattfinden – sowohl von der Intensität als auch von der Qualität.
Änderungen
Änderungen im Projekt gehören zum Alltag. Bereits zu Beginn des Projekts muss ein Änderungsmanagement eingeführt werden. Die Aufnahme, Bewertung, Entscheidung und Umsetzung von Änderungen innerhalb des Projekts sind Aufgaben – die 100%ig sitzen müssen. Hier bietet sich die Installierung eines Änderungsprozesses an.
Alle Änderungen werden zentral in exakt definierter Form entgegen genommen. Dann erfolgt die Bewertung der Auswirkungen auf Zeiten, Kosten und Qualität und es wird die Entscheidung getroffen ob die Änderung durchgeführt wird oder nicht. Parallel werden weitere Abhängigkeiten analysiert, beurteilt und der Umgang mit diesen entschieden.
Auf dem Weg das Projekt zum Erfolg zu führen und somit den Kunden zufrieden zu stellen – ist ein funktionierendes Änderungsmanagement unverzichtbar.
Author: Yves Mollenhauer
